CARACTERÍSTICAS DE UNA POLÍTICA AMBIENTAL EFICAZ
La norma ISO 14001:2015 para sistemas de gestión ambiental requiere que la alta dirección defina una Política Ambiental para la organización, la cual constituye un aspecto medular y transversal a todo el Sistema de Gestión Ambiental, en el que se establecen de forma resumida los objetivos, estrategias e implicaciones que la empresa asume en relación con el cuidado del entorno natural y sus recursos, para promover la sostenibilidad y mejorar su relación con el entorno ambiental.
Por este motivo, resulta sumamente importante que se tengan muy en cuenta ciertas características de una Política Ambiental, las cuales van a definir la eficacia y utilidad de dicha Política como instrumento clave del Sistema de Gestión Ambiental.
Entonces, es habitual que surjan algunas preguntas, como por ejemplo: ¿De qué se trata esta política? ¿Cómo se la explica a la organización? ¿Cómo tener seguridad de que sea adecuada? ¿Qué necesita incluir?
Una buena forma de comenzar a buscar las respuestas a tales preguntas, es tomar en cuenta la definición incluida en la propia norma ISO 14001-2015:
Política Ambiental:
Intenciones y dirección de una organización, relacionadas con el desempeño ambiental, tal como las expresa formalmente su alta dirección.
Si bien las respuestas a estas preguntas son diferentes de una compañía a otra, es posible encontrar algunas pautas en común que pueden ayudar a definirlas para cada organización.
¿Qué es una Política Ambiental?
Según la definición detallada anteriormente, la Política Ambiental describe las intenciones generales y la dirección de cómo la empresa se relacionará con su efecto sobre el medio ambiente.
Constituye una declaración que debe provenir de la alta dirección, ya que es una directiva principal sobre cómo cada individuo de la empresa realizará su trabajo en relación con el impacto ambiental, mostrando así cuáles son los compromisos asumirá la empresa para controlar y mejorar el impacto ambiental que genera.
¿Qué debe incluirse en la Política Ambiental?
La Política Ambiental tiene algunos elementos específicos que son necesarios para cumplir con los requisitos de la norma ISO 14001:2015:
- Apropiada para la organización: este aspecto no es un elemento que deba escribirse en la política; más bien es algo que debe recordarse a lo largo de la redacción de la política, e implica que la política ambiental debe ser adecuada a los impactos ambientales asociados a las actividades que lleva adelante la organización.
- Mejora continua: una de las principales razones para implementar cualquier sistema de gestión es identificar los procesos para poder mejorarlos. Se espera que la política ambiental incluya un compromiso con este concepto de mejora continua en la forma en que los procesos de la organización afectan al medio ambiente. El texto de la Política Ambiental no requiere indicar cómo lo hará, solo que la organización está comprometida a hacerlo.
- Prevención de la contaminación: Otro compromiso que debe incluirse como parte básica de la política es que la empresa prevenga la contaminación.
- Cumplir con los requisitos legales y de otro tipo: el último compromiso que se necesita en la política es cumplir con todos los requisitos legales y de otro tipo relacionados con los aspectos ambientales, los cuales establecen la forma en que la empresa interactúa con el medio ambiente, y por lo tanto debe aceptar que cumplirá con las leyes u otras regulaciones relacionadas con estos.
- Marco para objetivos y metas: para tratar este aspecto se requiere acceder a información detallada de la empresa. Se deberán establecer planes para lograr algunos objetivos y metas relacionados con la mejora del impacto en el medio ambiente, y estos deben ser coherentes con la política ambiental.
- Documentada, implementada y mantenida: la política ambiental es uno de los elementos del sistema de gestión que debe ser un documento escrito, en copia impresa o no. También debe implementarse, lo que significa que se han elaborado planes y se han asignado recursos para hacer realidad los compromisos de la política. A medida que pase el tiempo, la política también deberá revisarse y actualizarse a medida que cambie la naturaleza de los impactos ambientales de la empresa, y este es el mantenimiento de la política.
- Comunicada dentro de la organización: los integrantes de la organización deben comprender cuál es la política ambiental de la empresa y cómo sus acciones laborales afectan los impactos ambientales. Esto no implica memorizar la política, pero sí que el personal debe poder comprender lo que se quiere decir y cómo participan en la consecución del objetivo.
- Disponible para las partes interesadas: se espera que la política ambiental se comparta con cualquier persona o entidad ajena a la organización que la solicite. Este aspecto se puede cumplir publicando la política ambiental en el sitio web de la empresa, o que esté disponible mediante una consulta o solicitud.
En pocas palabras, podría resumirse que la Política Ambiental debe adaptarse a la empresa y a cómo ésta interactúa con el medio ambiente. Debe ser lo más simple posible para que se entienda fácilmente, y aún así debe ser significativa para ayudar al personal de la empresa y otras partes interesadas a saber lo que la organización pretende hacer para mejorar su impacto ambiental.
CLAVES DE LA POLÍTICA AMBIENTAL
Una vez establecidas las características con que debe contar una Política Ambiental, pueden considerarse algunos otros aspectos que pueden resultar clave para esta política sea eficaz:
Incluir líneas de actuación en materia ambiental
Dentro del documento se deben incluir de forma clara aquellas líneas de actuación establecidas por la Alta Dirección de la empresa en relación con los aspectos ambientales. De esta forma se favorece que la Política conforme un marco para el desarrollo del Sistema de Gestión ambiental.
Información equilibrada de la Política Ambiental
La información incluida dentro de la Política Ambiental debe tender a ser equilibrada, en el sentido de que no resulte muy genérica para que sirva a cualquier organización sin distinción y por lo tanto no sirva de ningún apoyo. Pero tampoco debe incluir información excesivamente específica, lo que obligaría a actualizar el texto con una periodicidad demasiado corta que limite la eficacia del documento.
El compromiso de protección ambiental debe ir más allá.
La Política Ambiental no debe quedar restringida sólo a la prevención, sino que debe dar un paso más allá y demostrar el compromiso activo de la organización hacia la protección del entorno natural en el que se desempeña demostrando, por ejemplo, una postura proactiva mediante acciones marcadas por el uso responsable de los recursos, acciones para mitigar el cambio climático o proteger la biodiversidad del entorno natural en el que se encuentre.
La Política Ambiental como parte del sistema
La Política Ambiental debe ser consistente con la definición y análisis del contexto interno y externo, las necesidades y expectativas de las partes
interesadas, el alcance, los impactos ambientales y los objetivos ambientales.
De esta forma, la Política Ambiental afecta a otros documentos del sistema de gestión ambiental, a la vez que también es afectada por ellos.
La comunicación de la Política Ambiental es esencial
La Política Ambiental, como declaración de intenciones, debe comunicarse a todo el personal ya que, de no hacerlo, no promocionará la implicación de este en el cumplimiento de los objetivos expresados, los compromisos asumidos y sus propósitos.
La Norma ISO 14001:2015 indica la necesidad de que sea comunicada ya que esto requiere la actividad de un emisor y un receptor así como de una comprensión del documento, de forma tal que la Política Ambiental debería formar parte de comunicaciones formales e informales, además de las tareas de comprensión a través de actividades de formación o de toma de conciencia.
Es importante recordar que estas actividades de comunicación deben incluir tanto al personal de la empresa como a otras partes interesadas.
Revisión periódica de la Política Ambiental
Como todo documento del Sistema de Gestión Ambiental, el esfuerzo realizado en los trabajos de edición y comunicación de la Política Ambiental puede verse afectado si ésta no se verifica periódicamente para comprobar que sigue siendo eficaz, si continua estando vigente la información y, en caso contrario, adaptarlo a los cambios que se hayan producido.
Lenguaje claro y fácil de comprender de la Política Ambiental
El lenguaje empleado y su redacción debe ser sencillo para que esto no suponga un freno para que todas las partes interesadas, tanto internas como externas, comprendan la declaración que efectúa la Alta Dirección de la empresa mediante la Política Ambiental.
RESULTADOS DESEADOS DE LA POLÍTICA AMBIENTAL
La alta dirección define, comunica y mantiene la Política Ambiental, que incluye orientaciones y compromisos relativos al desempeño ambiental de la Organización.
En este sentido, es posible considerar a la Política Ambiental como la conciencia ambiental de la Organización, ya que la alta dirección determina la política con la finalidad de establecer y comunicar su compromiso y sus orientaciones para el éxito del SGA.
La Política Ambiental debe expresar un compromiso claro de protección del medioambiente, de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la Organización de obligado cumplimiento y de mejora continua del SGA, para alcanzar la mejora del desempeño ambiental.
Debe también proporcionar el marco para la definición de objetivos ambientales, asegurar el apoyo necesario a la dirección estratégica definida y su coherencia con el contexto de la Organización.
Para establecer las orientaciones que enmarcan los objetivos ambientales, la política debe reflejar el posicionamiento y las expectativas futuras de la Organización, y apoyar la intención estratégica.
La Organización debe identificarse permanentemente con esa política, por lo que ella debe ser un instrumento dinámico y constructivo, ampliamente comunicado y entendido por las personas que conforman la organización, ser objetiva y de fácil comprensión, debiendo revisarse periódicamente y actualizarse cuando sea necesario para mantenerse adecuada.
Para que transmita un mensaje claro a las personas a quién se destina, es importante considerar el conocimiento relevante del contexto interno, como por ejemplo la cultura de la empresa, la dimensión, la complejidad de las actividades de la Organización, el grado de formación de las personas, los riesgos y las oportunidades inherentes a su actividad, entre otros.
Las orientaciones y los compromisos deben permitir que las personas de la Organización entiendan lo que se espera de su desempeño, pudiendo orientar y guiar su contribución y su comportamiento.
Los compromisos ambientales establecidos deben ser relevantes al contexto de la Organización, aludiendo a las condiciones ambientales locales. El compromiso de protección del medioambiente puede traducirse en compromisos de prevenir la contaminación, pero también de proteger el entorno natural de daños y de la degradación, resultantes de las actividades, productos y servicios de la Organización, como se refuerza en el Anexo A.5.2. de la Norma ISO 14001:2015.
En estos términos, se espera que los compromisos sean claros y que, en la medida relevante para su contexto, puedan estar relacionados con la calidad del agua, la reciclaje o calidad del aire, la mitigación y la adaptación a las condiciones climáticas, la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas o la recuperación ambiental.
La definición de compromisos específicos y relevantes para la protección del medioambiente, en el contexto de la Organización, permite la definición más clara de los objetivos subsiguientes y de la operación de los procesos del sistema.
El compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y otros que la Organización determinó cumplir, está soportado en un conjunto de requisitos que aseguran un enfoque sistémico en la conformidad, incluyendo la determinación de esos requisitos legales y otros requisitos, asegurar la realización y el control de las operaciones para su cumplimento, evaluar y actuar para cumplirlos, y corregir no conformidades y desviaciones detectadas.
Resulta conveniente recomendar a aquellas organizaciones que establecen voluntariamente compromisos con códigos o principios de prácticas voluntarias, compromisos de etiquetaje ambiental de productos, normas sectoriales o compromisos contractuales, entre otros, la importancia de reflejar tales compromisos en la Política Ambiental.
Tal como ya se ha mencionado, la Política Ambiental debe estar disponible a todas las partes interesadas, pudiendo estarlo de forma proactiva o reactiva, de acuerdo con lo establecido por la Organización en sus procesos de comunicación.
Al establecer la política, la organización pasa a disponer de una base para la definición de sus objetivos ambientales siendo esencial que la política esté reflejada en ellos.
Demostración de conformidad de la Política Ambiental
Al momento de requerir evidenciar la conformidad de la Política Ambiental de una organización con respecto a los requisitos de la norma ISO 14001:2015, como por ejemplo ante una auditoría, se deben considerar los siguientes aspectos:
- La política debe estar documentada y contener los compromisos y orientaciones requeridos.
- Al ser establecida por la alta dirección, debe reflejar quien es el autor y tener su aprobación formal.
- Deben existir evidencias de su comunicación y de su disponibilidad a nivel interno, como por ejemplo: la colocación en locales adecuados, distribución a las personas, divulgación en la intranet, realización de eventuales sesiones de comunicación o sensibilización para el entendimiento y aplicación de la política, así como su disponibilidad
a las partes interesadas. - Las entrevistas a los colaboradores de la Organización realizadas en el transcurso de la auditoria evalúan si la política ha sido o no comunicada y si está siendo claramente entendida, sin la necesidad de memorizarla palabra por palabra.
- Su aplicación en la Organización se verifica a partir del establecimiento de los objetivos, su planificación y, en última instancia, por la coherencia de los resultados alcanzados frente a las orientaciones y compromisos definidos.
- Debe haber evidencias de su revisión o reevaluación periódica, es decir, el análisis crítico donde se verifica si la misma se mantiene adecuada o necesita ser modificada.
BENEFICIOS DE CONTAR CON UNA POLÍTICA AMBIENTAL
Más allá de dar cumplimiento a un requisito clave de la norma ISO 14001:2015, contar con una Política Ambiental puede aportar importantes beneficios a una organización.
Entre estos beneficios, se pueden mencionar a los siguientes:
- Favorece en cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios aplicables a las actividades de la empresa.
- Mejora la información para el personal sobre sus roles y responsabilidades ambientales.
- Reduce los incidentes ambientales que resultan en responsabilidad para la empresa.
- Mejora el uso de materias primas y energía.
- Mejora el seguimiento de los impactos ambientales y mejorando la eficiencia de sus procesos.
Los beneficios de contar con una Política Ambiental no se limitan a las operaciones internas, ya que al demostrar su compromiso con la gestión ambiental, la organización puede desarrollar relaciones positivas con partes interesadas externas como inversores, aseguradoras, clientes, proveedores, reguladores y la comunidad local.
Esto, a su vez, puede conducir a una imagen corporativa mejorada y beneficios financieros, como una mayor inversión, ventas de clientes y participación de mercado.
CUESTIONES ADICIONALES DE LA POLÍTICA AMBIENTAL
La Política Ambiental pude incluir algunos temas o cuestiones adicionales a los ya mencionados, pero que resulten relevantes para la organización, como por ejemplo:
- Uso más eficiente de medios de transporte
- Reciclaje de materiales de embalaje
- Disminución del desperdicio de producción
- Uso eficiente del agua y la energía
- Uso de productos químicos biodegradables
- Disminución del uso de solventes y pinturas a base de plomo
- Uso de madera o productos de madera de bosques sostenibles (gestionados)
- Procedimientos para minimizar las molestias por ruido a la comunidad
- Eliminación gradual de los clorofluorocarbonos (CFC) y otras sustancias que agotan la capa de ozono
- Reducir el uso de todas las materias primas, energía y suministros
- Sensibilizar, fomentar la participación y formar a los empleados en materia medioambiental
- Esperar estándares ambientales similares de todos los proveedores y contratistas
- Ayudar a los clientes a utilizar los productos y servicios de una manera respetuosa con el medio ambiente
- Generar relaciones con la comunidad local para mejora del medio ambiente
- Participar en discusiones sobre temas ambientales
- Considerar el ciclo de vida de sus productos y servicios y diseñarlos para que sean lo más sostenibles posible
- Comprar materiales y recursos que provienen de fuentes renovables
- Reutilizar o reciclar desechos, o pasarlos a otras empresas para usarlos como recurso
Bibliografía:
- Cómo certificar ISO 14001:2015 – Informe, H. Gonzalez – Calidad & Gestión
- ISO 14001:2015 – Requisitos para sistemas de gestión ambiental
- ISO 14004:2016 – Sistemas de gestión ambiental — Directrices generales sobre la implementación
USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
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