PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE ISO 14001
La actual norma ISO 14001, en vigor desde 2004, está en proceso de revisión. Actualmente existe un borrador de norma ISO/DIS 14001 (Draft International Standard) en proceso de discusión e introducción de cambios pero que nos sirve para orientar sobre posibles futuros cambios.
Al estar en pleno proceso de discusión y participación, es bastante aventurado dar válidos los cambios actuales que se presentan, sin bien, hay líneas generales que parece que serán definitivas.
Se publicará en versión aprobada definitiva en septiembre de 2015, sin que se prevea hasta ahora ninguna demora al respecto.
Entre las novedades más destacadas se encuentra la introducción de conceptos más avanzados y ambiciosos para la gestión ambiental, como por ejemplo:
- Responsabilidad social corporativa
- Desarrollo sostenible
- Comportamiento ambiental demostrable
- Insistencia en el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
- Integración cono resto de normas ISO
- Toma de conciencia por el entorno en el que opera la organización
- Expectativas de las partes interesadas
- Gestión del riesgo
- Identificación de oportunidades
- Integración de la gestión ambiental en la estrategia de negocio
- Introducción de indicadores
- Comunicación externa proactiva
- Análisis de Ciclo de Vida
- Simplificación
- Transparencia
- Menos burocracia para ser más efectivos
- Menor costo de implantación
MATRIZ DE CORRELACIÓN DE ISO 14001:2004 A ISO 14001:2015
Con el fin de integrar mejor todas las normas y que se realice una mayor comprensión del enfoque a procesos se han reestructurado los capítulos de la norma en 10 bloques, donde los requisitos normativos están del 4º al 10º. Esta estructura de normas se denomina HLS (estructura de alto nivel, en sus siglas en inglés) y será común para las nuevas normas y actualizaciones.
Acción proactiva para la protección del medio ambiente
Se espera que las organizaciones certificadas en ISO 14001 tengan iniciativa suficiente para la prevención de la contaminación, el uso sostenible de recursos, la mitigación del cambio climático y la adaptación, la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas, etc.
Desempeño ambiental
Se le da mayor presencia al concepto de indicador y a la mejora del desempeño ambiental.
Enfoque de ciclo de vida
No bastará con gestionar aspectos ambientales asociados con las compras y subcontratación, sino que se requiere ir más allá influyendo positivamente sobre los impactos ambientales asociados con las compras, el diseño del producto, la propia producción o prestación del servicio, y el uso posterior de esos productos por parte del cliente, hasta el final de su vida útil.
Comunicación transparente y proactiva
La comunicación externa deja de ser una opción y se convierte en la práctica en una obligación si es requerida por la administración o las expectativas de sus partes interesadas. La información debe ser fiable, verificable y coherente.
La gestión del riesgo y la acción preventiva
La gestión del riesgo supone un diseño preventivo del sistema de gestión, desapareciendo el apartado específico “acción preventiva”. Se pide a las organizaciones que identifiquen el contexto en el que operan y localice los riesgos y oportunidades que deben ser tratadas, aunque no se define con mucho detalle metodológico cómo documentar este requisito, pero que sí que debe ser base para el diseño del sistema de gestión. Depende de la organización determinar la naturaleza y nivel de detalle de la información documentada que desarrolla.
El contexto de la organización
En alineación con otras normas, aparece este apartado para determinar en contexto en el que una organización opera y que pueden impactar en la planificación de su sistema de gestión, por ejemplo: otras normas, reglamentación, grupos de presión y partes interesadas, acuerdos con otras organizaciones, límites físicos de la misma, requisitos y necesidades adicionales, circunstancias cambiantes, condiciones ambientales locales o globales, cambios en las condiciones ambientales del entorno, etc.
Entre las características del nuevo estándar, se destacan las siguientes:
- Aprueba estructura de alto nivel y la terminología del Anexo SL, una guía unificada utilizado para el desarrollo de todas las nuevas normas ISO
- Se ha redactado de nuevo para aumentar la claridad y accesibilidad, favoreciendo una reducción del espacio para la interpretación
- Introduce dos nuevas cláusulas relacionadas con el contexto de la organización, que requieren la organización para determinar los problemas y necesidades que pueden influir en la planificación del sistema de gestión y puede ser utilizado como insumo para el desarrollo del sistema de gestión. Estas cláusulas se pueden encontrar en las secciones 4.1 y 4.2.
- Hace que la adopción de un enfoque basado en procesos en la implementación de un sistema de gestión de calidad sea más explícita, mediante la inclusión de la cláusula 4.4.2, que especifica los requisitos para la adopción de un enfoque basado en procesos.
- Sustituye el término «productos» por «bienes y servicios», con el fin de eliminar el sesgo existente hacia las organizaciones que se ocupan de los productos físicos. Como resultado, la nueva norma será más claramente aplicable para las organizaciones de cualquier tipo.
- No contiene una cláusula con requisitos específicos para la acción preventiva. ISO motiva esta decisión con el argumento de que la prevención es la tarea del sistema de gestión en su totalidad, en lugar de una subsección específica del mismo.
La integración de los aspectos e impactos medioambientales en la gestión estratégica de riesgos
En la nueva estructura, la identificación y evaluación de los aspectos e impactos ambientales todavía se centra en las actividades, productos y servicios relacionados con las operaciones de una organización.
Muchos usuarios existentes de la norma ISO 14001: 2004 desarrollan técnicas de evaluación del uso de riesgos para apoyar su enfoque evaluativo. Sin embargo, la incorporación del actual ejercicio fuertemente centrado en un modelo de gestión de riesgos más amplio significa que, aunque sigue siendo importante, será necesario que la evaluación de los aspectos significativos esté relacionada con el contexto estratégico y operativo de la organización y con la evaluación de otros riesgos identificados.
Vale la pena señalar que la DIS indica que los riesgos no son únicamente generados por los aspectos e impactos, pero también puede estar asociada con los requisitos legales y de otro tipo (ahora se hace referencia en el apartado de «obligaciones de cumplimiento»), así como el resultado de un contexto general.
Los riesgos de todas estas diversas fuentes deben ser abordados en un plan de acción que el sistema de gestión llevará adelante. Un proceso eficaz de gestión de riesgos será, pues, fundamental para la certificación con éxito de la nueva versión.
Liderazgo y el papel de la alta dirección
El vínculo con el contexto de la organización y la definición más amplia de riesgo tienen un mayor efecto en cadena; también los que controlan la organización al más alto nivel (‘alta dirección’) tienen una cláusula entera de los requisitos que se les asignan, diseñados para asegurar que la calidad de su liderazgo es demostrable.
No sólo tienen que ser capaces de demostrar una comprensión del contexto empresarial en general, sino que también debe tener una comprensión de las fortalezas y debilidades internas de la organización y cómo podrían afectar a la capacidad de entregar sus objetivos y compromisos. Esto fortalecerá la integración de la perspectiva ambiental en la gestión de procesos de negocio; la alta dirección deberá ahora asignar responsabilidades específicas para los procesos, y demostrar una comprensión de los principales riesgos asociados a cada proceso y el método adoptado para gestionar, reducir o transferir el riesgo.
Dada la naturaleza cíclica de toda la planificación, esto también significa que el equipo de alta dirección tendrá que ser capaz de demostrar un nivel similar de compromiso con el proceso de revisión de la gestión.
Definir relaciones con las partes interesadas
La comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas (4.2) es ahora una cláusula en su propio derecho: previamente en ISO 14001:2004 las partes interesadas eran mencionadas sólo directamente en relación con sus puntos de vista teniendo en cuenta al fijar los objetivos y metas.
La medida refuerza el vínculo entre las partes interesadas y la fluidez dinámica del contexto estratégico de la organización. Dado que las cuestiones internas y externas surgen y cambian, también lo harán las opiniones de las partes interesadas.
El proceso de alto nivel requerido en el DIS implica establecer qué partes interesadas son importantes, cuáles son sus necesidades y expectativas y entonces cuáles van a ser adoptados por la organización como «obligaciones de cumplimiento».
Dado el vínculo hacia adelante a la exigencia de las organizaciones para evaluar la conformidad con respecto a sus obligaciones de cumplimiento, esto podría reforzar significativamente el papel de las partes interesadas en ayudar a definir las deseables características de desempeño ambiental de la organización.
Como siempre, la medida en que esto ocurre es en el control de la propia organización, por la elección de la posibilidad de adoptar las necesidades y expectativas como una obligación de cumplimiento en la primera instancia.
De la misma manera, las cláusulas relativas a la Comunicación (7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3) no sólo son más detalladas, sino que también hacen explícito el vínculo entre las comunicaciones externas y las partes interesadas de la organización a través de sus obligaciones de cumplimiento.
NUEVA ISO 14001:2015 – PROXIMOS PASOS
Más de 285.000 organizaciones en el mundo están certificadas con la norma ISO 14001 y, aunque sigue siendo tan relevante como siempre, en la revisión se tendrán en cuenta una serie de cuestiones para asegurar que las organizaciones son capaces de crecer de manera sostenible.
La revisión se ha escrito utilizando la nueva estructura de alto nivel que es común a todas las nuevas normas de sistemas de gestión. Esto permitirá una fácil integración en la aplicación de más de un sistema de gestión.
También se han tenido en cuenta los «Retos de futuro para el Grupo de Estudio de SGA (Sistemas de Gestión Ambiental)», que evalúan las posibles repercusiones de la evolución de las expectativas de las partes interesadas y los nuevos desarrollos en los sistemas de gestión ambiental.
En este grupo de estudio se analizaron once temas clave, junto con los obstáculos y las oportunidades para aumentar la utilización de la norma ISO 14001 en las organizaciones pequeñas para controlar el impacto ambiental en la cadena de suministro, el compromiso de las partes interesadas y la comunicación externa.
Organizaciones ya certificadas con la norma ISO 14001
Además de lo ya señalado, para una organización ya certificada la primera preocupación será establecer la duración del período de transición se le permitirá pasar de la norma existente a la nueva. Aunque este período aún no se ha acordado oficialmente, las indicaciones actuales son que las organizaciones se permitirá entre dos y tres años a partir de la fecha de publicación definitiva de la nueva norma.
En el corto plazo, el énfasis en los próximos meses será para que usted emprenda un análisis de las deficiencias en profundidad y utilizar los resultados para analizar cómo algunos de los cambios más sutiles en la norma afectará a su sistema existente.
Por ejemplo, muchas organizaciones certificadas apreciarán rápidamente que la norma se centra ahora en los procesos más que procedimientos. De esta manera, el DIS se puede decir que tienen menos requisitos preceptivos que las ediciones anteriores. Sin embargo, el DIS todavía pide una organización para ser capaz de demostrar el control. Usted necesita demostrar que usted ha identificado los riesgos asociados a factores ambientales que la organización afecta y por la que se ve afectada, además de ser capaz de controlar los resultados ambientales. Los riesgos pueden ser clasificados como positivos (oportunidades) o negativos (amenazas). ¿Cómo se hace eso, depende de usted.
La nueva estructura de la norma puede sentirse familiarizado al principio; la frustración a corto plazo puede causar puede ser compensado con la realización de sus ganancias a largo plazo. Se ha introducido para garantizar que el sistema de gestión de las distintas normas se apoyan entre sí, que los futuros sistemas diseñados en torno a ellos estarán más estructuralmente consistente y que, como resultado, se ajusten más a la norma ISO 14001.
Esto a su vez da una mayor oportunidad para que los procesos y las actividades relacionadas que proporcionan un mayor valor y eficiencia. Inherente a este proceso es una inclusión más profundo de la gestión ambiental en el desarrollo estratégico de una organización. Esto no sólo significa el fin de argumentar un caso de negocios sobre un tema por tema base, sino también la oportunidad de desarrollar un programa de responsabilidad corporativa y la sostenibilidad sin fisuras, entrega y dinámica.
¿Qué debe hacer si tiene interés en la certificación de la norma ISO 14001?
ISO 14001:2004 es todavía válida y las empresas aún se beneficiarán de la implementación y certificación. La certificación de la norma ISO 14001:2004 se permitirá durante un período después de la publicación de la nueva versión de la norma esperada de 2015, estimado en un par de años.
¿Qué debe hacer si actualmente cuenta con una certificación de la norma ISO 14001?
Todavía no debe hacer nada. Una vez que la norma revisada se publique en 2015, a partir de ese momento comenzará un período de transición para ajustar el SGA a la nueva norma.
¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR ISO 14001?
Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de pasivos ambientales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones ambientales.
Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos ambientales No se trata de burocratizar la cuestión ambiental en la organización, sino de generar una herramienta para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.
ADECUADA IMPLEMENTACION
Una forma simple, rápida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestión ambiental por la norma ISO 14001 involucra una serie de pasos que son:
- Definir las responsabilidades relativas a la gestión ambiental.
- Establecer y comunicar la política ambiental, o sea declarar formalmente el compromiso de la organización respecto de su desempeño ambiental. Esta política debe ser coherente y consistente con la estrategia general de la organización.
- Identificar todos los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios.
- Relevar el marco legal y reglamentario, así como el modo en que aplica de manera precisa.
- Evaluar los impactos ambientales correspondientes a las actividades y reconocer los que son significativos basados en la política ambiental adoptada.
- Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestión ambiental (comunes a todas las organizaciones) y específicos (propios de la actividad desarrollada).
- Seleccionar los indicadores clave de desempeño de los procesos así como la metodología de medición de los mismos.
- Implementar efectivamente todos los procesos definidos.
- Monitorear la eficacia del sistema de gestión a través de los indicadores clave seleccionados y la aplicación de técnicas estadísticas.
- Aplicar acciones correctivas basados en el análisis de los resultados y acciones preventivas basadas en la política ambiental.
Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas ambientales, o al menos con asistencia de expertos en la materia. La implementación del sistema de gestión ambiental, en general, no determina cambios significativos en la organización, sino que constituye un complemento importante de la gestión general. A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestión de la calidad, que impactan en el corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión ambiental es en la mayoría de los casos una cuestión operativa pero significativamente importante.
El presente texto es un extracto del informe «CÓMO CERTIFICAR ISO 14001», elaborado por el director de Calidad & Gestión –Ing. Hugo Gonzalez– con el objeto de tratar los principios y las directrices que permitan a una organización implementar de manera efectiva un sistema de gestión ambiental apropiado a sus necesidades, basado en los requerimientos de la Norma Internacional ISO 14001, y alcanzar así su certificación.
Se trata de un e-book en formato PDF con sólida información basada en la experiencia de los autores en la implementación de sistemas de gestión ambiental en numerosas organizaciones, que aporta valor a las empresas interesadas en lograr la certificación ISO 14001.
Este informe se envía por e-mail en forma gratuita, solicite su ejemplar ahora mismo!
Bibliografía:
Revised ISO 14001 standard moves step closer – Stephen Kennett – 2degrees News (2014)
ISO 14001 Revision Receives Majority Support, Moves Forward – http://www.environmentalleader.com – (2014)
IEMA News – http://www.iema.net/
Cómo certificar ISO 14001 – Informe, H. Gonzalez – Calidad & Gestión (2013)
ISO 14001:2004 – Requisitos para sistemas de gestión ambiental
¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?
Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.
Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.
La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.
Calidad & Gestión brinda el Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos con el objetivo de que tu organización pueda controlar el impacto de eventuales riesgos que pueden afectar a su organización, permitiendo administrar su incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son fácilmente visibles.
A través de nuestro Servicio de Consultoría de Gestión de Riesgos, obtendrás respuestas a preguntas tales como:
- ¿Cuáles riesgos pueden impedir el logro de la estrategia?
- ¿Cuáles riesgos pueden representar oportunidades?
- ¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de estos riesgos?
- ¿Qué tratamiento van a recibir?
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
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