PARTES INTERESADAS EN ISO 50001:2018
Así como la Norma ISO 50001:2018 concede gran importancia al contexto de la organización – tanto interno como externo -, también lo hace con las partes interesadas y sus expectativas. Ello supone que la organización efectúe un trabajo de comprensión y reflexión sobre cuáles son esas partes interesadas que son pertinentes para el desempeño energético y el SGEn.
Para que esto resulte en verdad efectivo, es importante considerar la definición del concepto que incluye la Norma ISO 50001:
Parte interesada
Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad
Nota 1 a la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones esenciales de las normas de sistemas de gestión de ISO proporcionados en el Anexo SL del suplemento de ISO consolidado de las Directivas ISO/IEC, Parte 1.
Esta definición incluye por supuesto a los trabajadores en primera línea, pero también a los proveedores, contratistas, clientes, organizaciones o personas vecinas del sector, organismos gubernamentales, sindicatos, miembros de la Alta Dirección, socios, sucursales… la lista puede ser aún más larga. Lo importante es entender que ISO 50001 exige identificar esas partes interesadas y conocer sus expectativas y sus necesidades con respecto al Sistema de Gestión de la Energía (SGEn).
¿CUÁLES SON LAS PARTES INTERESADAS EN ISO 50001:2015?
De este modo, toma relevancia responder adecuadamente a la siguiente pregunta:
- ¿Cuáles son las partes interesadas en ISO 50001:2015?
En este sentido, una visión de escasa significación indica que sólo los empleados de una organización tienen interés en la Gestión de la Energía, pero de la propia definición del alcance del sistema de gestión se derivan otras partes interesadas, como por ejemplo:
- Socios y Alta Dirección: Para cualquier persona que dirija una organización, o tenga su patrimonio relacionado con el buen desempeño de ella, la eficacia del SGEN resulta de gran importancia. El desempeño energético deficiente genera grandes pérdidas económicas para muchas organizaciones en todo el mundo.
- Socios de fabricación: cualquier socio tiene un interés significativo en el resultado de las actividades de cualquier organización.
- Proveedores de productos y servicios: los proveedores y contratistas desarrollan actividades en los sitios de operación de la organización, de forma tal que tienen influencia en el desempeño energético de la organización.
- Entes de control: Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios en cada jurisdicción (nacional, provincial, regional, etc), en materia de desempeño energético es uno de los objetivos cuando se implementa un SGEn. Por ello, los organismos y las entidades estatales que vigilan el cumplimiento de las normas son, sin duda, partes interesadas para el sistema.
Además, se debe tomar en consideración que el análisis del contexto organizacional proporcionara un alto nivel de comprensión conceptual de las cuestiones internas y externas que pueden afectar, de forma positiva o negativa, el desempeño energético y el SGEn de la organización, dando lugar a la identificación de partes interesadas que son pertinentes para el desempeño energético y el SGEn.
Entonces, mediante una revisión del anexo A4 en ISO 50001 que proporciona una guía para este análisis, es posible mencionar los ejemplos de problemas externos que se pueden incluir:
- Cuestiones relacionadas con las partes interesadas, como los objetivos, requisitos o normas nacionales o sectoriales existentes;
- Restricciones o limitaciones en el suministro de energía, seguridad y confiabilidad;
- Costos de energía o la disponibilidad de tipos de energía;
- Efectos del clima;
- Efectos del cambio climático;
- Efecto sobre las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI).
Asimismo, los ejemplos de problemas internos pueden incluir:
- Objetivos y estrategias comerciales centrales;
- Planes de gestión de activos;
- Recursos financieros (laboral, financiero, etc.) que afectan a la organización;
- Madurez y cultura de la gestión de la energía;
- Consideraciones de sostenibilidad;
- Planes de contingencia para interrupciones en el suministro de energía;
- Madurez de la tecnología existente;
- Riesgos operacionales y consideraciones de responsabilidad.
El análisis FODA también puede considerarse como una herramienta eficaz para determinar problemas, igualmente un plan comercial sólido debe incluir la consideración de problemas relacionados con el suministro y uso de energía como parte de una planificación comercial efectiva.
IDENTIFICAR NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS
Una vez identificadas y determinadas las partes interesadas, el paso siguiente consiste en verificar si cualquier necesidad o expectativa de estas partes interesadas se convertirá en un «requisito» para el SGEn. A pesar de la existencia de «todas las partes interesadas», deben identificarse aquellas que tengan un interés particular en la empresa y de este modo poder establecer cuál de todas ellas es más importante para la organización.
En este sentido, la Norma ISO 50001:2018 establece que se deben identificar las necesidades y expectativas relevantes. Cabe destacar que en el título de la sección 4.2 de la norma las palabras «necesidades» y «expectativas» aparecen en relación con las partes interesadas, y si bien puede haber diferencia en el significado de los dos conceptos, en la norma se les asigna el significado de «requisitos» de las partes interesadas.
Entonces, para establecer cuáles «requisitos» son aplicables al SGEn, es necesario hacer un análisis que tome en consideración las expectativas de los interesados con respecto a una evaluación que deberá desarrollar la propia empresa.
Si en dicho análisis se encuentra que hay «requisitos» aplicables, el alcance del SGEN debe incluirlos, al mismo tiempo que deben ser implementados por la organización hasta que se logre su cumplimiento, basándose en planes de acción creados con el fin de producir la evidencia de eficacia. Al mismo tiempo, la organización debe supervisar las declaraciones hechas por las partes interesadas, en particular las reclamaciones, como otra forma de demostrar que se han cumplido tales requisitos.
A medida que cambian las situaciones y condiciones operativas debido al «pensamiento basado en el riesgo», se da lugar a nuevos requisitos, invalidación de los requisitos anteriores e incluso cambiar algunos de los que se aplicaban anteriormente.
REQUISITOS O EXPECTATIVAS PERTINENTES A LA EMPRESA – ISO 50001
Tal como ya se ha expresado, las partes interesadas para ISO 50001:2018 abarcan una amplia variedad de sectores y de personas que pueden tener necesidades contradictorias entre ellas o que pueden provocar confusión al establecer un gran número de requisitos que la empresa debe valorar y de los que debe establecer las medidas adecuadas para cumplirlas.
Así, es necesario determinar cuáles de estos requisitos o expectativas resultan pertinentes para el desempeño energético y el SGEn de la empresa y que por lo tanto ésta debe tener en cuenta a través de su SGEn, y también determinar cuáles se van a convertir en requisitos legales y otros requisitos (por ejemplo, establecer una relación contractual o suscribir una iniciativa voluntaria).
Al respecto, se debe tomar en consideración que:
- Los requisitos de las partes interesadas no son necesariamente requisitos de la organización.
- Algunos requisitos de las partes interesadas reflejan necesidades y expectativas que son obligatorias porque han sido incorporadas a las leyes, reglamentaciones, permisos y licencias gubernamentales, o incluso decisiones de tribunales.
- La organización puede decidir aceptar o adoptar voluntariamente otros requisitos de las partes interesadas (por ejemplo, establecer una relación contractual o suscribir una iniciativa voluntaria).
- Una vez que la organización los adopte, se convierten en requisitos de la organización (es decir, requisitos legales y otros requisitos que se deben cumplir), y se tienen en cuenta para la planificación del SGEN.
Existen diversos métodos y enfoques que pueden usarse para capturar estos elementos. Algunos ejemplos incluyen:
- Ejercicios de compromiso con las partes interesadas; ya son ampliamente usados para consultar con las partes interesadas y mapear problemas y asuntos. Más frecuentemente usados por organizaciones grandes comprometidas con iniciativas de responsabilidad social.
- Reuniones de consultoría con los vecinos y ONGs sobre asuntos del medio ambiente, planeación y desarrollo; con frecuencia éstas son utilizadas por las grandes plantas industriales.
- Reuniones y otras interacciones con reguladores; esto puede abarcar por ejemplo, asuntos críticos de calidad sobre especificaciones y conformidad desde la perspectiva de desempeño energético, así como asuntos con reguladores sobre cumplimiento y desarrollo de cumplimiento contra requerimientos y estándares emergentes.
- Reuniones y actividades de capacitación y retroalimentación con empleados.
- Revisiones a los proveedores y manejo de relaciones; muchas organizaciones tratan de obtener beneficios mutuos de las relaciones proveedor-cliente que sean críticos para el éxito mutuo.
- Revisiones del cliente/comprador y manejo de relaciones; claro que este es un pilar fundamental para todos los estándares y una clave para el éxito.
MATRIZ DE PARTES INTERESADAS SEGÚN ISO 50001
Una manera eficaz y ordenada para evidenciar la identificación de las partes interesadas, así como sus necesidades y expectativas es realizando una Matriz de Partes Interesadas en ISO 50001 dónde se identifiquen las mismas y se haga referencia a los documentos que evidencien el cumplimiento para cada caso, dando respuesta al apartado 4.2 de la norma ISO 50001:2018.
Es importante aclarar la realización de dicha matriz no constituye un requisito de la norma ISO 50001, sino apenas uno de los diversos métodos que puede aplicar una organización para evidenciar cumplimiento del apartado mencionado.
Entonces, esta matriz es una tabla que permite, de manera directa y sencilla:
- Identificar cada una de las partes interesadas de la empresa, consideradas dentro del alcance del SGEn.
- Identificar las necesidades y expectativas de cada una de las partes interesadas.
- Conocer la planificación en el SGEn, identificando aquellas metodologías/procedimientos que desarrollan cada uno de los aspectos identificados.
- Obtener información documentada asociada. La descripción de cada uno de los documentos que se generan para evidenciar cómo se está gestionando/controlando la necesidad/expectativa de la parte interesada.
Dependiendo de la complejidad de la organización, podría ser conveniente añadir más columnas a la tabla, incorporando por ejemplo información referente a codificación de documentos, edición y fecha, planificación de las acciones (Diagrama de Gantt), estimación del riesgo de cada aspecto, etc.
Entonces, ¿Cómo se puede decidir quién y qué se debe incluir en esta Matriz, desde una perspectiva energética?
Una metodología posible consiste en seguir los siguientes pasos:
PASO 1 – Identificar la lista de partes interesadas relevantes para la organización.
- ¿Quiénes podrían ser?
- ¿Interno externo?
- ¿Requisito legal o voluntario?
PASO 2: identificar a la persona responsable relevante dentro de la organización para cada parte interesada.
- ¿Cuál es su relación? ¿Se relaciona con la energía o el medio ambiente?
- ¿Dónde trabaja?
- ¿Cómo se gestiona actualmente esa relación?
PASO 3 – Identificar las necesidades y expectativas de estas partes interesadas en función de sus requisitos, experiencia, etc.
- ¿Qué es realmente lo más relevante de esa relación?
- ¿Cuáles son las expectativas, en cualquier dirección?
- ¿Qué pasa cuando las cosas salen mal?
- ¿Cómo es la relación actual?
PASO 4: Establecer controles dentro del SGEn y monitorear estos controles (o plan de acción) a intervalos regulares.
- ¿Cómo se controla actualmente?
- ¿Cómo se considera que esos controles son satisfactorios?
- ¿Con qué frecuencia se revisan los controles y /o la relación?
Obligaciones de cumplimiento
A partir de aquí, una organización necesita determinar, a un nivel suficientemente detallado, las obligaciones de cumplimiento que identificó en la cláusula 4.2 que son aplicables a sus usos significativos de la energía, y cómo se aplican a la organización.
Las obligaciones de cumplimiento incluyen los requisitos legales que una organización debe cumplir con cualquier otro requisito que la organización deba cumplir o elija cumplir. Estos requisitos legales pueden incluir, si corresponde:
- Requisitos de entidades gubernamentales u otras autoridades relevantes;
- Leyes y regulaciones internacionales, nacionales y locales;
- Requisitos especificados en permisos, licencias u otras formas de autorización;
- Ordenes, reglas u orientación de agencias reguladoras;
- Sentencias de tribunales o tribunales administrativos.
Las obligaciones de cumplimiento también incluyen otros requisitos de las partes interesadas relacionadas con su SGEn que la organización debe adoptar o decide adoptar. Estos pueden incluir, si corresponde:
- Acuerdos con grupos comunitarios u organizaciones no gubernamentales;
- Acuerdos con autoridades públicas o clientes;
- Requisitos organizacionales o corporativos;
- Principios voluntarios o códigos de práctica;
- Etiquetado voluntario o compromisos energéticos;
- Obligaciones derivadas de acuerdos contractuales con la organización;
- Estándares organizacionales o industriales relevantes.
PARTES INTERESADAS ISO 50001 – CHECKLIST
A continuación, se presenta una breve Lista de Chequeo o Checklist de partes interesadas ISO 50001:2018 que puede proporcionar un adecuado enfoque a la determinación y entendimiento de las partes interesadas y sus requisitos:
- ¿Se han determinado las partes interesadas que son relevantes para el SGEn?
- ¿Han sido determinadas las necesidades y expectativas relevantes de estas partes interesadas?
- ¿Se ha determinado cuáles de esas necesidades y expectativas también pueden ser requisitos legales o reglamentarios en el negocio de la empresa?
- ¿Existe una metodología para supervisar y revisar la información sobre las partes interesadas y sus necesidades y expectativas?
- ¿Se han considerado las necesidades y expectativas de las partes interesadas al determinar los límites y la aplicabilidad (“alcance”) del SGEn?
- ¿Se encuentra a disposición de las partes interesadas la política energética?
- Para los procesos clave dentro del negocio de la empresa, ¿Se ha considerado el nivel de control esperado por las partes interesadas?
- ¿Durante la revisión por la dirección se consideran las tendencias de los feedbacks de las partes interesadas y cualquier cambio en sus necesidades y expectativas originales?
Aquí es muy importante tener presente que la estructura de alto nivel ISO (HLS – High Level Structure) utiliza el término “parte interesada” (interested party) en lugar del término más habitual “stakeholder”. Las partes interesadas deben considerarse como todas las partes interesadas potenciales y no sólo las vinculadas al cliente.
Finalmente, es importante reflexionar acerca de los beneficios de comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas, ya que además de ayudar a definir el alcance del SGEn, desarrollar una adecuada comprensión de éstas y tomar las acciones asociadas tiene un beneficio importante para la organización: garantizar que la satisfacción del cliente se mantenga y mejore.
Si bien la satisfacción del cliente es uno de los principales objetivos de la norma ISO 9001, y no específicamente la norma ISO 50001, la evaluación de este elemento de la norma puede permitirle a una organización participar con las partes interesadas aún más estrechamente que nunca antes, trayendo beneficios de relación y de negocios. La otra ventaja principal es que el compromiso de los empleados y contratistas puede brindar un enfoque renovado al desempeño energético de la organización.
Bibliografía:
- ISO 50001:2018 – Energy management systems – Requirements with guidance for use
¿CÓMO IMPLEMENTAR UN SGEn ISO 50001 Y REDUCIR COSTOS EN LA ORGANIZACIÓN?
La implementación de un Sistema de Gestión de la Energía – SGEn ISO 50001 implica para la organización establecer un enfoque sistemático hacia la eficiencia energética, que genera de manera directa y demostrable una disminución de costos asociados a sus usos de energía.
Un modelo adecuado de Gestión de la Energía debe tener la capacidad de apoyar la cultura de mejora del desempeño energético, la cual depende del compromiso de todos los niveles de la organización, en especial por parte de la alta dirección, y en muchos casos implica cambios culturales dentro de la organización.
El objetivo de este cambio cultural es permitir a las organizaciones establecer los sistemas y procesos para mejorar continuamente el desempeño energético, incluyendo la eficiencia energética, el uso y el consumo de energía.
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