AUDITORÍA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION
Una auditoria de un sistema integrado de gestion es aquella en la que se evalúa la eficacia de un sistema de gestión establecido para cumplir con varias normas o estándares, como por ejemplo un sistema integrado de calidad + medio ambiente + salud y seguridad ocupacional.
Debido al hecho de que las normas que definen los sistemas de gestión normalmente tienen numerosos aspectos en común se presenta una clara ventaja para las organizaciones que integran sus sistemas de gestión, puesto que se aprovecha una misma metodología (por ejemplo la de control de los documentos) para cubrir un requisito similar en varias normas.
Las auditorías integradas tienen una filosofía similar, dado que muchos elementos son comunes entre las distintas normas a cumplir por el sistema pueden auditarse una única vez, en lugar de hacerlo para cada una de las normas implantadas. Esto supone una simplificación del proceso de auditoría y un mejor aprovechamiento de los recursos.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
¿Qué es un Sistema Integrado de Gestion?
Al momento de efectuar una auditoría, resulta conveniente tener presente que un sistema de gestión consiste en un conjunto interrelacionado de elementos (como procedimientos, instrucciones, formatos, registros, etc.), mediante los que la organización planifica, ejecuta y controla determinadas actividades orientadas a conseguir los objetivos que ha definido.
De este modo puede tomarse un sistema de gestión como un mapa o una guía que explica cómo se gestiona la empresa: definiendo cuál es su estructura organizativa, cuáles son sus procesos y sus procedimientos clave del negocio respecto al ámbito al que hace referencia el sistema en cuestión (calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales, etc) y quién asume las responsabilidades de dichos procesos y procedimientos.
Por otra parte, las normas o estándares internacionales que establecen las pautas para implantar en una organización diferentes sistemas de gestión, tal es como ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, son el resultado de una actividad encaminada a poner orden en aplicaciones repetitivas
que se desarrollan en el ámbito de la industria, la tecnología, la ciencia y la economía.
La normalización, por consiguiente, fomenta el comercio internacional gracias a la supresión de obstáculos debidos a las diferentes prácticas nacionales; no obstante, en muchas ocasiones estas normas, al no ser verdaderamente globales, se constituyen en barreras no arancelarias para las relaciones comerciales internacionales: como ha sido subrayado por diversos autores, mientras las barreras arancelarias son cada vez menores, las barreras no arancelarias —las normas técnicas y las regulaciones que afectan a los requisitos de los productos, servicios e indirectamente a los procesos de producción— cobran una mayor importancia.
Si bien la mayor parte de los estándares internacionales son aplicables a productos o procesos, resulta muy evidente el éxito logrado en los últimos años por los estándares de sistemas de gestión que hacen referencia a la normalización de aspectos muy diversos de la actividad empresarial, como la gestión de la calidad, la gestión medioambiental, la prevención de riesgos laborales y la seguridad e higiene en el trabajo, la gestión de la innovación o la responsabilidad social de la empresa.
Ante la existencia y aplicación de múltiples estándares de gestión resulta conveniente establecer un SIG mediante la integracion de tales sistemas de gestion, con el objetivo de racionalizar los esfuerzos, los recursos, y los costos destinados a la optimización de la gestión de la organización.
Un resumen de las ventajas derivadas de la integración de sistemas son:
- Simplificación de los requerimientos del sistema.
- Optimización de los recursos.
- Reducción de costos.
- Realización de auditorias integradas.
- Reducción de la documentación.
- Alineación de los objetivos de los distintos estándares y sistemas.
- Creación de sinergias.
- Reducción de duplicaciones de políticas y procedimientos.
- Incremento de la motivación de los trabajadores.
- Reducción de los conflictos.
- Mejora de la efectividad y eficiencia de la organización.
- Mejora de la satisfacción de los stakeholders o grupos de interés.
Respecto a las desventajas, destacan las dificultades para encontrar denominadores
comunes, o la desaparición de la propia identidad de cada sistema de gestión.
AUDITORÍA DE SISTEMAS INTEGRADOS
¿Qué es una auditoría?
En términos generales, una auditoría puede ser entendida como una herramienta al servicio de la gestión de la organización, la cual consiste en la evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva del funcionamiento adecuado de una actividad.
En el caso de los SIG´s, entenderemos por Auditoría del Sistema Integrado de Gestión a la auditoría que permite comprobar si es que se cumple en la organización las prácticas establecidas relativas a las normas de referencia.
En la auditoría no sólo se ha de revisar del cumplimiento de procedimientos e instrucciones relativos a cada una de estas disciplinas. También se ha de verificar o determinar el grado de eficacia a la hora de alcanzar los objetivos propuestos en cada una de las tres materias que componen el sistema integrado.
Consecuentemente, otras líneas de investigación en la auditoría podrían ser las relativas a los costos internos de funcionamiento del sistema, como por ejemplo los costos asociados a no conformidades (¿se han reducido, han aumentado? ¿a qué se debe? ¿existe la posibilidad de seguir reduciendo dichos costos?, etc.).
ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION
La auditoría no debe limitarse a una mera inspección documental y de registros. En un ambiente relajado, tanto el auditor como el auditado deberían analizar cada una de las prácticas auditadas, los resultados obtenidos hasta la fecha y las posibilidades reales de mejora.
La auditoría no debe ser considerada como una inspección fiscal, sino más bien debe ser entendida como la oportunidad para hablar directamente con los trabajadores y que ellos cuenten sus impresiones directas sobre el procedimiento que se ha auditado. Dado que éstos son los que se encuentran trabajando diariamente en las distintas tareas que comprenden a todo SIG, son quienes poseen elementos de juicio para concluir si el método es el ideal, simplemente adecuado para los fines que se pretenden o presenta deficiencias que deberían ser subsanadas para maximizar la eficiencia del sistema.
Durante la auditoría se deben revisar los informes anteriores de auditoría y el estado de las acciones correctivas que se abrieron en su día como respuesta a las no conformidades. Debe, asimismo, representar una oportunidad de informar a la Dirección de la organización acerca del estado del sistema y de las posibilidades de mejora del mismo.
NORMAS DE REFERENCIA EN AUDITORÍA DE SISTEMAS INTEGRADOS
A continuación se citan una serie de normas que pueden utilizarse a la hora de planificar y realizar una auditoría interna:
- Directrices para auditorías: La Norma ISO 19011 “Directrices para la auditoría medioambiental y de la calidad” tiene por objetivo dar respuesta a lo requerido por diferentes organizaciones en cuanto a homogeneizar auditorías en materia de gestión de la calidad y del medio ambiente, reduciendo plazos y costos, así como evitar incongruencias entre las auditorías de ambos sistemas.
- Normas de referencia en distintos ámbitos: Entre las normas más utilizadas en Auditoría de Sistemas Integrados se pueden mencionar a la norma sobre gestion de la calidad ISO 9001, la Norma ISO 14001 que define los requisitos para Sistemas de Gestión Ambiental, y la OHSAS 18001 destinada a ayudar a las organizaciones a identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como parte de sus prácticas normales del negocio. Todas esta normas son totalmente compatibles entre sí, facilitando la gestión integrada de la calidad, de la salud y seguridad ocupacional y del medio ambiente.
PSICOLOGIA DE LA AUDITORIA
Al momento de auditar sistemas de gestión, es muy importante tener en cuenta los siguientes conceptos:
- Se auditan sistemas, y no personas
- La auditoría se basa en hechos que constituyen evidencias objetivas
- La auditoría es una conversación entre pares
Pero aún teniendo siempre presente estos conceptos, como en las auditorías participan seres humanos con características individuales en cada persona, también se debe considerar que:
- Una auditoría puede significar una situación de estrés y de examen para el auditado.
- El auditado puede sentirse criticado personalmente por las preguntas del auditor y reacciona a la defensiva.
- Existan problemas de comunicación entre auditor y auditado.
TERCERIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA
Dado el alto grado de competencia actual en los mercados resulta fundamental poder realizar las auditorías internas de la mejor manera posible y con el mejor uso de los recursos, sobre todo considerando que estas actividades no poseen valor agregado para el cliente externo.
Para ello debe concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible y mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y que tengan un creciente impacto en la organización.
Por todo lo expuesto hasta aquí, toda organización puede considerar como una forma segura de realizar auditorías eficaces que cumplan con todos los requisitos y principios ya mencionados, con mayores niveles de productividad, mejores niveles de calidad y con menores costos, a la contratación de servicios tercerizados de auditoría interna.
De este modo se obtienen las siguientes ventajas:
- Se evitan costos fijos (sueldos, espacio físico, computadoras, gastos de teléfono, etc.).
- Facilidad para cambiar de proveedor si los servicios no son adecuados.
- Auditorías realizadas por auditores con mayor nivel de experiencia.
- La capacitación de los auditores no corre por cuenta de la empresa sino por parte del prestador del servicio.
- Posibilidad de recibir servicios con alto nivel de especialización, pues el prestador del servicio puede contar con especialistas para auditar sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental, de salud y seguridad ocupacional, de inocuidad y seguridad alimentaria, de buenas prácticas de manufactura, de gestión de la energía, etc.
Nuestro servicio de Auditorías Internas
Con cada auditoría, nuestros clientes consiguen progresivamente mejorar la eficacia de sus sistemas de gestión, lo que influye favorablemente en la gestión global de la empresa.
En Calidad & Gestión podemos ocuparnos de llevar a cabo las auditorías internas que su empresa necesite, para evidenciar la conformidad de su sistema con los requisitos de normas internacionales de gestión.
Conozca más sobre nuestro servicio de auditorías internas
Bibliografía:
Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), (2002): Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, ISO 19011:2002. Madrid
Mills, David (2003): Manual de Auditoría de la Calidad. Barcelona.
Sloose, Carlos A. (1991): Auditoría un nuevo enfoque empresarial. Buenos Aires
Whittington O. Ray, et. al. (2004): Principios de Auditoría. México: McGrawHill
¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?
Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.
Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.
La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.
Calidad & Gestión brinda el Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos con el objetivo de que tu organización pueda controlar el impacto de eventuales riesgos que pueden afectar a su organización, permitiendo administrar su incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son fácilmente visibles.
A través de nuestro Servicio de Consultoría de Gestión de Riesgos, obtendrás respuestas a preguntas tales como:
- ¿Cuáles riesgos pueden impedir el logro de la estrategia?
- ¿Cuáles riesgos pueden representar oportunidades?
- ¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de estos riesgos?
- ¿Qué tratamiento van a recibir?
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
Mediante nuestra página web puede acceder a una DEMO GRATUITA DE UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 que le permitirá evaluar una herramienta de gran utilidad para sistemas de gestión.
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