INDICADORES CONFIABLES PARA SISTEMAS DE GESTIÓN

La elaboración de los Indicadores de Desempeño para Sistemas de Gestión, es una tarea de gran relevancia y que presenta cierta complejidad, pero que sin embargo debería desarrollarse de forma prioritaria ya que cuanto antes estén definidos, antes se podrán registrar resultados, obteniéndose así en forma temprana información relevante para utilizar en la definición de Objetivos o en la toma de otras decisiones en general.

Lo anteriormente expresado, es aplicable tanto en el contexto de la implementación de Sistemas de Gestión Ambiental (ISO 14001:2015), como así también de la Calidad (ISO 9001:2015), de la Energía (ISO 50001:2018), o de Salud y Seguridad Ocupacional (ISO 45001:2018), entre otros.

KPIs – Indicadores Clave de Desempeño

La complejidad de esta actividad se explica en el hecho de que la organización debe definir los indicadores apropiados que aporten información realmente útil, y que su cálculo garantice la objetividad necesaria para tomar decisiones según sus resultados.

Al respecto, la organización debería evaluar su progreso en el logro de sus resultados planificados frente a su misión, visión, políticas, estrategia y objetivos, a todos los niveles y en todos los procesos y las funciones pertinentes, mediante un proceso de medición y análisis para hacer el seguimiento de su progreso, reunir y proporcionar la información necesaria para las evaluaciones del desempeño y para tomar decisiones eficazmente.

La selección de los indicadores de desempeño y de los métodos de seguimiento apropiados es crítica para la medición y el análisis eficaces de una organización. Los pasos generales para utilizar indicadores de desempeño son los siguientes:

1. Identificar los procesos de la organización
2. Seleccionar indicadores de desempeño y de los métodos de seguimiento para los procesos
3. Medir, analizar y evaluar el desempeño
4. Mejorar los procesos

En cuanto a la recopilación de la información relacionada con los indicadores de desempeño, los métodos utilizados deberían ser viables y apropiados para la organización, como por ejemplo:

• Evaluación del riesgo de los procesos, los productos y los servicios
• Seguimiento y registro de las variables del proceso y las características del producto y servicio
• Entrevistas, cuestionarios y encuestas sobre la satisfacción de las partes interesadas
• Revisiones del desempeño, incluido el de los proveedores externos

INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO (KEY PERFORMANCE INDICATORS, KPIs)

Los factores que están bajo el control de la organización y que son críticos para su éxito sostenido deberían estar sujetos a mediciones e identificarse como Indicadores Clave de Desempeño, también conocidos como KPIs- Key Performance Indicators, y que constituyen el subconjunto de los indicadores más relevantes que se manejan en la organización, por lo general asociados al cumplimiento de los Objetivos de la empresa, relacionados con los procesos clave, y que forman parte del Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard) que guía a la Dirección en la toma de decisiones estratégicas.

Las normas ISO para sistemas de gestión, como la 9001, 14001, 45001 ó 50001, hacen referencia a la evaluación del desempeño pero sin utilizar el término Indicador Clave de Desempeño o Key Performance Indicators (KPI). Por ejemplo, para el caso de ISO 9001:2015, únicamente se utiliza el término «Indicadores del Desempeño» en la sección 4.4.1, donde se especifican los requisitos para Sistema de gestión de la calidad y sus procesos.

En este contexto es aplicable entonces la siguiente definición habitualmente adoptada:

Indicador Clave de Desempeño: Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de la organización, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos.

Puede decirse en forma sintética que los indicadores de desempeño son medidas que describen cuán bien se están desarrollando los objetivos de una organización, brindando información relacionada a éstos, como costos, riesgos, nivel de calidad, etc.

De este modo, a fin de que los KPIs resulten de utilidad para la organización, éstos deberían cumplir con las siguientes características:

• Coherentes con la estrategia y los objetivos de la organización
• Determinarse a través del propietario del proceso correspondiente, conjuntamente con la Dirección
• Precisos y fiables, para permitir a la organización establecer objetivos medibles, realizar el seguimiento y predecir tendencias y tomar acciones de mejora e innovaciones cuando sea necesario
• Seleccionarse como base para tomar decisiones estratégicas y operacionales
• Desplegarse adecuadamente como indicadores de desempeño en las funciones y los niveles pertinentes de la organización, para apoyar el logro de los objetivos de alto nivel
• Apropiados a la naturaleza y al tamaño de la organización, sus productos y servicios, procesos y actividades
• Cuantificables, evitar aquellos indicadores cuya valoración dependa de una apreciación subjetiva (ej.:»nivel de satisfacción: alto, medio o bajo»).
• Reproducibles, de forma tal que cualquier persona que calcule el valor de un indicador en un determinado momento, obtenga los mismos resultados.

KPIs – Indicadores Clave de Desempeño

¿POR QUÉ UTILIZAR KPIs?

Los Indicadores Clave de Desempeño – KPIs brindan a las empresas una herramienta fundamental de medición. Son métricas cuantificables que reflejan el desempeño de una organización en el contexto de lograr sus metas y objetivos más amplios. Los KPIs ayudan a las empresas a implementar estrategias vinculando varios niveles de una organización (unidades de negocio, departamentos e individuos) con objetivos y puntos de referencia claramente definidos.

El impacto de los asuntos clave de los sistemas de gestión en el desempeño del negocio está aumentando y continuará haciéndolo. Por ejemplo, la mala gestión de la energía, de los recursos naturales, de la satisfacción de clientes, o de riesgos a la salud del personal puede afectar el rendimiento general de una organización.

Así, si no se planifica un futuro en el que los factores clave puedan ser significativos para la toma de decisiones, se puede arriesgar el valor a largo plazo y el futuro de un negocio.

También, los KPIs son importantes debido a que se centran en medidas «clave», es decir, las más importantes para la comprensión de una empresa y mitigan la necesidad de informes extensos sobre una amplia gama de medidas, muchas de las cuales pueden ser menos relevantes.

Entonces, al seleccionar los KPIs, la organización debería considerar información específica relativa a los riesgos y a las oportunidades, asegurándose además de que los KPIs proporcionen información para implementar los planes de acción cuando el desempeño no logre los objetivos, o para mejorar e innovar la eficiencia y la eficacia del proceso.

Dicha información debería tener en cuenta elementos tales como:

• Las necesidades y expectativas de las partes interesadas
• La importancia de los productos y servicios individuales para la organización
• La eficacia y eficiencia de los procesos
• El uso eficaz y eficiente de los recursos
• El rendimiento financiero
• El cumplimiento con los requisitos externos aplicables

CONCEPTOS ASOCIADOS A KPIs

Entre los conceptos asociados a los KPIs, se encuentran los siguientes términos:

• Valores de referencia: sobre la base de información relacionada con el proceso a evaluar, se deben definir valores de referencia para el indicador, de forma tal de poder compararlos con el resultado obtenido y así determinar si éste es satisfactorio o no para la organización.
• Histórico de datos: la primera referencia a utilizar para analizar un Indicador, son los resultados obtenidos en las últimas mediciones realizadas.
• Meta: se trata del valor que se pretende alcanzar en un periodo o momento determinado. Está asociado a un objetivo del Sistema de Gestión, y dispone de un Plan de Acción con tareas que permitan alcanzarlo.
• Hitos de cumplimiento: En ocasiones, cuando se fija un periodo amplio para alcanzar la Meta, se determinan puntos intermedios de chequeo que ayuden a garantizar que el proceso está mejorando correctamente.

TIPOS DE INDICADORES DEL DESEMPEÑO

Entre los tipos de indicadores del desempeño de los procesos habitualmente utilizados, se pueden mencionar a los siguientes indicadores de:

• Eficiencia: permiten conocer la relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados
• Eficacia: permiten conocer la relación entre los resultados obtenidos y los resultados deseados
• Capacidad: establecen la relación entre la cantidad que se puede producir y el tiempo para que esto ocurra
• Productividad: definen la relación entre las salidas generadas por un trabajo y los recursos utilizados para ello
• Calidad: establecen la relación entre el total de las salidas (todo lo que se produjo) y las salidas apropiadas para uso, es decir, sin defectos o inconformidades
• Rentabilidad: definen la relación entre la ganancia y la inversión realizada en la empresa
• Competitividad: establecen la relación de la empresa con respecto a la competencia
• Valor: definen la relación entre el valor percibido cuando se recibe algo (un producto o servicio) y los recursos efectivamente insumidos para obtener lo que se recibió

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PASOS BÁSICOS PARA CONSTRUIR INDICADORES

El proceso de construcción de indicadores de desempeño puede llevarse adelante a través de 10 pasos básicos:

1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición, como las políticas de gestión, objetivos, misión, o visión, etc.
2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir, a fin de enfocar los esfuerzos de medición en los factores relevantes, ámbitos y
   dimensiones de desempeño a medir en función de las definiciones estratégicas ya establecidas.
3. Formular el indicador y describir la fórmula de cálculo. El nombre para el indicador debe resultar lo más ilustrativo posible de lo que se quiere medir, y la fórmula debe describirse de manera clara, que permita informar sobre los parámetros o variables que se están midiendo.
4. Validar los indicadores aplicando criterios técnicos. Cada indicador propuesto debe ser validado técnicamente, según criterios tales como relevancia, pertinencia, costo razonable, confiabilidad, independencia, etc.
5. Recopilar los datos necesarios para aplicar la fórmula de cálculo. Verificar la disponibilidad de la fuentes de información a utilizar, como información contable, estadísticas de producción, encuestas, estudios especiales, benchmarking, etc.
6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición. Las Metas constituyen la expresión concreta y cuantificable de los logros que se planea alcanzar alcanzar en un periodo de tiempo con relación a los objetivos previamente definidos.
7. Identificar la fuente de los datos o medios de verificación con la finalidad de brindar confiabilidad a las mediciones.
8. Establecer supuestos, o situaciones del contexto de la organización que impliquen aspectos no controlables por la organización que tengan la capacidad de influir en su desempeño. Deben ser muy concretas, como por ejemplo la situación macroeconómica del país.
9. Evaluar los resultados obtenidos. Esta evaluación debe incluir comparar valor del indicador al final del periodo y meta establecida, establecer No cumplimientos y Sobrecumplimientos, analizar las causas de los resultados, proponer recomendaciones para corregir las desviaciones, establecer compromisos para implementar las recomendaciones, definir un programa de seguimiento de compromisos, etc.
10. Comunicar e Informar el desempeño logrado a las partes interesadas pertinentes.

DIFICULTADES EN LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE DESEMPEÑO

Entre las dificultades que más habitualmente se encuentran en la construcción de indicadores de desempeño, se pueden mencionar a las siguientes:

• Débil formulación de los objetivos estratégicos y de la metas.
• No se define claramente quién se hace cargo de generarlos
• Falta de claridad sobre cómo ponderar los resultados
• No se establece cómo medir aquello que depende de condiciones externas, o que depende del largo plazo, etc.
• Los datos necesarios no están disponibles
• No se cuenta con una unidad a cargo de la generación de la información
• Pocas capacidades técnicas, recursos para desarrollos y débil compromiso de la Dirección
• El ejercicio se torna una carga burocrática para los funcionarios que no vislumbran su utilidad
• Tendencia a medirlo todo, que genera gran confusión

KPIs – Indicadores Clave de Desempeño

PRESENTACIÓN DE INDICADORES

Una vez elaborados y puestos en funcionamiento los indicadores de desempeño, la etapa que continúa es la presentación de los resultados obtenidos a partes interesadas: directores, gerentes, personal en general involucrado en los procesos medidos, etc.

Esta presentación es casi tan importante como la medición misma, ya que de su adecuada comprensión depende la toma de decisiones más adecuadas para la organización.

Así, es recomendable tener en consideración una serie de principios para la presentación de informes, ya que independientemente del marco que utilice una empresa, existen algunos principios comunes que, si se siguen, pueden garantizar a una empresa y a sus partes interesadas que se han seguido los procesos y procedimientos adecuados.

Esta información puede incluirse en la parte narrativa de un informe, para agregar contexto a los KPI cuantitativos.

Estos Principios son los siguientes:

Principio 1 – Transparencia

La transparencia es esencial para producir un informe creíble. Los procesos, sistemas y procedimientos internos son tan importantes como los datos cuantitativos, es decir, el valor de los datos cuantitativos mejorará enormemente si se acompaña de una descripción de cómo y por qué los datos se recogen.

Principio 2 – Responsabilidad

Una empresa puede ser responsable ante una variedad de personas diferentes por su comportamiento. En un sentido financiero, los directores son en última instancia responsables ante los propietarios de la empresa. Las cuestiones particulares que podrían ser relevantes para este principio son:

• La definición, nivel y naturaleza de la participación de las partes interesadas
• La existencia y calidad de una declaración de garantía de un tercero
• La existencia y el éxito de una estrategia de comunicación
• La medida en que la información se identifica específicamente y se adapta a las necesidades de los inversores institucionales

Principio 3 – Credibilidad

Es esencial que cualquier informe se coloque en contexto, para vincular los impactos específicos y la comprensión de la empresa con respecto al contexto en el que se desempeña.

Los KPI deben expresarse en términos absolutos que cubran todo el negocio para cada período de presentación de informes (más comúnmente anualmente), y también relacionados con un factor de normalización.

Bibliografía:

• Indicadores para Salud y Seguridad Ocupacional – Blog Calidad & Gestion (2013)
• Indicadores de Gestion Ambiental – Blog Calidad & Gestion (2012)
• Norma ISO 9004:2018 – Quality management. Quality of an organization. Guidance to achieve sustained (2018)

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¿CÓMO GESTIONAR EL CUADRO DE MANDO DE LA ORGANIZACIÓN?

Con una herramienta adecuada, es posible administrar los indicadores de gestión o KPI’s de forma automática y en línea, alimentar las mediciones, visualizarlas, elaborar informes y exportarlos o compartirlos, y generar planes de mejora a partir de las mediciones. Todo en minutos y con pocos clics.

Para aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos establecidos, muchas organizaciones recurren al uso de software, que permita monitorear de manera automática las tareas, las actividades y el desempeño de los procesos, verificar el cumplimiento de indicadores, implementar campañas corporativas, administrar toda la información y documentación y poner en marcha planes de mejora para generar valor y conocimiento en toda la organización.

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REVISIÓN ENERGÉTICA – ISO 50001:2018

La implementación eficaz de la Norma ISO 50001:2018 proporciona un enfoque sistemático para la mejora del desempeño energético que puede transformar la manera en la que las organizaciones gestionan la energía, ya que al integrar la gestión de la energía a la práctica del negocio, las organizaciones pueden establecer un proceso de mejora continua del desempeño energético, y resultar así más competitivas.

Este estándar para Gestión de la Energía es aplicable a cualquier organización, sin importar su tipo, tamaño, complejidad, ubicación geográfica, cultura organizacional, o los productos y servicios que suministra, y sin importar la cantidad, uso o tipos de energía que consuma.

Norma ISO 50001:2018 – Revisión Energética

En este contexto, el proceso de Revisión Energética resulta un aspecto clave para alcanzar la implementación eficaz de ISO 50001, y cuya definición es la siguiente:

Revisión Energética:
Análisis de la eficiencia energética, el uso de la energía, y el consumo de energía, con base en los datos y otra información, orientada a la identificación de los usos significativos de la energía (USEs) y de las oportunidades de mejora del desempeño energético

La Revisión Energética, mediante la identificación de los tipos de energía y de evaluación del uso y consumo energético, llevan a que la organización determine las áreas de uso significativo de energía y que identifique las oportunidades de mejora del desempeño energético.

Al determinar sus USEs, la organización define los criterios del consumo sustancial energético y/o el potencial considerable para la mejora del desempeño energético.

Estos USEs se pueden definir, de acuerdo con las necesidades de la organización, en instalaciones (depósito, fábrica, oficina, etc.), procesos o sistemas (iluminación, vapor, transporte, motores, etc.), o equipos (inyectoras, calderas, compresores, etc.).

Una vez que han sido identificados, la gestión y el control de los USEs constituye una parte integral del SGEn.

ANÁLISIS DE LOS USOS Y CONSUMOS DE ENERGÍA

El primer paso de la revisión energética consiste en identificar las fuentes de energía utilizadas por la organización dentro de los límites y alcances definidos para el SGEn.

Las fuentes de energía pueden ser variadas, incluyendo combustibles, electricidad, vapor, calor, aire comprimido, entre otros.

Es posible que existan fuentes de energía, tales como el aire comprimido, vapor y calor, que no sean consideradas como tal por la organización, debido a que generalmente son generadas por la misma organización. Sin embargo, para una eficaz gestión energética, es muy relevante tomar en consideración estas fuentes de energía secundaria. Además, el uso eficiente de este tipo de energía puede dejar capacidad para reemplazar otro tipo de consumo de energía.

Una vez identificadas las fuentes de energía, se procede a recopilar datos de consumo de cada fuente de energía y de los usos de ellas.

El método de medición y manejo de estos datos depende de la empresa, su tamaño y de la importancia relativa, en términos de costos, del
consumo energético y de los usos asociados a éste.

Debido a que la organización debe mantener los métodos y criterios utilizados, así como los resultados obtenidos, como información documentada, es una práctica recomendable que se formule un procedimiento formal para la adquisición, registro y almacenamiento de los datos de consumo energético.

Norma ISO 50001:2018 – Revisión Energética

Este análisis puede ser extendido a las variables que afectan el desempeño energético. Este procedimiento incluye un listado de los datos requeridos, su localización, las personas o fuentes de mantenimiento de los datos, frecuencia de adquisición de los datos desde la fuente, lugar de almacenamiento de los datos y forma de registro.

La evaluación de los usos y consumos de energía consiste en desagregar el consumo de energía en cada uno de los usos de energía. Para esto es importante conocer y comprender en detalle los sistemas energéticos de la organización.

Para esta evaluación se debe tomar en consideración lo siguiente:

• Obtener diagramas de flujo y listados de equipos.
• Agrupar los equipos y procesos en forma lógica.
• Obtener datos de diseño de los equipos, como por ejemplo, de la placa de los motores, horas de operación y factores de carga, etc.

Dado que en la organización pueden existir varias fuentes de energía, es posible realizar evaluación por cada tipo, o bien, en forma consolidada, requiriendo para eso transformarlas a una unidad común de energía, evitando sumar fuentes de energía primarias (diésel, gas natural, etc.) con fuentes secundarias, puesto que se puede caer en una doble contabilización y errores de interpretación.

IDENTIFICACIÓN DE LOS USOS SIGNIFICATIVOS DE ENERGÍA

Norma ISO 50001:2018 – Revisión Energética

Los usos significativos de energía, tal como ya se ha dicho, aquellos que tienen un consumo sustancial de energía y/o que ofrecen un alto potencial de mejora en el desempeño, son los puntos en los que la organización debe enfocar su gestión de la energía.

En el contexto de la implementación de la norma ISO 50001 es la propia organización la que determina el criterio para definir qué uso es
significativo.

El objetivo de esta etapa es identificar patrones y tendencias globales en el uso y el consumo de todas las fuentes de energía utilizadas por la organización, lo que posibilita comprender los siguientes aspectos:

• Cómo ha sido y cómo es actualmente el desempeño energético,
• Estimar comportamientos futuros,
• Establecer diferencias con los valores reales, y decidir hasta qué punto sus variaciones son aceptables.
• Establecer las áreas de mayor consumo y de algunos potenciales de mejora.

El cumplimiento de ese objetivo depende en gran medida de la calidad de los datos a los que la organización tenga acceso, pues ello definirá el tipo de análisis que se puede realizar. De cualquier modo, estos datos deben, inicialmente, permitir describir de manera general la situación pasada y presente del sistema energético de la organización.

Es recomendable que los datos abarquen al menos un período dos años de operación, y que éstos estén normalizados, para de esta manera subsanar posibles errores en las mediciones, así como tener en cuenta la influencia de factores relevantes, tales como el nivel de producción o la temperatura ambiente, en el desempeño energético.

Entre las posibles herramientas a utilizar para gestionar y normalizar los datos recopilados se encuentran:

• Listas, tablas, gráficas, hojas de cálculo en general
• Filtrado de datos (filtrado de outliers)
• Técnica de la Producción Equivalente
• Técnica de Horas-Grado (o grados-día)
• Diagrama de Pareto
• Gráfico de consumo de energía y producción en el tiempo
• Análisis de regresión
• Análisis CUSUM.

El uso de la energía está presente prácticamente en toda la organización, sin embargo, como regla general, hay un número reducido de equipos en los que se concentra la mayor parte del consumo total de energía.

En los términos y definiciones de ISO 50001 se define el concepto de “Uso significativo de energía”, como sigue:

Uso significativo de la energía (USE):
Uso de la energía que representa un consumo de energía sustancial y/o que ofrece un potencial considerable para la mejora del desempeño energético.
Nota 1 a la entrada: El criterio de significación es determinado por la organización.
Nota 2 a la entrada: Los USEs pueden ser instalaciones, sistemas, procesos o equipos.

A partir del análisis sobre el uso y el consumo de la energía en la organización es preciso determinar las instalaciones, equipamiento, sistemas, procesos y personal que afectan significativamente al uso y al consumo de la energía.

Si un uso de energía se identifica como significativo, ello implica que éste recibirá una atención especial dentro del SGEn. Por tanto, el objetivo de este requisito es que la organización pueda focalizar los recursos disponibles para el SGEn, en mejorar y mantener un óptimo desempeño de un pequeño grupo de sistemas críticos.

Para estos USEs se establecerán objetivos, metas y planes de acción, se asegurará la motivación, capacitación y entrenamiento del personal clave en ellos, se tomarán acciones para su efectiva operación y mantenimiento, y se efectuará el monitoreo, medición y análisis de sus indicadores de desempeño energético.

También se realizará una estimación del uso y consumo futuros para dichos usos significativos de energía.

La determinación de los USEs requiere un conocimiento profundo de los sistemas energéticos y de los procesos productivos de la organización, así como disponer de datos completos y confiables.

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IDENTIFICACIÓN, PRIORIZACIÓN Y REGISTRO DE OM EN EL DESEMPEÑO ENERGÉTICO

Norma ISO 50001:2018 – Revisión Energética

La sistemática identificación y priorización de las oportunidades de mejora en el desempeño energético, en el marco de la revisión energética, representa uno de los aspectos más relevantes del sistema de gestión de la energía, y que debe recibir el apoyo de la alta dirección.

Deben revisarse las prácticas operacionales para determinar cómo mejorarlas, así como los aspectos tecnológicos para identificar oportunidades de mejora a través de inversiones en remodelaciones o introducción de nuevos equipos y tecnologías.

Las oportunidades de mejora no solo se limitan a aspectos técnicos, también deben incluir temas estructurales y organizacionales relacionados con el uso y el consumo de la energía, revisión de las tarifas y las contrataciones de los servicios de energía.

Un concepto básico al identificar oportunidades de mejora es que el mejor lugar para iniciar la búsqueda es dónde la energía cuesta más, es decir, en el punto de uso final. Con acciones en los puntos de uso el ahorro es más significativo.

Así, lo primero sería comprobar que el uso final tenga utilidad, luego buscar las oportunidades para minimizar la energía requerida en ese punto de uso, y finalmente identificar oportunidades para reducir las pérdidas en la cadena de transformaciones energéticas desde la entrada
hasta el punto de uso final.

En términos generales, existen diversas vías para la identificación de oportunidades de mejora en el desempeño energético, como por ejemplo:

• Ideas de miembros de la organización: los operarios y otros miembros de la compañía son especialistas en los procesos que manejan y conocen diferentes experiencias de la industria, por lo que generalmente tienen ideas de oportunidades de mejora en el desempeño energético. Lo importante es generar las vías para que estas ideas sean canalizadas, para lo que se pueden realizar talleres de identificación de ideas o bien, establecer canales de comunicación para que los empleados puedan plasmar sus sugerencias.
• Estándares de equipamiento: existen estándares o etiquetados de equipos relacionados al desempeño energético, como por ejemplo el de motores. Es importante estar al tanto de este tipo de estándares de equipamiento.
• Benchmarking: es cada vez más común que las autoridades locales de diversos países y agrupaciones internacionales realicen experiencias de análisis de desempeño energético en diversos sectores e industrias, así como estudios de mejores prácticas y mejores tecnologías disponibles.

Una vez que se ha generado una lista con todas las posibles oportunidades de mejora identificadas, es necesario priorizarlas, según lo establece la Norma, para enfocarse en las que ofrezcan mayores beneficios, de acuerdo a los criterios que establezca la organización.

El método utilizado para realizar la priorización de las oportunidades de mejora en el desempeño energético depende de cada organización, y debe ser una actividad sistemática e implementada de forma permanente.

Es recomendable que en la elaboración de la metodología participen personas de distintos niveles y áreas de la organización (ingeniería, mantenimiento, finanzas, procesos, etc.) de forma tal que estén incorporados los diferentes aspectos relacionados al desempeño energético.

Algunos criterios a utilizar para la priorización de las oportunidades pueden ser :

• Nivel de ahorro energético previsto (y de sus costos asociados)
• Inversión inicial
• Retorno de la inversión y otros criterios económicos usados por la organización
• Facilidad de implementación
• Periodo de implementación
• Impacto en la productividad
• Impacto en el mantenimiento
• Reducción de emisiones de gases de efecto invernadero

PREPARACIÓN PARA LA REVISIÓN ENERGÉTICA

Como premisas indispensables y fase de preparación antes de realizar la Revisión Energética se encuentran las siguientes:

• Selección y conformación de los equipos de trabajo que ejecutarán la Revisión Energética y designación de un responsable.
• Familiarización y comprensión por parte del equipo de trabajo que ejecutará la Revisión Energética con la estructura organizativa, funciones, actividades, procesos fundamentales y auxiliares y características de la organización; así como las interrelaciones de la misma con el uso y consumo de la energía.
• Recopilación por parte del equipo de trabajo de toda la información general disponible sobre las características de la entidad, las  edificaciones e instalaciones que la componen, sus parámetros técnicos y económicos fundamentales, su estructura organizativa, procesos, operaciones y actividades fundamentales y auxiliares, funciones y cualquier otra información disponible para su completa caracterización.

Durante esta fase se recopilará y se revisará toda la información que ya exista en la entidad y que pueda ser útil, no sólo a los efectos de establecer la situación con respecto al uso y consumo de la energía, sino para la implantación futura del sistema de gestión.

Ejemplos de información sobre gestión de la energía a recopilar:

• Información básica y general de la organización
• Datos que se dispongan sobre la gestión energética en la organización
• Organigrama y/o estructura de responsabilidades de la entidad
• Mapa de procesos e información relacionada
• Informes de auditorías previas u otros eventos de organismos competentes relacionados con el uso y consumo de la energía.
• Procedimientos u otra documentación competentes relacionados con el uso y consumo de la energía que esté en funcionamiento en la organización.
• Registros de consumo de recursos energéticos y materiales vinculados con el uso y consumo de la energía, para uso de la organización o de interés de organismos de control.
• Planos generales y esquemas de flujos tecnológicos y de producción.
• Información histórica sobre incidentes o accidentes vinculados con el uso y consumo de la energía.

RESULTADOS DE LA REVISIÓN ENERGÉTICA

Una vez elaborada la revisión energética de la organización, entre los resultados esperados de la misma se encuentran:

• Definición de tendencias en el uso y consumo de la energía
• Estimaciones de uso y consumo futuro de la energía
• Oportunidades de mejoras del desempeño energético
• Usos significativos de la energía (USEs)
• Línea de base energética (LBEn)
• Indicadores de desempeño energético (IDEns)
• Objetivos, Metas
• Planes de acción de GE
• Plan de ahorro energético

SGEn EFECTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN – ISO 50001

Con la finalidad de que el Sistema de Gestión de la Energía SEGEn, implementado de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO 50001 sea efectivo para la organización, se deben tomar en consideración los siguientes aspectos:

• El compromiso de la alta dirección es clave para que el SGEn sea efectivo y exitoso.
• Mantener a todo el personal informado de lo que se está implementando.
• Asegurar el trabajo en equipo dentro de la organización, para el beneficio de los clientes, la propia organización, y otras partes interesadas.
• Efectuar una revisión de los sistemas, las políticas, los procedimientos y los procesos vinculados con la gestión de la energía.
• Mantener un permanente contacto con clientes, proveedores, y otras partes interesadas. Es posible que puedan sugerir mejoras.
• Establecer objetivos claros y una adecuada planificación.
• Hacer visibles los datos de uso y consumo de la energía.
• Garantizar la coherencia de los datos energéticos en los diferentes niveles de organización.
• El Plan Estratégico de Energía debe ser parte de la cultura de una organización y apoyarse desde los altos ejecutivos hasta el personal de operaciones.

Bibliografía:

• ISO 50001:2018 – Energy management systems – Requirements with guidance for use

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¿CÓMO IMPLEMENTAR UN SGEn ISO 50001 Y REDUCIR COSTOS EN LA ORGANIZACIÓN?

La implementación de un Sistema de Gestión de la Energía – SGEn  ISO 50001 implica para la organización establecer un enfoque sistemático hacia la eficiencia energética, que genera de manera directa y demostrable una disminución de costos asociados a sus usos de energía.

Un modelo adecuado de Gestión de la Energía debe tener la capacidad de  apoyar la cultura de mejora del desempeño energético, la cual depende del compromiso de todos los niveles de la organización, en especial por parte de la alta dirección, y en muchos casos implica cambios culturales dentro de la organización.

El objetivo de este cambio cultural es permitir a las organizaciones establecer los sistemas y procesos para mejorar continuamente el desempeño energético, incluyendo la eficiencia energética, el uso y el consumo de energía.

GESTIÓN DE LA ENERGÍA – RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR ISO 50001

A través de nuestra experiencia, en Calidad & Gestión hemos recopilado una serie de recomendaciones para implementar un SGEn según los requisitos de la Norma ISO 50001, y que ahora ponemos a disposición de nuestros lectores.

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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.

Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).

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