INNOVACION Y MEJORA CONTINUA
Cuando se habla de innovación, muchas veces se lo hace con un enfoque parcial, que termina asociándola únicamente a los cambios tecnológicos. Pero la innovación no es sólo tecnológica, y ni siquiera requiere obligadamente de cambios permanentes. Geoffrey Nicholson, de la corporación 3M, define a la Innovación como la forma de «transformar conocimiento en dinero».
Así, tal como sostiene Nicholson, para poder innovar es necesario utilizar el conocimiento a fin de identificar qué aspecto se podría cambiar, y qué otro no cambiar si funciona bien.
En este sentido, la norma ISO 9001 permite gestionar la innovación mediante los requisitos de Medición, análisis y mejora, cuya orientación general favorece que las organizaciones generen datos de las mediciones que resulten relevantes para la toma de decisiones basadas en hechos, tales como la medición y evaluación de:
- Sus productos,
- La capacidad de sus procesos,
- El logro de sus objetivos, y
- La satisfacción del cliente y de otras partes interesadas.
Al desarrollar adecuadamente estas actividades de medición y análisis, las organizaciones obtienen el conocimiento necesario sobre sí mismas como para identificar qué mejorar, y al mismo tiempo definir cómo pueden hacerlo.
También es conveniente considerar las reacciones que muchas veces se generan producto de la toma de las decisiones necesarias para la mejora del desempeño. Al respecto, Albert O. Hirschmann, (economista alemán, profesor en
Berkeley, Yale, Columbia, Harvard y Princeton) menciona que estas reacciones pueden contener:
- Perversidad, «Esto no sirve para nada»
- Futilidad, «Es inútil»
- Contradicción, «Esto va contra nuestra forma habitual de trabajar»
IMPLEMENTAR LA MEJORA CONTINUA Y GESTIONAR LA INNOVACION
MEJORA CONTINUA – INNOVACIONPodemos definir la Mejora Continua como una herramienta estratégica que plantea el proceso de producción como una situación de trabajo de mejora progresiva. Este planteamiento implica que, aún teniendo éxito, el trabajo siempre se orienta hacia la mejora, de modo que la empresa, en cualquier situación (buena o mala) debe seguir esforzándose para perfeccionar los procesos.
De este modo, resulta fundamental el papel de la dirección en la utilización de esta herramienta, que es el de inculcar la idea de que por muy bien que vayan las cosas, éstas todavía pueden mejorar más y, a la vez, hacer ver a los empleados que la empresa está donde está gracias a su esfuerzo.
Si bien siempre ha sido necesario aplicar la Mejora Continua, en la actualidad los cambios son más rápidos y profundos, razón por la cual la falta de mejora implica una importante pérdida de competitividad, por lo que las empresas se ven obligadas a revisar y renovar continuamente sus procesos.
La Mejora Continua connlleva que todos los miembros de la empresa se impliquen en una estrategia destinada a mejorar de manera sistemática los niveles de calidad y productividad, reduciendo los costes y tiempos de respuesta y mejorando los índices de satisfacción de los clientes, para de esta forma mejorar los rendimientos. Además, cuenta con la ventaja de ser una herramienta aplicable a cualquier tipo de empresa.
A continuación se describen las fases a seguir para implementar la Mejora Continua de forma genérica. Resulta conveniente tener en cuenta que en todas estas fases la comunicación interpersonal constituye un elemento clave:
1. Análisis del proceso
El primer paso a seguir consiste en el análisis de los procesos que se llevan a cabo en la empresa. A continuación, se elige el proceso más adecuado de mejora, de forma que se produzca un impacto sobre los objetivos de la empresa. Es necesario en esta fase definir los objetivos de la mejora, a través de indicadores que permitan identificar la necesidad y orienten al equipo de trabajo.
2. Evaluación del proceso.
Es importante elegir una oportunidad de mejora y centrarse específicamente en los problemas concretos del proceso en cuestión.
3. Análisis.
En esta fase se trata de identificar y analizar minuciosamente las causas fundamentales de los problemas reconocidos en la fase anterior.
4. Puesta en marcha.
Una vez identificados los problemas y sus causas, el siguiente paso consiste en la planificación y la puesta en práctica de las acciones que permitan subsanar dichos problemas. La planificación de la acción debe encaminarse hacia la caracterización de los recursos necesarios, buscando la efectividad y la economía.
5. Evaluación de los resultados.
Se trata de confirmar la efectividad de las acciones y verificar si se han cumplido los objetivos propuestos. Asimismo, se deben investigar las causas de la efectividad o no efectividad de las acciones que se han llevado a cabo y, en caso negativo, buscar nuevas soluciones con la consiguiente verificación de su ejecución.
6. Normalizar la solución.
Los resultados positivos obtenidos deben ser integrados en la organización de forma que las mejoras sean una parte más de las funciones diarias. Una estrategia útil para difundir esta filosofía empresarial es implantar un sistema de control que resuma el proceso, las tareas implicadas y los esfuerzos y objetivos de mejora, de manera que lo aprendido se aplique en los sucesivos planes.
7. Plantear el futuro.
Esta última fase implica plantearse qué hacer con los problemas para los que todavía no se ha encontrado una solución y evaluar la efectividad del equipo de trabajo. De esta forma, esta estrategia plantea la posibilidad de que sea el propio equipo de trabajo que ha llevado a cabo el proceso el que evalúe su efectividad.
TORMENTA DE IDEAS PARA LA MEJORA Y LA INNOVACION
TORMENTA DE IDEASLa Tormenta de Ideas es una herramienta utilizada para posibilitar la generación de un elevado número de ideas por parte de un grupo y la presentación ordenada de estas. Este método de creación de ideas en grupo se utiliza mucho para la identificación de problemas, así como para buscar soluciones alternativas o facilitar oportunidades de mejora. Es una forma sencilla de estimular el pensamiento creativo.
La Tormenta de Ideas es útil para cualquier tipo de empresa cuando se necesita liberar la creatividad de los equipos de trabajo, generar un número extenso de ideas o concebir oportunidades para mejorar.
También puede servir de ayuda cuando es necesario definir el proyecto o problema sobre el que se quiere trabajar, cuando hay que diagnosticar algún problema, cuando es necesario reconducir un proyecto o cuando hay que identificar la resistencia potencial de las soluciones ya propuestas.
A continuación se describen los pasos a seguir antes de iniciar una Tormenta de Ideas:
a) Formación del grupo.
Normalmente se consideran grupos ya formados, como pueden ser los equipos de trabajo. No obstante, en caso de tener que formar un nuevo grupo, es aconsejable seleccionar a personas creativas y mantener el tamaño del grupo entre 5 y 8 personas, así como invitar a una persona ajena a la cuestión para ampliar la perspectiva.
b) Introducción.
En primer lugar se presenta de forma sencilla el tema que se va a discutir y el procedimiento a seguir y los motivos por los cuales es necesario abordar dicho tema.
c) Preparación.
En esta fase se trata de hacer un “ensayo” durante 5 ó 10 minutos, introduciendo un tema neutral para que la gente se anime a iniciar la sesión.
d) Tormenta de ideas.
Este es el paso central y más creativo de esta herramienta de gestión de la innovación. La duración aproximada oscila entre 20 y 30 minutos. No obstante, resulta útil fijar una hora de terminación y seguir unos cinco minutos más. Hay que conducir al grupo a generar tantas ideas como sea posible y es importante parar la sesión cuando todavía se están generando ideas, sin forzar la situación. Durante la sesión alguien debe encargarse de transcribir todas las ideas que vayan surgiendo.
e) Procesamiento de las ideas.
En esta etapa se lleva a cabo un repaso de todas las ideas que hayan surgido para asegurar que todo el mundo las entiende. Las ideas análogas deben agruparse y combinarse. El siguiente paso es llegar a un acuerdo acerca delos criterios de evaluación.
f) Consenso.
En caso de que sea necesario, se debe realizar una votación para obtener las diez ideas a considerar. A continuación se votarán cinco ideas y se conformarán los resultados para ratificar la conclusión apoyada por la mayoría del grupo.
REGLAS BÁSICAS PARA UNA TORMENTA DE IDEAS
INNOVACION – TORMENTA DE IDEASPara llevar a cabo una Tormenta de Ideas resulta imprescindible seguir una serie de reglas básicas. Las seis reglas más importantes son:
1) Una vez planteado el problema, asunto u objetivo, los participantes proponen libremente ideas sin que el resto las evalúe, critique o descalifique.
2) Todas las ideas se anotan a la vista.
3) Está permitido usar una idea de otro como inspiración para las propias, agregando o modificando algo.
4) Pasado un cierto tiempo (que se estipula antes de empezar), finaliza la etapa de creación y se analizan las ideas con actitud racional y crítica a fin de elegir las que nos parecen viables. Luego, se las selecciona y se traza un plan de acción.
5) Valorar la valentía, cuanto más atrevida sea una idea mejor.
6) Apoyar las ideas, combinarlas y mejorarlas.
La principal ventaja de esta herramienta innovadora radica en su capacidad para estimular la creatividad. Asimismo, permite la implicación y participación de todos los miembros de la empresa, lo que también supone un aliciente para la motivación.
¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?
Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.
Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.
La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.
Calidad & Gestión brinda el Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos con el objetivo de que tu organización pueda controlar el impacto de eventuales riesgos que pueden afectar a su organización, permitiendo administrar su incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son fácilmente visibles.
A través de nuestro Servicio de Consultoría de Gestión de Riesgos, obtendrás respuestas a preguntas tales como:
- ¿Cuáles riesgos pueden impedir el logro de la estrategia?
- ¿Cuáles riesgos pueden representar oportunidades?
- ¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de estos riesgos?
- ¿Qué tratamiento van a recibir?
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
Mediante nuestra página web puede acceder a una DEMO GRATUITA DE UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 que le permitirá evaluar una herramienta de gran utilidad para sistemas de gestión.
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