EL FUTURO DE LAS NORMAS ISO
En el año 2012 la International Organization for Standardization – ISO decidió que todos los estándares de sistemas de gestión deberían utilizar un marco común conteniendo una macroestructura consistente en texto comunes y la misma terminología, lo que sería aplicable a nuevos estándares y futuras revisiones de los ya existentes.
La generación de este marco común busca conseguir los siguientes objetivos:
- Estandarización y efectividad en el desarrollo de normas para los comités técnicos de ISO.
- Mayor alineamiento y compatibilidad entre normas.
Actualmente está en curso el proceso de elaboración de las nuevas versiones para las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. A través de los documentos de trabajo (International Drafts) de los distintos comités encargados de estas revisiones, es posible encontrar la macroestructura para los nuevos estándares de sistemas de gestión (ESG):
- 0. Introducción
- 1. Alcance (Objeto y campo de aplicación)
- 2. Referencias normativas (Normas para consulta)
- 3. Términos y definiciones
- 4. Contexto de la organización
- 4.1. Comprender la organización y su contexto
- 4.2. Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas
- 4.3 Determinar el alcance del sistema de gestión de la calidad
- 4.4 Gestión de la calidad
- 5. Liderazgo
- 5.1. Liderazgo y compromiso
- 5.2 Política de calidad
- 5.3 Funciones de la organización, responsabilidades y autoridades
- 6. Planificación
- 6.1 Acciones para afrontar riesgos y oportunidades
- 6.2 Objetivos de calidad y planificación para lograrlos
- 6.3 Planificación de los cambios
- 7. Soporte
- 7.1 Recursos
- 7.2 Competencia
- 7.3 Conciencia
- 7.4 Comunicación
- 7.5 Información documentada
- 8. Operación
- 8.1 Planificación y control operativo
- 8.2 Determinación de las necesidades del mercado y de las interacciones con los clientes
- 8.3 Planificación operacional
- 8.4 Control de la prestación externa de bienes y servicios
- 8.5 Desarrollo de productos y servicios
- 8.6 La producción de bienes y prestación de servicios
- 8.7 Liberación de bienes y servicios
- 8.8 No conformidades de bienes y servicios
- 9. Evaluación del desempeño
- 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
- 9.2 Auditoría Interna
- 9.3 Revisión por la dirección
- 10. Mejora
- 10.1 No conformidad y acciones correctivas
- 10.2 Mejora
CICLO PDCA Y MACROESTRUCTURA
Si bien el Ciclo PDCA, también conocido como Ciclo de Deming, no está explícitamente resaltado en la macroestructura, es posible encontrar todos sus elementos en este Ciclo, tal como se detalla en el siguiente gráfico:
El Ciclo PDCA o Ciclo de Deming, constituye una efectiva estrategia de mejora continua en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart. También se denomina espiral de mejora continua.
Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral de sus operaciones.
En la etapa «Plan» (Planificar) se ubica el elemento (6) Planificación de la macroestructura, que está orientado a establecer las actividades del proceso, necesarias para obtener el resultado esperado.
La etapa «Do» (Hacer) consiste en ejecutar lo planificado en el paso anterior y contempla organizar, dirigir, asignar recursos y supervisar la ejecución para acceder al nuevo plan, por lo que pueden ubicarse aquí los elementos (7) Soporte y (8) Operación de la macroestructura.
En la etapa «Check» (Verificar) se ubica el elemento (9) Evaluación del desempeño, el cual tiene por objeto recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los requisitos especificados inicialmente, para saber si se han cumplido y en su caso, evaluar si se ha producido la mejora.
La fase «Act» (Actuar) toma en consideración las conclusiones del paso anterior para definir un curso de acción, ofrecer una retro-alimentación y/o mejora en la Planificación. Aquí se puede ubicar el elemento (10) Mejora.
El elemento (5) Liderazgo debería estar presente durante todo el proceso, al igual que el (4) Contexto de la organización.
En este último elemento resulta importante destacar el concepto de «Permeabilidad» de la empresa, representado en el gráfico mediante una linea punteada.
PERMEABILIDAD DE LA EMPRESA
¿Dónde empieza y acaba hoy el perímetro de una empresa? ¿Dónde acaba su presente y cuándo empieza a definirse su futuro? El biólogo Stuart Kauffman define el concepto de «lo posible adyacente» como una especie de futuro borroso que asoma por el borde del estado de las cosas, un mapa de todos los caminos que puede tomar el presente para reinventarse.
El número de posibilidades es enorme, pero no infinito, tiene límites, aunque estos tienden a expandirse a medida que son explorados. El desafío que aparece consiste en explotar lo que se sabe o explorar lo que se debe conocer, estableciendo a su vez las bases de la innovación.
Desde el punto de vista de la empresa, lo posible adyacente es el marco de posibilidades disponibles para la toma de decisiones y que quedan determinadas por sus límites tecnológicos, sociales, económicos, etc. Pero en cada uno de estos ámbitos se pueden visualizar tendencias que permiten abrir nuevos caminos para la innovación, la organización estructural de la empresa, la planificación, la comercialización…
Las acciones que se toman hoy redefinen el espacio de posibilidades del mañana. Ciertas acciones generan más posibilidades futuras que otras, es decir que amplían lo posible adyacente.
Los límites para una empresa crecen de acuerdo a su capacidad de explorar el espacio de posibilidades y expandirlo. Cada nueva combinación abre nuevas posibilidades y, una vez que estas se convierten en realidades concretas, aparecen nuevos espacios adyacentes. Esta es la clave: como ser suficientemente permeables como para que las posibilidades futuras se cuelen entre las paredes de la empresa, abriendo nuevas oportunidades. Los límites de ese adyacente posible se amplían a medida que crece y se expande la capacidad para explorarlo.
A partir de esta lógica, la organización puede adoptar formas que permitan analizar con mayor acierto este marco de oportunidades viables pero no concretadas. Una organización permeable es una organización flexible, con poros en su frontera, que permite que los fluidos interaccionen en los distintos ámbitos estructurales. El recorrido informacional horizontal y la capacidad de interaccionar con el exterior se determinan como elementos fundamentales de esta empresa permeable. Y, a su vez, mantiene la antena permanente para avanzar posibilidades que pueden convertirse en realidades.
CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Al tomar en consideración este concepto de «Permeabilidad de la empresa» se hace más evidente la importancia del elemento de la macroestructura (4) Contexto de la Organización, a través del cual se busca:
- Entender a la organización y su contexto
- Entender las expectativas y necesidades de las partes interesadas. Algunos ejemplos de partes interesadas pueden ser: autoridades legales y reguladoras, clientes, accionistas, asociaciones de comercio, comunidades, ONG’s, empleados, proveedores.
- Determinar el alcance del sistema de gestión
Uno de los aspectos centrales tratado en este elemento es la determinación de riesgos y oportunidades, y la correspondiente planificación de acciones requeridas, que representa el contexto para la organización.
El contexto de la organización debe ser revisado en forma periódica, y requiere analizar asuntos externos como:
- Entorno social y cultural, político, legal, regulatorio, financiero, tecnológico, económico, natural, ya se sea de ídole internacional, nacional, regional o local.
- Principales conductores y tendencias que tengan un impacto en los objetivos de la empresa.
- Requisitos legales aplicables relevantes
REVISIÓN DE ESTANDARES ISO PARA SISTEMAS DE GESTION
El proceso llevado a cabo a partir de la iniciativa de la ISO para actualizar sus estándares para sistemas de gestión, incluye normas que se encuentran en revisión basada en la nueva estructura común. Estos estándares son los siguientes:
- ISO 9001 – Sistemas de Gestión de la Calidad
- ISO 14001 – Sistemas de Gestión Ambiental
- ISO 27001 – Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información
También en la actualidad se encuentran normas que ya fueron publicadas con la nueva estructura común. Estos estándares son:
- ISO 20121 – Sistemas de Gestión de Eventos Sustentables
- ISO 22301 – Sistemas de Gestión de Continuidad del Negocio
- ISO 39001 – Sistemas de Gestión de Seguridad Vial
Otros estándares para Sistemas de Gestión aún no se encuentran en revisión:
- ISO 20001 – Sistemas de Gestión de Servicios Informáticos
- ISO 50001 – Sistemas de Gestión de Eficiencia Energética
- ISO 22000 – Sistemas de Gestión de Seguridad Alimentaria
AGENDA DE REVISIÓN DE ISO 9001 E ISO 14001
Para el caso en particular de las normas ISO 9001 e ISO 14001, la ISO espera publicar en el año 2015 las respectivas nuevas versiones.
Para alcanzar este objetivo, se deben llevar a cabo diversos eventos para los cuales se definió una agenda que se sintetiza en el siguiente gráfico:
Bibliografía:
Las buenas ideas. Una historia natural de la innovación – Steven Johnson (2011)
La organización permeable – Revista Directivos y Empresas – Antoni Gutierrez Rubí (2012)
ISO 9001:2015: Decodificando un marco común, el futuro de las normas ISO – DNV GL – Ing. Roxana Ruscitti
¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?
Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.
Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.
La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.
Calidad & Gestión brinda el Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos con el objetivo de que tu organización pueda controlar el impacto de eventuales riesgos que pueden afectar a su organización, permitiendo administrar su incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son fácilmente visibles.
A través de nuestro Servicio de Consultoría de Gestión de Riesgos, obtendrás respuestas a preguntas tales como:
- ¿Cuáles riesgos pueden impedir el logro de la estrategia?
- ¿Cuáles riesgos pueden representar oportunidades?
- ¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de estos riesgos?
- ¿Qué tratamiento van a recibir?
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
Mediante nuestra página web puede acceder a una DEMO GRATUITA DE UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 que le permitirá evaluar una herramienta de gran utilidad para sistemas de gestión.
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