METODOS PARA INTEGRAR SISTEMAS DE GESTION
El éxito en la difusión de tantos estándares de gestión, como ISO 9001 para gestión de la calidad, OHSAS 18001 para gestión de la salud y seguridad ocupacional, o ISO 14001 para gestión ambiental, ha llevado a las organizaciones a que su implementación esté orientada a lograr un único sistema de gestión integrado. Al respecto, en el ámbito académico se han publicado investigaciones que analizan los aspectos más relevantes sobre la integración de sistemas de gestión, basados principalmente en la definición de Sistema Integrado de Gestión (SIG), la metodología de integración, los niveles
de integración de la empresa y sus ventajas y desventajas.
El paso inicial es que la organización realice un análisis del contexto en que se encuentra operando, considerando aspectos relacionados tales como:
- MADUREZ: Nivel de madurez o capacidad para la gestión por procesos.
- COMPLEJIDAD: Nivel de las necesidades y expectativas de clientes y otras partes interesadas (en el momento actual y en el medio plazo).
- ALCANCE: Extensión de los sistemas de gestión
- RIESGO: Nivel de riesgo debido a incumplimientos legales o fallos asociados al proceso de integración
Una vez efectuado este análisis, la organización estará en disposición de seleccionar el Método de integración apropiado.
Resulta importante destacar que la máxima eficacia del análisis del contexto se consigue cuando se logra involucrar a todas las partes interesadas, como por ejemplo, los representantes de la dirección de los sistemas de gestión a integrar, las funciones implicadas en el sistema que se consideren necesarias y la alta dirección.
En este sentido, se puede considerar como herramienta de gestión para el análisis de la situación del contexto efectuar un Analisis FODA (análisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, y Amenazas) de su situación.
SELECCIÓN DEL MÉTODO PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
El proceso de integración de sistemas de gestión puede verse facilitado por la norma UNE 66177:2005. Sistemas de gestión. Guía para la integración de los sistemas de gestión. Esta norma no certificable ofrece directrices para la elaboración y ejecución de una Plan de Integración enfocado a crear un SIG de tercera generación, ayudando a la dirección en el diseño y establecimiento (aunque sin precisar su alcance ni su contenido) con una serie de herramientas de autoevaluación y selección de plan y método de integración ajustados al contexto organizativo. Este modelo está fuertemente inspirado por la norma ISO 9004.
En esta norma se definen posibles métodos de integración mediante la gestión por procesos, ya que ésta no sólo es una técnica, sino que su implantación requiere un cambio cultural en la organización, es decir, un suficiente desarrollo de su nivel de madurez o de experiencia en la gestión.
La aplicación de la gestión por procesos requiere cambios organizativos en el organigrama, la definición de responsabilidades, etc., derivados de la necesidad de dotar a los “propietarios de procesos” de la responsabilidad, autoridad y capacidad necesaria para su gestión, así como para la gestión unificada de los requisitos y factores de los diferentes sistemas que se encuentran en cada proceso.
De esta manera, mayores niveles de gestión por procesos requieren mayores niveles de madurez y viceversa. Asimismo, la gestión por procesos se puede aplicar paulatinamente limitando su aplicación a ciertos procesos, áreas o sistemas, o aplicarla a la totalidad de los procesos de la organización.
Como consecuencia de esto, en la UNE 66177:2005 se recomiendan tres métodos de integración cuya aplicación está ligada al nivel de madurez o experiencia que posee la organización en la gestión por procesos.
Estos tres métodos son escalonados y complementarios, y su aplicación progresiva supone una mayor capacidad y
calidad de la gestión de la organización.
Nota: en otro artículo de este mismo blog ya fueron tratados los diversos niveles de madurez en la gestión por procesos que posee una organización.
POSIBLES MÉTODOS DE INTEGRACIÓN
Los posibles métodos de integración a utilizar según el nivel de madurez de la gestión por procesos son los siguientes:
1) Método Básico
Es un método muy rentable ya que requiere una inversión pequeña y se obtienen resultados importantes a corto plazo, debido a la optimización de los recursos destinados a la gestión de la documentación y a la gestión integrada de algunos procesos.
Este método no requiere experiencia en la gestión por procesos, y es abordable por todo tipo de organizaciones.
Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este método se encuentran las siguientes:
- Integrar las políticas de cada sistema de gestión en una política única de sistema integrado de gestión.
- Integrar en un único Manual de Gestión la documentación de los sistemas de gestión que se aplican.
- Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la gestión de todos los aspectos que cubre el sistema integrado (calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, etc.).
- Integrar la gestión de algunos procesos organizativos comunes a los sistemas teniendo en cuenta los requisitos de cada uno. Por ejemplo elaboración y gestión de los documentos y registros, auditoría interna.
- Integrar también la documentación de estos procesos.
2) Método Avanzado
Este método supone la continuación natural del método “Básico”, y su rentabilidad se consigue normalmente a medio plazo, ya que se requiere cierta experiencia para implantar eficazmente la gestión por procesos.
Para aplicar este método se necesita un nivel de madurez en la gestión por procesos suficiente, que supone alcanzar o superar el nivel 2 de la tabla de niveles de madurez en la gestión por procesos. Por ello, intentar aplicar este método sin la necesaria experiencia en la gestión por procesos puede suponer la aparición de problemas durante la integración.
Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:
- Desarrollo de un mapa de procesos que integra para los diferentes sistemas de gestión, los procesos gestión o estratégicos, los procesos operativos o clave y los procesos de soporte, y sus interrelaciones.
- Definición y gestión de los procesos que contemplan entre otros los siguientes factores: definición de responsables, objetivos, indicadores, elementos de entrada y salida de los procesos, instrucciones que aplican a requisitos de varios sistemas, formación, planificación, procesos relacionados con el cliente, compras, producción y
- prestación del servicio, mantenimiento, equipos de seguimiento y medición, etc.
- Revisión y mejora sistemática de los procesos teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema.
3) Método Experto
Este método supone la continuación natural del método “Avanzado”, y es un método muy rentable, ya que supone extender la integración a corto plazo del sistema de gestión por procesos existente a otras áreas o aspectos no contemplados hasta ahora, sin inversión adicional. Se pueden conseguir grandes resultados si se alinean los procesos con las estrategias de la organización.
Se requiere una gran experiencia en la gestión por procesos para aplicar este método (superior a 2 según la tabla de niveles de madurez en la gestión por procesos).
Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:
- Establecer objetivos y metas, e indicadores integrados, así como “desplegar” los objetivos e indicadores a los procesos y subprocesos.
- Incluir la “voz del cliente”, a los proveedores y otras partes interesadas en el diseño de todos los procesos.
- Extender la gestión por procesos a las actividades administrativas y económicas.
- Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INTEGRAR SISTEMAS DE GESTIÓN
Cuando una organización considera la integración de sus sistemas de gestión se deben estudiar dos aspectos fundamentales:
a) ¿Qué significa el sistema integrado de gestión para la organización?
b) ¿Puede la organización beneficiarse implantando un sistema de gestión integrado?
Para obtener respuestas a estas preguntas la organización debe conocerse internamente en profundidad, debe conocer el entorno en que se encuentra y debe tener objetivos claros con respecto a los resultados que están vinculados con las operaciones de la organización.
Resulta indispensable entonces el convencimiento de la dirección de la organización de que esto es beneficioso para la misma, pues la motivación primaria debe provenir de la firme convicción que la implantación del sistema integrado de gestión será beneficiosa en términos de rentabilidad a largo plazo y de desarrollo integral de la organización.
Bibliografía:
- Stanislav Karapetrovic, Walter Willborn, (1998) «Integration of quality and environmental management systems», The TQM Magazine, Vol. 10 Iss: 3, pp.204 – 213
- “Integrating OHS, Environmental and Quality Management Systems”, Quality Assurance: Good Practice, Regulation, and Law, Vol. 8, No. 2, pp. 105-135.
- KARAPETROVIC, S. (2002): “Strategies for the integration of management systems and standards”, TQM Magazine, Vol. 14, No. 1, pp. 61-67.
- KARAPETROVIC, S. (2003): “Musing on integrated management systems”, Measuring Business Excellence, Vol. 7, No. 1, pp. 4-13.
- FRESNER, J.; ENGELHARDT, G. (2004): “Experiences with integrated management systems for two small companies in Australia”, Journal of Cleaner production, Vol. 12, pp. 623-631.
- JORGENSEN, T. (2007): “Towards more sustainable management systems: through life cycle management and integration”, Journal of Cleaner Production
- ZENG, S.; SHI, J.; LOU, G. (2006): “A synergetic model for implementing an integrated management system: an empirical study in China”, Journal of Cleaner
- Production, Vol. 15, No. 18, pp. 1.760-1.767.
- Norma UNE 66177:2005. Sistemas de gestión. Guía para la integración de los sistemas de gestión.
¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?
Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.
Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.
La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
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