¿CÓMO LLEVAR A CABO UN EXITOSO PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA DE SISTEMAS DE GESTION? ESTRATEGIAS PRÁCTICAS SEGÚN LA NORMA ISO 19011:2018
La gestión efectiva de aspectos cruciales para el éxito de las organizaciones, como la calidad de sus productos y servicios, la intereacción de sus actividades con el medio ambiente, la salud y seguridad de sus trabajadores, o el consumo eficiente de energía, etc., se basa en el uso de herramientas como las auditorías internas, las que desempeñan un papel indispensable en este proceso.
Las auditorías proporcionan una evaluación independiente y objetiva del cumplimiento de los requisitos del sistema definidos, y representan una herramienta fundamental para que las empresas identifiquen oportunidades de mejora dentro de la organización.
Este artículo explora los desafíos y cuatro de los obstáculos que más comúnmente pueden encontrar las organizaciones, y proporciona estrategias prácticas basadas en la Norma ISO 19011:2018 – Directrices para Auditorías de Sistemas de Gestión para superarlos.
1. RESISTENCIA A LA AUDITORÍA
La resistencia por parte de los miembros del equipo puede ser uno de los mayores obstáculos en una auditoría interna. Es fundamental abordar esta resistencia y transformar la percepción de la auditoría como una herramienta constructiva para la mejora continua, más que como una evaluación punitiva.
CULTURA ORGANIZACIONAL – INVOLUCRAR A LA ALTA DIRECCIÓN
Una estrategia para superar este obstáculo consiste en crear una Cultura Organizacional orientada a fomentar una cultura que valore la transparencia y la colaboración, ya que resulta esencial que los empleados perciban la auditoría como una herramienta para mejorar, esto reduce la resistencia y promueve la participación activa.
Toda iniciativa destinada a crear una Cultura Organizacional debe comenzar por garantizar el compromiso de la alta dirección.
Es posible que la alta dirección no esté comprometida con la función de auditoría interna, lo que puede dar lugar a una falta de recursos y apoyo generando esa resistencia a las actividades de auditoría.
Entre las posibles acciones a seguir se pueden mencionar a las siguientes:
- Comunicar el valor de la auditoría interna a la alta dirección.
- Proporcionar comprensión a la alta dirección sobre el tiempo y los recursos que se necesitan para respaldar la auditoría interna.
- Generar confianza en la función de auditoría interna demostrando su independencia, objetividad y competencia.
Otra situación que genera resistencia a la auditoría interna es que la alta dirección no haga un seguimiento adecuado de los hallazgos y recomendaciones de la auditoría interna.
A fin de llevar adelante un seguimiento adecuado, la organización debe tomar en consideración:
- Asegurar la disponibilidad de recursos y tiempo para implementar las recomendaciones.
- Abordar los hallazgos con compromiso.
- Identificar la causa raíz de los desvíos detectados.
- Asegurar una efectiva comunicación entre el equipo de auditoría y la dirección.
- Establecer un proceso claro para implementar los hallazgos y recomendaciones de la auditoría.
- Asignar con claridad las responsabilidades para la implementación.
- Monitorear el progreso en la implementación y rastrear cualquier riesgo o problema.
- Proporcionar retroalimentación regular a la alta dirección sobre el progreso de la implementación.
2. FALTA DE ORIENTACIÓN SOBRE LA REALIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA
Otro obstáculo para las auditorías internas de la organización puede basarse también en que ésta no tenga claramente definido el alcance, la autoridad, la responsabilidad y una orientación sobre la realización de la función de auditoría interna.
DEFINIR EL PROPÓSITO Y ORIENTACIÓN SOBRE LAS AUDITORÍAS INTERNAS
Esta falta de definiciones puede conducir a situaciones como las que se mencionan a continuación:
- La función de auditoría interna puede no ser capaz de llevar a cabo con eficacia sus funciones.
- La organización no puede obtener la seguridad de que sus sistemas y procesos son efectivos.
- Prácticas de auditoría inconsistentes.
- Falta de transparencia y rendición de cuentas.
- Mayor riesgo de fraude y errores.
- Reducción de la eficacia de la función de auditoría interna.
Una estrategia para superar este obstáculo comprende el desarrollo e implementación de un manual de auditoría interna que proporcione una guía clara sobre la realización de auditorías internas, considerando además las siguientes iniciativas:
- Brindar capacitación a los auditores internos sobre la norma ISO 19011:2018.
- Establecer un proceso para revisar y aprobar los planes de auditoría.
- Desarrollar un sistema para informar sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoría.
- Contar con una metodología adecuada para dar tratamiento a los hallazgos y recomendaciones de auditoría.
- Asegurar que todos los informes de auditoría sean revisados por la alta dirección.
3. FALTA DE CONFIANZA EN EL EQUIPO DE AUDITORÍA
Los auditores internos pueden estar sujetos a la presión de la dirección u otras partes interesadas para influir en el resultado de las auditorías, o contar con conflictos de intereses personales o laborales que puedan sesgar su juicio.
Esta situación puede generar una falta de confianza en el equipo de auditoría por parte del resto del personal de la organización.
ASEGURAR LA COMPETENCIA, INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD DEL EQUIPO AUDITOR
A fin de evitar esta situación, una estrategia a seguir es que la organización garantice la independencia y objetividad de los auditores internos a través de la definición e implementación de políticas y procedimientos que eviten cualquier conflicto de interés, mediante un programa efectivo para llevar a cabo las auditorías internas.
Este programa debería incluir aspectos tales como los siguientes:
- Establecer una metodología para controlar, monitorear y mejorar la eficacia de las auditorías internas.
- Realizar revisiones periódicas de las auditorías internas para evaluar el cumplimiento de las directrices de la norma ISO 19011:2018 y de los procedimientos internos establecidos.
- Designar a un equipo o persona independiente dentro de la organización para llevar a cabo estas revisiones, que debe contar con la competencia necesaria para evaluar la eficacia de las auditorías internas.
- Establecer criterios claros de evaluación y medición de la eficacia de las auditorías internas, como la precisión de los hallazgos, la identificación de oportunidades de mejora y la efectividad de las recomendaciones.
- Definir la competencia y la experiencia necesarias de los auditores internos para realizar auditorías eficaces.
Con relación a este último aspecto, una estrategia a seguir para salvar este obstáculo consiste en que la organización:
- Desarrolle una comprensión clara de las habilidades y la experiencia requeridas para los auditores internos.
- Defina un proceso para identificar y desarrollar la competencia de los auditores internos.
- Establezca una cultura de aprendizaje y mejora continua para los auditores internos.
La falta de la competencia y la experiencia necesarias de los auditores internos puede generar el uso inadecuado de la evidencia de auditoría, de forma tal que no les permita respaldar sus hallazgos y conclusiones de manera efectiva.
A fin de enfrentar esta situación, la organización debería considerar:
- Brindar capacitación sobre cómo recopilar y evaluar la evidencia de auditoría.
- Asignar auditores experimentados a auditorías complejas.
- Establecer un sistema de gestión de eventuales conflictos de interés.
- Asignar el tiempo suficiente a los auditores internos para completar las auditorías de manera efectiva.
- Crear una cultura dentro de la organización que apoye la auditoría exhaustiva e independiente.
- Proporcionar a los auditores internos los recursos necesarios para hacer su trabajo de manera efectiva.
- Realizar revisiones de calidad y supervisión.
- Fomentar la colaboración y discusión entre los auditores internos.
4. FALTA DE RECURSOS Y PLANIFICACIÓN
La escasez de recursos, tanto humanos como materiales, puede afectar la ejecución adecuada de las auditorías internas. Es esencial desarrollar un plan de recursos que incluya la capacitación continua y la asignación adecuada de personal.
PLANIFICAR Y COMUNICAR ADECUADAMENTE LAS AUDITORÍAS INTERNAS
Las ineficiencias y oportunidades perdidas que ocasiona la falta de recursos para las auditorías internas, en general responden a que las auditorías internas no se planifican y comunican de manera adecuada, ya sea porque la organización carece de una comprensión clara acerca de su propósito o alcance, o que no ha asignado suficiente tiempo para su realización.
Una estrategia adecuada para abordar esta cuestión debería considerar lo siguiente:
- Desarrollar un plan claro para cada auditoría, incluidos el propósito, el alcance, los objetivos y los recursos necesarios.
- Implementar un plan de comunicación que identifique a las partes interesadas clave, sus necesidades y los mejores canales de comunicación para cada uno.
- Establecer procesos de comunicación claros para compartir los resultados y las recomendaciones de la auditoría.
- Brindar capacitación sobre comunicación efectiva al equipo de auditoría.
- Verificar la eficacia de la comunicación y realizar mejoras según sea necesario.
- Involucrar a la alta dirección en el proceso de planificación de la comunicación.
Al momento de llevar a cabo los planes de auditoría interna resulta necesario verificar que tales planes se adapten adecuadamente a las necesidades específicas de la organización. Para ello es conveniente tomar en consideración:
- Asignar tiempo y recursos suficientes para planificar las auditorías.
- Asegurar que los auditores tengan el conocimiento y la experiencia necesarios.
- Utilizar un enfoque basado en el riesgo para planificar las auditorías, centrándose en las áreas que tienen más probabilidades de tener riesgos significativos.
- Involucrar al personal auditado en el proceso de planificación para garantizar que la auditoría satisfaga sus necesidades.
- Revisar y actualizar, si aplica, los planes de auditoría con regularidad para garantizar que sigan siendo relevantes.
EVALUAR EL RIESGO DE MANERA ADECUADA
Una planificación adecuada de las auditorías internas requiere que los auditores internos evalúen adecuadamente los riesgos para los objetivos de la organización, de modo que se debería tener en cuenta:
- Asegurar que los auditores internos tengan el conocimiento y la experiencia necesarios en la evaluación de riesgos.
- Proporcionar a los auditores internos el tiempo y los recursos que necesitan para realizar una exhaustiva evaluación de riesgos.
- Promover una cultura organizacional que fomente la comunicación efectiva sobre los riesgos.
- Establecer un proceso para la gestión de riesgos que esté integrado con el sistema de gestión de la organización.
- Realizar una evaluación exhaustiva del perfil de riesgo de la organización, definiendo los riesgos significativos a los que se enfrenta la organización y cómo pueden afectar su desempeño, y también identificando las áreas clave de riesgo, como por ejemplo aquellas relacionadas con la integridad financiera, el cumplimiento normativo o la continuidad del negocio.
SELECCIONAR DE MANERA ADECUADA LAS ÁREAS A AUDITAR
Un aspecto clave para establecer la planificación adecuada de las auditorías internas consiste en que los auditores internos seleccionen las áreas de auditoría que estén alineadas con el perfil de riesgo de la organización.
La selección adecuada de las áreas de auditoría requiere:
- Asegurar que los auditores internos comprenden claramente el perfil de riesgo de la organización.
- Proporcionar a los auditores internos acceso a la información que necesitan para tomar decisiones informadas sobre las áreas de auditoría.
- Asignar a los auditores internos el tiempo y los recursos suficientes para realizar una evaluación de riesgos exhaustiva.
TERCERIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA
Dado el alto grado de competencia actual en los mercados resulta fundamental poder realizar las auditorías internas de la mejor manera posible y con el mejor uso de los recursos, sobre todo considerando que estas actividades no poseen valor agregado para el cliente externo.
Para ello debe concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible y mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y que tengan un creciente impacto en la organización.
Por todo lo expuesto hasta aquí, toda organización puede considerar como una forma segura de realizar auditorías eficaces que cumplan con todos los requisitos y principios ya mencionados, con mayores niveles de productividad, mejores niveles de calidad y con menores costos, a la contratación de servicios tercerizados de auditoría interna.
De este modo se obtienen las siguientes ventajas:
- Se evitan costos fijos (sueldos, espacio físico, computadoras, gastos de teléfono, etc.).
- Facilidad para cambiar de proveedor si los servicios no son adecuados.
- Auditorías realizadas por auditores con mayor nivel de experiencia.
- La capacitación de los auditores no corre por cuenta de la empresa sino por parte del prestador del servicio.
- Posibilidad de recibir servicios con alto nivel de especialización, pues el prestador del servicio puede contar con especialistas para auditar sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental, de salud y seguridad ocupacional, de inocuidad y seguridad alimentaria, de buenas prácticas de manufactura, de gestión de la energía, etc.
Nuestro servicio de Auditorías Internas
Con cada auditoría, nuestros clientes consiguen progresivamente mejorar la eficacia de sus sistemas de gestión, lo que influye favorablemente en la gestión global de la empresa.
En Calidad & Gestión podemos ocuparnos de llevar a cabo las auditorías internas que su empresa necesite, para evidenciar la conformidad de su sistema con los requisitos de normas internacionales de gestión.
Conozca más sobre nuestro servicio de auditorías internas
Bibliografía:
ISO 19011:2018 – Guidelines for auditing management systems (2018)
Remote Audits – ISO 9001 Auditing Practices Group, APG, ISO & IAF (2020)
Mills, David – Manual de Auditoría de la Calidad. Barcelona. (2003)
Whittington O. Ray, et. al. (2004): Principios de Auditoría. México: McGrawHill
Measuring QMS effectiveness and improvements, ISO 9001 Auditing Practices Group, (2003)
Aligning the QMS with the achievement of organizational and business success, ISO 9001 Auditing Practices Group, (2003)
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
Mediante nuestra página web puede acceder a una DEMO GRATUITA DE UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 que le permitirá evaluar una herramienta de gran utilidad para sistemas de gestión.
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