LOS DESAFÍOS DEL CONTROL DE PROVEEDORES
Los desafíos del control de proveedores en empresas medianas y grandes: Soluciones integrales para un control efectivo
El control de proveedores se ha convertido en una tarea crítica para las organizaciones, y presenta claros desafíos especialmente para empresas medianas y grandes.
Garantizar la calidad consistente de los productos o servicios, el cumplimiento de los plazos de entrega y la capacidad para cumplir los contratos son aspectos clave para mantener la excelencia operativa. Sin embargo, muchas empresas enfrentan retos significativos al intentar controlar y gestionar a sus proveedores de manera efectiva.
Entonces, qué es el control de proveedores? Este concepto se refiere a la implementación de medidas para regular la entrada y salida de bienes y servicios con respecto a las especificaciones cliente-proveedor con el fin de garantizar su cumplimiento.
Se hace referencia al seguimiento de las actividades de los proveedores de la empresa, para garantizar que las cláusulas y los contratos que éstos tienen con aquellas empresas a las que proveen estén siendo cumplidos.
Debe constituir un sistema tanto de control administrativo como operativo, facilitando el seguimiento y la evaluación de los proveedores. Contar con un método adecuado para el control de proveedores es de vital importancia, porque permite apreciar las posibles amenazas o riesgos que existen y así idear un plan de gestión y solución para darles el tratamiento adecuado.
Es posible que, de no contar con un control de proveedores apropiado a las necesidades de la empresa, se generen considerables pérdidas económicas, se produzca un daño a la reputación de la empresa, haya incumplimientos de requisitos legales o pérdida de competitividad en el mercado.
Entre los problemas que habitualmente se vinculan con un deficiente control de proveedores se encuentran los siguientes:
- La calidad inconsistente de productos o servicios: el proveedor no cumple con los requisitos y expectativas que se esperan de él. Aquí es tiene mucha importancia que la organización defina especificaciones claras y criterios de calidad a sus proveedores, para luego implementar programas de evaluación de proveedores.
- Incumplimiento de los plazos de entrega: para evitar este problema, se debe hacer foco en el establecimiento de plazos realistas y acuerdos contractuales claros, y realizar una evaluación de la capacidad y capacidad de respuesta de los proveedores.
- Falta de capacidad para cumplir los contratos: resulta fundamental evaluar de manera exhaustiva la capacidad financiera y operativa de los proveedores, incluso considerando el establecimiento de cláusulas de penalización por incumplimiento contractual. Es recomendable mantener una comunicación abierta y constante con los proveedores para resolver problemas y mitigar riesgos.
CONTROL DE PROVEEDORES SEGÚN ISO 9001
En el texto en inglés de ISO 9001:2015 se utiliza el término “provider” en reemplazo de “supplier” que se utilizaba en versiones anteriores, con el fin de que el control abarque no solo a los proveedores típicos de toda organización, sino que resulte extensivo también a los proveedores de procesos contratados externamente, e incluso a los proveedores de filiales corporativas de la misma organización.
De este modo es posible identificar a tres tipos de proveedores:
- Los proveedores externos que proporcionan productos y servicios a ser incorporados en los productos y servicios de la organización;
- Los proveedores externos de productos y servicios que sean suministrados directamente al cliente en nombre de la organización; y
- Los proveedores de procesos o parte de procesos que sean contratados externamente por decisión de la organización.
GESTIÓN DE RELACIONES CON LOS PROVEEDORES SEGÚN ISO 9001:2015
La Norma ISO 9001:2015 se basa en 7 principios de gestión de la calidad, siendo uno de ellos la gestión de las relaciones con las partes interesadas. Un claro ejemplo de parte interesada lo constituyen el conjunto de los proveedores de una organización, y resulta más claro aún que gestionar con éxito estas relaciones contribuye el éxito sostenido de toda la organización.
Es fácil comprender entonces que es esencial establecer una buena comunicación en toda la cadena de suministro de la empresa, ya que tendrá repercusión directa en el producto o servicio brindado al cliente y en la relación con los proveedores.
En este sentido, se destaca la vital importancia de la colaboración con los proveedores, estableciendo relaciones basadas en la confianza y la transparencia, incluso es recomendable compartir metas y objetivos estratégicos con los proveedores, y fomentar la comunicación y colaboración continua para mejorar la eficiencia y la calidad.
Desde luego que entre el conjunto de todos los proveedores de una organización existen grandes diferencias en cuanto a la relevancia que cada uno de ellos tiene para la propia organización, pues no inciden de igual manera en el producto o servicio final.
Por tanto es importante identificar las diferencias en cuanto al impacto que pueden tener en la organización.
CONTROL DE PROVEEDORES – PASOS A SEGUIR
Al seguir estos lineamientos, las organizaciones podrán asegurar el cumplimiento de los requisitos para los productos y servicios contratados externamente:
- Evaluación de proveedores: La evaluación de proveedores es el primer paso fundamental en el control efectivo. Se requiere establecer criterios de evaluación claros y objetivos, como la capacidad financiera, experiencia previa, certificaciones, entre otros.
- Establecimiento de criterios de selección y rendimiento: Una vez que los proveedores han sido evaluados, es esencial establecer criterios claros para su selección y rendimiento continuo. Es muy importante definir indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes, como el cumplimiento de plazos de entrega, calidad del producto/servicio y capacidad de respuesta. También es muy importante establecer acuerdos contractuales sólidos que reflejen los requisitos y expectativas de la organización.
- Auditorías regulares: Las auditorías periódicas a los proveedores son una herramienta efectiva para monitorear su desempeño y garantizar el cumplimiento de los requisitos. Es muy conveniente realizar auditorías planificadas, y definir cómo utilizar los resultados de estas auditorías para impulsar la mejora continua y la toma de decisiones informadas.
- Comunicación efectiva: La comunicación clara y abierta con los proveedores es esencial para un control efectivo. Se deben establecer canales de comunicación sólidos, mantener reuniones regulares y compartir información relevante para garantizar una colaboración mutua y un enfoque basado en la calidad.
- Monitoreo y reevaluación: El control de proveedores es un proceso continuo que requiere un monitoreo constante y una reevaluación periódica. Se debe establecer un sistema de seguimiento para supervisar el desempeño del proveedor a lo largo del tiempo y cómo reevaluar periódicamente a los proveedores para asegurarse de que sigan cumpliendo los requisitos y expectativas de la organización.
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Bibliografía:
Blog Calidad & Gestión AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTION – ISO 19011:2018
Blog Calidad & Gestión ISO 9001:2015. GESTIÓN DE PROVEEDORES
Blog Calidad & Gestión EL VALOR DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTION
Blog Calidad & Gestión PARTES INTERESADAS PERTINENTES – NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
DESCARGAR EN FORMATO PDF ARTÍCULOS SOBRE SISTEMAS DE GESTIÓN DE NORMAS ISO
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