Gestión de la Calidad ISO 9001 – Gestión de la Energía ISO 50001 – Gestión de Riesgos ISO 31000 – Gestión Ambiental ISO 14001 – Gestión de SST ISO 45001
CÓMO ELABORAR UN MAPA DE RIESGOS EN SÓLO 3 SEMANAS
Después del período de pandemia, muchas empresas han percibido la importancia de gestionar los posibles riesgos a los que la organización está expuesta, permitiendo que se adopten acciones preventivas para evitar los impactos negativos.
Pero, ¿por dónde empezar? Una excelente manera de estar más preparado para ofrecer respuestas rápidas, uniformes y eficientes a los desafíos es desarrollar un Mapa de Riesgos.
Aunque pueda parecer una tarea difícil, en el webinar «Mapeo de riesgos eficiente», los expertos en Gestión de Riesgos, Hugo González y Adriana Garavaglia, te mostrarán cómo crear el mapa de riesgos en tan sólo 3 semanas e implementarlo de manera eficiente.
Además, Karen Echeverría te mostrará cómo apoyarte de la tecnología e Inteligencia artificial!
No te quedarás fuera ¿verdad? Regístrate gratis ahora mismo y asegura tu lugar.
Es importante destacar que este no será un evento más, pues reunirá 3 especialistas en implementación de gestión de riesgos en empresas y compartiremos nuestro conocimiento sobre uno de los modelos más demandados en la experiencia práctica y es sobre cómo desarrollar un Mapa de Riesgos en tan solo tres semanas.
Durante este evento, tendrás la gran oportunidad de:
Adoptar el mapa de riesgos como herramienta clave para anticipar y mitigar los impactos negativos que puedan afectar a su empresa
Identificar procesos de controles eficientes
Utilizar el apoyo de tecnología de gestión de riesgos para descentralizar los procesos
Destalles del webinar
Título: Mapeo de Riesgos Eficiente
Fecha: 10 de abril
Ubicación: online (instrucciones en el enlace de registro)
Duración del evento: 1h15m
Los horarios
Hora CDMX/Nicaragua/Costa Rica: 12h
Hora Colombia/Perú: 13h
Hora Venezuela/República Dominicana: 14h
Hora Chile/Argentina: 15h
INSCRIPCIÓN GRATUITA
Para participar en forma gratuita de este webinar «Mapeo de riesgos eficientes» inscríbase ahora mismo completando este formulario.
REFERENCIAS
ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements (2019) ISO 31000:2018 Risk management – Guidelines (2018)
ISO 50001 – ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR EL USO DE LA ENERGÍA
En una era marcada por la conciencia ambiental y la optimización de recursos, la eficiencia energética se erige como un pilar fundamental para las organizaciones.
La Norma ISO 50001:2018 establece un camino estructurado hacia la implementación de sistemas de gestión de energía eficientes, que permitan la optimización del uso de la energía y la reducción de los costos asociados.
En este sentido, la Norma ISO 50001:2018 se erige como un faro en el horizonte de la eficiencia energética. Al comprender sus fundamentos, requisitos y propósitos, las organizaciones pueden orientar sus esfuerzos para maximizar los beneficios. Esta sección sienta las bases para la implementación de estrategias efectivas de eficiencia energética.
La implementación de un Sistema de Gestión de la Energía – SGEn implica para la organización establecer un enfoque sistemático hacia la eficiencia energética, que genere de manera directa y demostrable una disminución de costos asociados a sus usos de energía.
En pocas palabras, la implementación de un SGEn permite ahorrar dinero.
En este sentido, la Norma ISO ISO 50001 se ha convertido en el estándar internacionalmente reconocido para Sistemas de gestión de la energía, con ahorros comprobados en costos de la energía.
ISO 50001:2018 – ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR EL USO DE LA ENERGÍA Y CONTROLAR LOS COSTOS DE ENERGÍA
Un sistema de gestión energética implica la implementación de un enfoque sistemático para la eficiencia energética, lo cual es superior a los enfoques ad hoc o tradicionales basados en proyectos de corto plazo para mejorar el rendimiento energético.
Sistema de gestión de la energía, SGEn: Sistema de gestión para establecer una política, objetivos, metas, planes de acción y procesos destinados a alcanzar los objetivos y las metas energéticas.
Entonces, se puede establecer que un SGEn comprende el uso sistemático de técnicas, procesos y herramientas de gestión para mejorar el desempeño energético de una organización, incorporado a todos los aspectos vinculados con el uso de energía en la empresa, incluida la adquisición, el uso y la supervisión de la energía.
ANÁLISIS INICIAL DE LA HUELLA ENERGÉTICA
Cualquier viaje hacia la eficiencia energética comienza con una comprensión clara de cómo se consume la energía en la organización. Llevar a cabo una evaluación exhaustiva, mediante el análisis de datos de consumo y la identificación de áreas de mayor uso, proporciona un punto de partida sólido.
La huella energética es el efecto que tienen los consumos de energía sobre el medio ambiente. Resulta fundamental entonces conocer estos consumos para saber cómo y cuándo es posible reducirlos, consiguiendo así una mayor y mejor eficiencia energética.
Esto implica verificar la situación con respecto al uso de la energía en oficinas, almacenes, talleres, áreas de producción, etc, y de esta forma desarrollar un sistema de gestión con objetivos medibles para cada área, monitorear, y corregir si es necesario.
Entre las iniciativas que pueden aportar valor a este enfoque, es posible mencionar a las siguientes:
Medir el consumo de energía en las diversas áreas, secciones, edificios de cada empresa.
Analizar la eficiencia de las actuales tecnologías que se utilizan (iluminación, motores, maquinarias, calderas, etc.)
Conocer los históricos de consumo y los incrementos mensuales que se tendrán con base en los estimados de producción para poder planear mejor los horarios de producción.
Conocer los precios de la energía cada mes en la página del organismo correspondiente de cada país para estimar con mayor precisión el precio que se obtendrá y si está siendo realmente considerado en los costos de producción y precio de venta.
ISO 50001:2018 – ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR EL USO DE LA ENERGÍA Y CONTROLAR LOS COSTOS DE ENERGÍA
DISEÑANDO OBJETIVOS ENERGÉTICOS PRECISOS
Basándose en el análisis inicial, establecer objetivos energéticos precisos es crucial. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo, en línea con el acrónimo SMART. Ejemplos de estos objetivos podrían abarcar desde la disminución del consumo energético general hasta la mejora en la eficiencia de sistemas específicos.
A fin de establecer objetivos energéticos precisos se pueden seguir los siguientes pasos:
Identificar los procesos y áreas de la organización que consumen más energía.
Establecer objetivos energéticos precisos y medibles para cada proceso o área identificada.
Definir un plan de acción para alcanzar los objetivos establecidos.
Asignar responsabilidades y recursos para la implementación del plan de acción.
Realizar un seguimiento y medición del progreso hacia el logro de los objetivos establecidos.
Revisar y actualizar los objetivos energéticos y el plan de acción según sea necesario.
Es importante que los objetivos y las metas asociadas sean coherentes con la política energética definida. Los objetivos deben establecerse con la ayuda y los aportes de los empleados de toda la organización, y la iniciativa debe provenir de la alta dirección.
Es importante incluir empleados en múltiples niveles en la organización para asegurar una propiedad conjunta de los objetivos. Los objetivos deben establecerse de acuerdo con los IDENs (Indicadores de Desempeño Energético) definidos.
Además de las metas, se debe implementar y mantener un plan de acción para que la organización pueda lograr sus objetivos, el cual debería contener:
Medidas y actividades de mejora para alcanzar los objetivos y plazos asociados.
Definición de quién es el responsable de implementar las medidas de mejora.
Cómo cuantificar las mejoras de las medidas y cuantificar los objetivos para ver si la eficiencia energética realmente mejoró.
Quién debería estar involucrado
Aunque la definición de los IDENs requiere muchos recursos, la organización en su conjunto puede beneficiarse de este proceso a largo plazo. Es más fácil aclarar y dar seguimiento a las responsabilidades, lo que puede facilitar el trabajo en el futuro.
Es un desafío encontrar IDENs que satisfagan todos los requisitos y, además, se deben evitar los KPI que se contrarrestan entre sí y se debe realizar una encuesta completa para comprender mejor las relaciones.
Es un desafío establecer objetivos y metas que tengan una buena base en la organización, sean realistas, pero optimistas y desafiantes.
Es importante incluir a las personas adecuadas para establecer objetivos. Por lo tanto, se recomienda que se incluyan en el proceso varios niveles de la organización y, además, que esas personas tengan realmente la autoridad necesaria para definir los objetivos.
No hay necesariamente soluciones fáciles para todos los desafíos identificados con los IDENs, sin embargo, las oportunidades surgen de tener una buena estructura y objetivos de IDENs:
Unos buenos indicadores clave de rendimiento pueden facilitar la gestión de las instalaciones y mejorar la eficiencia energética.
El trabajo con IDENs ya puede comenzar en la fase de diseño y eso puede influir en la forma en que se diseñan las instalaciones y en su rendimiento posterior.
Es importante encontrar la motivación adecuada para los empleados. Esto se puede hacer usando el costo como parámetro ilustrativo. Esto puede tener un impacto positivo en términos de ahorro.
Software para administración eficaz de ISO 9001 / 14001 / 45001 / 50001 / 31000
Pueden reflejar el desempeño en el uso, el consumo o la eficiencia.
Son cuantitativos
Deben formularse de tal manera que se puedan comparar y revisar con la línea base.
Entre los IDENs más habituales se pueden mencionar el cálculo de consumo energético/cantidad de producto fabricado, que es el IDEN por excelencia del sector industrial.
Es importante que desarrolle estos indicadores durante esta fase para que pueda monitorearlos durante la fase de recopilación de datos en curso. Los indicadores pueden requerir modificaciones una vez que comiencen a ser usados para mejorar su efectividad al mostrar el desempeño energético.
Para establecer IDENs, se deben documentar los conceptos y metodologías aplicados en la identificación, captura y seguimiento del ahorro de energía y de costos. Se deben anotar las suposiciones y cálculos específicos, incluyendo estimaciones, pronósticos y volúmenes.
Los IDENs se utilizan para ayudar a normalizar el costo de la energía y los datos de uso para identificar oportunidades de mejora o compartir las mejores prácticas. Una organización puede tener varios IDENs dependiendo de la operación.
Para determinar qué se puede mejorar, el representante de gestión de energía puede sugerir una auditoría energética, proceso que ayuda a las partes interesadas de la sostenibilidad corporativa, así como al personal en el sitio, a obtener una comprensión profunda de un inventario de referencia existente de métricas de eficiencia energética.
La evaluación identificará una lista de áreas prioritarias y analizar una lista preliminar de recomendaciones para impulsar las reducciones de costos y energía. Este proceso puede incluir submedidores a nivel del sitio instalados para identificar la contribución del uso de equipos individuales al uso y costo de energía.
ISO 50001:2018 – ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR EL USO DE LA ENERGÍA Y CONTROLAR LOS COSTOS DE ENERGÍA
EQUIPO DE GESTIÓN ENERGÉTICA
La gestión de la energía es un trabajo que debe desarrollarse en equipo. Para implementar la gestión de la energía de acuerdo con , resulta de gran utilidad definir un equipo de trabajo multidisciplinario, dirigido por un miembro de la alta dirección, y constituido por representantes de las siguientes áreas corporativas:
Gestión de proyectos
Producción
Investigación y desarrollo
Mantenimiento
Servicios de construcción
Capacitación
Comunicación y marketing
Departamento legal para el seguimiento del cumplimiento de la normativa legal.
A este respecto, la norma ISO 50001:2018 destaca la gran relevancia del Liderazgo, ya que es un requisito que la alta dirección demuestre su liderazgo y compromiso con respecto a la mejora continua del desempeño energético y la eficacia del SGEn asegurando la conformación de un equipo de gestión de la energía.
Para apoyar de manera óptima a este equipo heterogéneo, los procesos y los insumos deben poder ser llevados a cabo y monitoreados por diferentes personas. El flujo de información entre los departamentos y las personas involucradas en el proyecto debe ser lo más adecuado posible.
El flujo de información entre la dirección de la empresa, los responsables de energía y el equipo de gestión de energía debe estar respaldado por el SGEn, así como la documentación de los datos recopilados, las medidas implementadas y las verificaciones y reevaluaciones periódicas.
Identificar el alcance del SGE. Es importante conocer el contexto y los requisitos aplicables a la organización.
Realizar una revisión energética exhaustiva. Esto ayudará a identificar áreas donde se puede mejorar la eficiencia energética y reducir los costos.
Crear un equipo de gestión de la energía. Un equipo dedicado puede ayudar a enfocar los esfuerzos y medir el progreso.
Establecer objetivos y metas claros. Establecer objetivos y metas claros para la eficiencia energética puede ayudar a enfocar los esfuerzos y medir el progreso.
Desarrollar planes de acción. Desarrollar planes de acción para alcanzar los objetivos y corregir desviaciones detectadas.
Monitorear y medir el consumo de energía. Monitorear y medir el consumo de energía puede ayudar a identificar áreas donde se puede mejorar la eficiencia energética.
La eficiencia energética se puede medir en términos de la cantidad de energía necesaria para realizar una tarea específica. Por ejemplo, si una lámpara de 100 vatios produce la misma cantidad de luz que una de 60 vatios, entonces la de 60 vatios es más eficiente energéticamente.
También se puede medir la eficiencia energética en términos de la cantidad de energía utilizada por unidad de producción. Por ejemplo, si una fábrica produce 100 unidades utilizando 1000 kilovatios-hora (kWh) de energía y luego implementa medidas de eficiencia energética que reducen el consumo de energía a 800 kWh mientras sigue produciendo 100 unidades, entonces la fábrica ha mejorado su eficiencia energética.
BENEFICIOS Y DESAFÍOS DE MEDIR LA EFICIENCIA ENERGÉTICA
Identificar áreas donde se puede mejorar la eficiencia energética y reducir los costos.
Reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.
Mejorar la imagen de la empresa y demostrar su compromiso con el medio ambiente.
Reducir los costos de energía y mejorar la rentabilidad de la organización.
Reducir el consumo de energía y las emisiones de carbono de forma sistemática.
Mejorar la gestión de activos energéticos.
Favorecer la implementación de nuevas tecnologías de eficiencia energética.
Mejorar la toma de decisiones.
Fomentar un aumento de la conciencia de los empleados sobre asuntos energéticos.
Proporcionar una mejora del cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
Proporcionar un marco de eficiencia energética en toda la cadena de suministro.
Permitir la integración con otros sistemas de gestión como el medioambiente, la calidad, la salud y la seguridad.
Establecer una mejora significativa del nivel de rendimiento energético desde una línea de base energética inicial.
Apoyar el desarrollo de una política energética y contribuye a la estructura de un plan energético para alcanzar los objetivos.
Facilitar el compromiso de la gestión y tiene una contribución positiva hacia los objetivos energéticos.
Crear conciencia y compromiso sobre la energía (es decir, consumo, uso, eficiencia, fuentes renovables) dentro de la organización.
Fortalecer la competitividad de las organizaciones y reduce su vulnerabilidad con respecto a la fluctuación del precio de la energía y la disponibilidad de energía.
Permitir el establecimiento de un proceso de evaluación comparativa.
Permitir a las organizaciones obtener una visibilidad externa creíble de las acciones de ahorro de energía.
Proporcionar una mejor comprensión entre la demanda y el suministro de energía predecible.
Por supuesto, llevar adelante este tipo de inciativas de eficiencia energética también representa retos o desafíos, entre los más relevantes son:
Falta de señales adecuadas de precios. En muchos países, las tarifas eléctricas están subsidiadas, lo que reduce el interés de invertir en eficiencia energética.
Limitado acceso a crédito y a mecanismos/programas de financiamiento. Muchas organizaciones no cuentan con los recursos económicos para invertir en la adquisición de equipos nuevos y no tienen acceso a crédito comercial.
Marcos institucionales débiles con limitado marco legal y normativo. En América Latina y el Caribe son una minoría los países que cuentan con instituciones con suficiente capacidad técnica y financiera para desarrollar programas de eficiencia energética.
CONCLUSIONES
La eficiencia energética es la brújula que guía a las organizaciones hacia un futuro sostenible y rentable. Siguiendo la guía proporcionada por la Norma ISO 50001:2018, las estrategias para optimizar el uso de la energía y controlar los costos se convierten en pasos concretos hacia una operación más eficiente y eco-amigable.
Bibliografía:
ISO 50001:2018 – Energy management systems – Requirements with guidance for use
DESCARGAR EN FORMATO PDF ARTÍCULOS SOBRE SISTEMAS DE GESTIÓN DE NORMAS ISO
¿CÓMO IMPLEMENTAR UN SGEn ISO 50001 Y REDUCIR COSTOS EN LA ORGANIZACIÓN?
La implementación de un Sistema de Gestión de la Energía – SGEn ISO 50001 implica para la organización establecer un enfoque sistemático hacia la eficiencia energética, que genera de manera directa y demostrable una disminución de costos asociados a sus usos de energía.
Un modelo adecuado de Gestión de la Energía debe tener la capacidad de apoyar la cultura de mejora del desempeño energético, la cual depende del compromiso de todos los niveles de la organización, en especial por parte de la alta dirección, y en muchos casos implica cambios culturales dentro de la organización.
El objetivo de este cambio cultural es permitir a las organizaciones establecer los sistemas y procesos para mejorar continuamente el desempeño energético, incluyendo la eficiencia energética, el uso y el consumo de energía.
GESTIÓN DE LA ENERGÍA – RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR ISO 50001
A través de nuestra experiencia, en Calidad & Gestión hemos recopilado una serie de recomendaciones para implementar un SGEn según los requisitos de la Norma ISO 50001, y que ahora ponemos a disposición de nuestros lectores.
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
APORTE NO REEMBOLSABLE (ANR) – CERTIFICACIÓN DE NORMAS ISO EN EMPRESAS PYMEs DE ARGENTINA
Hasta el 7 de septiembre está abierta la posibilidad de aplicar al Programa de Apoyo a la Competitividad (PAC) 2023, mediante el cual es posible recibir un Aporte no Reembolsable para Certificar Normas ISO.
El Programa de Apoyo a la Competitividad (PAC) para micro, pequeñas y medianas empresas (MiPyME), tiene como objetivo contribuir a aumentar la productividad y competitividad de las MiPyME argentinas. Sus objetivos específicos son:
Aumentar la inversión de las MiPyME en Servicios de Desarrollo Empresarial, tanto en forma individual como colectiva, a través del apoyo a la compra y la mejora de la oferta de esos servicios.
Aumentar la cantidad de nuevas empresas dinámicas.
El PAC ofrece el acceso a servicios profesionales de asistencia técnica y capacitación, reintegrando o anticipando los costos de implementación de proyectos, mediante aportes no reembolsables (ANR).
Para poder acceder a los beneficios del Programa, las empresas y emprendedores deberán cumplir con ciertos criterios de elegibilidad.
PROGRAMA DE APOYO A LA COMPETITIVIDAD – PAC CERTIFICACIÓN DE NORMAS ISO PARA PYMES ARGENTINAS
Exclusiones del Programa PAC 2023 Certificación de Normas ISO
No podrán participar del Programa PAC 2023 Certificación de Normas ISO aquellas organizaciones que posean alguna de estas condiciones:
Registren deudas fiscales y/o previsionales exigibles con la AFIP
Posean una participación accionaria extranjera superior al 49%
Sean empresas que comercialicen productos importados y cuya facturación por dichos bienes supere el
25 % de la facturación total.
Empresas pertenecientes a los sectores de intermediación financiera, de seguros, de servicios profesionales jurídicos y/o contables, y las empresas que revistan la calificación jurídica de Fideicomiso.
Las MiPyMES que hayan incumplido total o parcialmente proyectos o planes presentados en Programas existentes en el ámbito del MINISTERIO DE DESARROLLO PRODUCTIVO de Argentina.
Las MIPyMES cuyos prestadores de Servicios de Asistencia Técnica, o los Proveedores se encuentren vinculados laboral, societaria o patrimonialmente.
Empresas Medianas Tramo II y Grandes.
Solicite más información en nuestra página web mediante el siguiente enlace:
Medir el desempeño de una empresa, o de una organización en general, es fundamental para evaluar su éxito y progreso, y de este modo tomar las medidas necesarias para mejorar y alcanzar los objetivos a largo plazo.
En este sentido, resulta oportuno citar a Peter Drucker, considerado el “padre del management moderno”, además de ser un referente en los centros de formación en management:
Lo que se mide se puede gestionar, incluso cuando la medición y la gestión son innecesarias e incluso cuando hacerlo mina el propósito de la organización.
Peter Drucker
En otras palabras, lo que Peter Drucker desea expresar en esta frase es que confundir lo que es medible con lo que es importante, resulta dudoso y peligroso. De este modo, fijar objetivos y medir el rendimiento, solo tiene sentido si los niveles alcanzados dan testimonio de los esfuerzos realizados para fomentar un comportamiento virtuoso y conducen a la mejora continua de la gestión.
Por ello, las organizaciones deben ser muy cuidadosas al definir y establecer estas mediciones, ya que se debe considerar además que a menudo se olvida que el tiempo y las competencias dedicadas a la elaboración de paneles de KPIs, cuadros de mando o indicadores de rendimiento pueden ser agotadores.
A continuación, se describen algunas mediciones comunes que pueden realizarse con respecto al desempeño de una empresa:
Indicadores financieros: Los indicadores financieros como el ingreso neto, el flujo de efectivo, el retorno sobre la inversión (ROI) y la rentabilidad son formas comunes de medir el desempeño financiero de una empresa.
Análisis de mercado: El análisis del mercado y la comparación con la competencia pueden proporcionar una perspectiva valiosa sobre el desempeño de la empresa en relación con el mercado.
Análisis de satisfacción del cliente: La satisfacción del cliente es una medida importante del éxito de una empresa. La retroalimentación de los clientes a través de encuestas, comentarios y comentarios en línea pueden ser útiles para medir la satisfacción del cliente.
Análisis de empleados: La satisfacción de los empleados y la retención de empleados son importantes para el éxito a largo plazo de una empresa. Las encuestas de empleados y el seguimiento de la rotación de personal pueden proporcionar información valiosa sobre el desempeño de la empresa.
Valoración del riesgo de las empresas: identificación y evaluación de riesgos y oportunidades para la organización.
Al utilizar estas y otras métricas, las empresas pueden medir su desempeño y tomar medidas para mejorar y alcanzar sus objetivos a largo plazo.
La empresa debería efectuar un análisis profundo de estas u otras métricas, a fin de establecer sus propios KPIs.
KPI significa «Key Performance Indicator» en inglés, lo que se traduce como «Indicador Clave de Rendimiento» en español. Un KPI es una medida cuantitativa que se utiliza para evaluar el rendimiento de una empresa, departamento, proceso o individuo en función de los objetivos estratégicos establecidos.
IMPORTANCIA DE KPIs O INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO
Paneles de KPIs atractivos y eficaces
Los KPIs son importantes porque ayudan a las organizaciones a medir y monitorear su progreso hacia los objetivos y metas establecidos.
Al establecer KPI adecuados, las organizaciones pueden tener una mejor comprensión de cómo están funcionando y cómo pueden mejorar. Además, los KPI pueden ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas basadas en datos y evidencia en lugar de suposiciones o intuiciones.
Pero de manera adicional a seleccionar y establecer los KPIs apropiados para la organización, se requiere también definir cómo medirlos y reportarlos de forma adecuada y precisa, tarea que puede resultar un paso difícil, pero que sin duda es sumamente relevante.
Algunas de las principales razones por las que los KPIs son importantes incluyen:
Identificación de áreas de mejora: Los KPIs proporcionan información valiosa sobre el desempeño de una empresa en áreas clave, lo que permite a los gerentes identificar áreas en las que se necesita mejorar y tomar medidas para abordar esas áreas.
Medición del éxito: Los KPIs permiten a las empresas medir su éxito en relación con sus objetivos y metas. Esto les permite ajustar su enfoque y estrategia para lograr un mejor rendimiento en el futuro.
Toma de decisiones informada: Los KPIs proporcionan información valiosa y relevante que ayuda a los gerentes a tomar decisiones informadas y basadas en datos.
Comunicación clara: Los KPIs proporcionan una forma clara y objetiva de comunicar el rendimiento de una empresa a los miembros del equipo, inversores y otros interesados.
Entonces, ¿por qué los KPIs son importantes? Porque actúan como un enlace entre una organización y los objetivos que ésta desea alcanzar.
PROBLEMAS HABITUALES DE LA ORGANIZACIONES CON SUS KPIs
A continuación, se describen algunos problemas habituales que las empresas pueden enfrentar con sus KPIs:
KPIs poco relevantes: Si los KPIs no están directamente relacionados con los objetivos de la empresa o del departamento en cuestión, pueden ser irrelevantes y no proporcionar información valiosa para la toma de decisiones.
Falta de datos precisos: Si los datos utilizados para calcular los KPIs no son precisos, los resultados pueden ser inexactos y no reflejar la realidad. Es importante asegurarse de que los datos sean precisos y actualizados regularmente.
Falta de actualización: Si los KPIs no se actualizan con regularidad, pueden ser obsoletos y no proporcionar información relevante y actualizada.
Demasiados KPIs: Si se utilizan demasiados KPIs, puede resultar abrumador y difícil de seguir. Es mejor enfocarse en unos pocos KPIs clave que estén directamente relacionados con los objetivos.
Falta de comprensión: Si los empleados no comprenden los KPIs o no saben cómo afectan su trabajo, es posible que no se sientan motivados para mejorar su rendimiento o contribuir al éxito de la empresa.
Falta de comparación: Si los KPIs no se comparan con los datos anteriores o con las cifras de la competencia, puede resultar difícil evaluar el desempeño y hacer mejoras.
Para evitar estos problemas, es importante que las empresas definan objetivos claros, elijan KPIs relevantes y precisos, actualicen regularmente los KPIs, limiten la cantidad de KPIs utilizados, aseguren que los empleados comprendan los KPIs y los comparen con datos anteriores y de la competencia.
Además, es importante analizar los resultados de los KPIs y tomar medidas en consecuencia para mejorar el desempeño de la empresa.
PANELES DE KPIs – CUADROS DE MANDO
¿Qué es un Cuadro de Mando, Tablero, Panel o Dashboard para KPIs?
Se trata de una herramienta de gestión de la información que monitoriza, analiza y muestra de manera visual los indicadores clave de desempeño (KPI), métricas y datos fundamentales para hacer un seguimiento del estado de una empresa, un departamento, una campaña o un proceso específico.
Es posible asimilar un Cuadro de Mando a una especie de «resumen» que recopila datos de diferentes fuentes en un solo sitio y los presenta de manera digerible para que lo más importante tenga mayor visibilidad.
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IMPORTANCIA DE LOS PANELES DE KPIs
El mayor valor de un PANEL DE KPIs moderno de negocios está en su capacidad de suministrar informaciones sobre el desempeño de una empresa. Como resultado, los líderes, tal como los equipos de proyectos, pueden tomar decisiones con base y con enfoque en los objetivos, actuando en datos reales en lugar de recurrir a la intuición.
Para que sean útiles, los KPIs precisan ser monitorizados y reportados. Si cambian en tiempo real, deben ser monitorizados en tiempo real. Los Cuadros de Mando son una herramienta de gran utilidad para comunicar los KPIs, pues pueden ser usados para describir visualmente el desempeño de una empresa, de un departamento específico o de una operación de negocio clave.
Además, un PANEL DE KPIs oportuno y bien diseñado ayuda a percibir instantáneamente las áreas problemáticas y a enfrentar los problemas, ya que proveen una visión general rápida de la situación y permiten establecer dónde concentrar los esfuerzos.
De este modo, un PANEL DE KPIs flexible, simplificado y optimizado ofrece diversas ventajas tales como:
Procesos más eficientes.
Decisiones estratégicas y de gestión aún más rápidas.
Destaca los problemas secundarios antes de que se vuelvan grandes problemas.
Entre las muchas ventajas que ofrece la medición del desempeño empresarial, podemos mencionar las siguientes:
Ayuda a identificar y corregir cualquier desviación de la visión que ha fijado la empresa.
Permite tener una retroalimentación comparativa de los logros con algunos estándares de relevancia.
Ayuda a comunicar expectativas al personal, identificar el desempeño que se desea motivar y recompensar, aumentar la responsabilidad por los resultados y fortalecer el aprendizaje organizacional.
Ayuda a tomar decisiones de inversión, planes, políticas, programas, etc.
La medición del rendimiento empresarial es un proceso fundamental para gestionar cualquier negocio. Un Panel de KPIs bien diseñado, que resume los indicadores clave de desempeño de una manera gráfica, simple y fácil de entender, brinda a la Alta Dirección y a los accionistas una visión holística de la empresa, lo que permite la toma de decisiones oportuna, brindando a todos información coherente y uniforme.
Todo esto hace que la comunicación entre socios y miembros del equipo sea exponencialmente mejor.
Paneles de KPIs atractivos y eficaces
RECOMENDACIONES PARA CREAR PANELES DE KPIs ATRACTIVOS Y EFICACES
Para crear paneles de KPIs atractivos y eficaces, es relevante tomar en consideración los siguientes aspectos:
Definir los objetivos: Antes de comenzar a crear el panel, es importante definir con la mayor claridad posible los objetivos que se quieren alcanzar y los KPIs que se van a utilizar para medir el progreso hacia esos objetivos.
Elegir los KPIs adecuados: Es importante elegir KPIs que sean relevantes para los objetivos establecidos y que sean fácilmente medibles y comparables. Además, los KPIs deben ser relevantes para el público objetivo del panel.
Diseñar el panel: El panel debe ser fácil de leer y entender. Es recomendable utilizar gráficos claros y simples para mostrar los datos de los KPIs. Además, se pueden utilizar diferentes colores para destacar la información importante.
Actualizar regularmente: Es importante actualizar los KPIs en el panel regularmente para asegurarse de que la información sea precisa y esté actualizada. Además, se pueden añadir nuevos KPIs o eliminar los que ya no sean relevantes.
Personalizar el panel: El panel debe ser personalizado para el público objetivo. Por ejemplo, un panel para el equipo de ventas puede incluir KPIs relacionados con las ventas y el rendimiento de los vendedores, mientras que un panel para el equipo de marketing puede incluir KPIs relacionados con el tráfico del sitio web y la generación de leads.
Utilizar herramientas de visualización de datos: Se pueden utilizar herramientas de visualización de datos para crear paneles más atractivos y efectivos. Por ejemplo, se pueden utilizar gráficos de barras, gráficos circulares o gráficos de línea para mostrar los datos de los KPIs de manera visualmente atractiva.
Siguiendo estos pasos, se pueden crear paneles de KPIs atractivos y efectivos que ayuden a las empresas a medir el progreso hacia sus objetivos y tomar decisiones informadas basadas en datos.
SEGUIMIENTO DE LOS KPIs
Paneles de KPIs atractivos y eficaces
El seguimiento de los KPIs es fundamental para evaluar el desempeño de una empresa y tomar medidas para mejorar. A continuación, se describen algunos pasos comunes para hacer seguimiento a los KPIs:
Establecer metas y objetivos: Es importante establecer metas y objetivos claros para cada KPI, para que se pueda medir el progreso y evaluar el éxito.
Definir frecuencia y responsables del seguimiento: Es importante definir la frecuencia y los responsables del seguimiento de cada KPI. Algunos KPIs pueden requerir un seguimiento diario o semanal, mientras que otros pueden requerir un seguimiento mensual o trimestral. Además, es importante designar a un responsable para cada KPI para asegurarse de que se haga el seguimiento y se tomen medidas en consecuencia.
Establecer un sistema de seguimiento: Se puede utilizar un sistema de seguimiento automatizado o una herramienta de software para hacer un seguimiento de los KPIs. Estos sistemas pueden proporcionar informes y gráficos para mostrar el progreso y el desempeño de los KPIs a lo largo del tiempo.
Analizar los resultados y tomar medidas: Es importante analizar los resultados de los KPIs y tomar medidas en consecuencia. Si los resultados son positivos, se pueden continuar las prácticas que condujeron al éxito. Si los resultados son negativos, es necesario identificar las causas y tomar medidas para abordar el problema.
Comunicar los resultados: Es importante comunicar los resultados de los KPIs a los empleados relevantes y a la dirección de la empresa. Esto puede motivar a los empleados a mejorar su rendimiento y alentar a la empresa a continuar su éxito.
Al hacer un seguimiento adecuado de los KPIs y tomar medidas en consecuencia, las empresas pueden mejorar su desempeño y alcanzar sus objetivos a largo plazo.
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¿CÓMO GESTIONAR EL CUADRO DE MANDO DE LA ORGANIZACIÓN?
Con una herramienta adecuada, es posible administrar los indicadores de gestión o KPI’s de forma automática y en línea, alimentar las mediciones, visualizarlas, elaborar informes y exportarlos o compartirlos, y generar planes de mejora a partir de las mediciones. Todo en minutos y con pocos clics.
Para aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos establecidos, muchas organizaciones recurren al uso de software, que permita monitorear de manera automática las tareas, las actividades y el desempeño de los procesos, verificar el cumplimiento de indicadores, implementar campañas corporativas, administrar toda la información y documentación y poner en marcha planes de mejora para generar valor y conocimiento en toda la organización.
Software para Dashboards de KPIs -Cuadros de mando – Indicadores clave para sistemas de gestión
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
Esperamos que en esta época de fin de año te encuentres disfrutando de tus logros con la tranquilidad que mereces, y aprovechando que el cambio de año representa siempre una ocasión para que surjan ideas de mejora, de nuevos proyectos, de seguir avanzando…
La sensación de ver crecer a tu organización, de aplicarle cosas nuevas para mejorarla y fortalecerla. Todo esto suele llenar nuestras mentes con el cambio de año.
Desde Calidad & Gestión nos gustaría mucho acompañarte en esos nuevos proyectos, y también en todas las ideas que tengas para tus proyectos actuales.
Te deseamos muy felices fiestas de fin de año, y un extraordinario 2023!
FORO REGIONAL IMPACTO DE LA GESTIÓN DE RIESGOS EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
Se trata del Foro regional Impacto de la Gestión de Riesgos en los Sistemas de Gestión, en el que un grupo de expertos analizaremos los nuevos retos y la transformación que enfrentan las organizaciones, y de cómo la nueva Gestión de Riesgos se está convirtiendo en un pilar que posibilita afrontar y superar los cambios con firmeza.
Foro regional Impacto de la Gestión de Riesgos en los Sistemas de Gestión
Foro regional Impacto de la Gestión de Riesgos en los Sistemas de Gestión – Agenda
INSCRIPCIÓN GRATUITA
Para participar en forma gratuita del FORO REGIONAL IMPACTO DE LA GESTIÓN DE RIESGOS EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN inscríbase ahora mismo completando este formulario.
REFERENCIAS
ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements (2019) ISO 31000:2018 Risk management – Guidelines (2018)
APORTE NO REEMBOLSABLE (ANR) – CERTIFICACIÓN DE NORMAS ISO EN EMPRESAS PYMEs DE ARGENTINA
Se extendió has el 30 de Junio de 2022 la posibilidad de aplicar al Programa de Apoyo a la Competitividad (PAC).
Aumentar la inversión de las MiPyME en Servicios de Desarrollo Empresarial, tanto en forma individual como colectiva, a través del apoyo a la compra y la mejora de la oferta de esos servicios.El Programa de Apoyo a la Competitividad (PAC) para micro, pequeñas y medianas empresas (MiPyME), tiene como objetivo contribuir a aumentar la productividad y competitividad de las MiPyME argentinas. Sus objetivos específicos son:
Aumentar la cantidad de nuevas empresas dinámicas.
El PAC ofrece el acceso a servicios profesionales de asistencia técnica y capacitación, reintegrando o anticipando los costos de implementación de proyectos, mediante aportes no reembolsables (ANR).
Para poder acceder a los beneficios del Programa, las empresas y emprendedores deberán cumplir con ciertos criterios de elegibilidad.
PROGRAMA DE APOYO A LA COMPETITIVIDAD – PAC CERTIFICACIÓN DE NORMAS ISO PARA PYMES ARGENTINAS
Exclusiones del Programa PAC 2022 Certificación de Normas ISO
No podrán participar del Programa PAC 2022 Certificación de Normas ISO aquellas organizaciones que posean alguna de estas condiciones:
Registren deudas fiscales y/o previsionales exigibles con la AFIP
Posean una participación accionaria extranjera superior al 49%
Sean empresas que comercialicen productos importados y cuya facturación por dichos bienes supere el
25 % de la facturación total.
Empresas pertenecientes a los sectores de intermediación financiera, de seguros, de servicios profesionales jurídicos y/o contables, y las empresas que revistan la calificación jurídica de Fideicomiso.
Las MiPyMES que hayan incumplido total o parcialmente proyectos o planes presentados en Programas existentes en el ámbito del MINISTERIO DE DESARROLLO PRODUCTIVO de Argentina.
Las MIPyMES cuyos prestadores de Servicios de Asistencia Técnica, o los Proveedores se encuentren vinculados laboral, societaria o patrimonialmente.
Empresas Medianas Tramo II y Grandes.
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PARTES INTERESADAS – NORMAS ISO PARA SISTEMAS DE GESTIÓN
Las normas o estándares para Sistemas de Gestión que ha puesto en vigencia la organización ISO (Organización Internacional de Normalización), como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, entre otras, conceden gran importancia al contexto de la organización – tanto interno como externo -, y también lo hacen con las partes interesadas y sus necesidades y expectativas.
Ello supone que la organización efectúe un trabajo de comprensión y reflexión sobre cuáles son esas partes interesadas que son pertinentes para el desempeño de su Sistema de Gestión.
Al respecto, es muy importante considerar que las empresas ya no son responsables solamente ante los accionistas y la comunidad inversora, sino que deben admitir que un grupo amplio y diverso de otros actores, tales como los empleados, los activistas, los vecinos, los proveedores, los consumidores, las autoridades reguladoras o las ONGs, pueden tener un efecto importante sobre su reputación y el rendimiento del negocio.
Así, para que este análisis resulte en verdad efectivo, es importante considerar la definición del concepto que adoptan las Normas ISO para Sistemas de Gestión:
Parte interesada Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad Nota 1 a la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones esenciales de las normas de sistemas de gestión de ISO proporcionados en el Anexo SL del suplemento de ISO consolidado de las Directivas ISO/IEC, Parte 1.
Esta definición incluye por supuesto a los trabajadores en primera línea, pero también a los proveedores, contratistas, clientes, organizaciones o personas vecinas del sector, organismos gubernamentales, sindicatos, miembros de la Alta Dirección, socios, sucursales… la lista puede ser aún más larga.
Lo importante es entender que las Normas ISO para Sistemas de Gestión exigen identificar esas partes interesadas y conocer sus expectativas y sus necesidades con respecto al Sistema de Gestión correspondiente.
PARTES INTERESADAS PERTINENTES – NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
Para comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas, tanto internas como externas de la empresa, el paso inicial requiere que se identifiquen estas partes interesadas del sistema de gestión de su organización, y establecer sus requisitos relevantes, los que podrían afectar la capacidad del sistema de gestión para entregar los resultados previstos, o aquellos que influyen en el propósito operativo de la organización.
Esta información debe recopilarse, revisarse y monitorearse regularmente a través de canales formales, como reuniones de revisión de la Alta Dirección.
También es conveniente realizar un análisis de las partes interesadas para determinar la relevancia y pertinencia de éstas, y por lo tanto establecer cuáles son los requisitos pertinentes en relación con las actividades de la organización y aquellas que impactan en el sistema de gestión.
Para determinar la relevancia de una parte interesada y sus requisitos, la organización debería orientar su análisis a fin de estar en condiciones de responder la siguiente pregunta:
¿Esta parte interesada, o sus requisitos, afectan la capacidad de la organización para lograr los resultados esperados del sistema de gestión?
Si la respuesta es afirmativa, entonces los requisitos de las partes interesadas deben establecerse como pertinentes y considerarse al planificar el sistema de gestión.
Cláusula 4.3 – ‘Al determinar el alcance, la organización deberá considerar los requisitos de las partes interesadas relevantes mencionadas en 4.2’;
Cláusula 5.2.2 – ‘Las políticas de calidad, medio ambiente o salud y seguridad están a disposición de las partes interesadas relevantes, según corresponda’;
Cláusula 6.1.1 – ‘Al planificar el sistema de gestión, la organización debe considerar los requisitos mencionados en 4.2 y determinar los riesgos y oportunidades que deben abordarse’;
Cláusula 8.3.2 – ‘Al determinar las etapas y controles para el diseño y desarrollo, la organización debe considerar el nivel de control esperado para el proceso de diseño y desarrollo por parte de los clientes y otras partes interesadas relevantes’;
Cláusula 9.3.2 – ‘Las revisiones de la dirección se planifican y llevan a cabo teniendo en cuenta la información sobre el rendimiento y la eficacia del sistema de gestión, incluidas las tendencias en la satisfacción del cliente y los comentarios de las partes interesadas pertinentes’.
IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS
PARTES INTERESADAS PERTINENTES – NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
Aunque las Normas ISO para Sistemas de Gestión no lo requieren específicamente, una manera adecuada de efectuar esta identificación, y que además proporciona la evidencia objetiva necesaria, consiste en elaborar una lista o una matriz de las partes interesadas, sus necesidades y expectativas correspondientes, y la indicación de cuáles de ellas son aceptadas como obligaciones de cumplimiento por parte de la organización.
Al respecto, se debe tomar en consideración que:
Los requisitos de las partes interesadas no son necesariamente requisitos de la organización.
Algunos requisitos de las partes interesadas reflejan necesidades y expectativas que son obligatorias porque han sido incorporadas a las leyes, reglamentaciones, permisos y licencias gubernamentales, o incluso decisiones de tribunales.
La organización puede decidir aceptar o adoptar voluntariamente otros requisitos de las partes interesadas (por ejemplo, establecer una relación contractual o suscribir una iniciativa voluntaria).
Una vez que la organización los adopte, se convierten en requisitos de la organización (es decir, requisitos legales y otros requisitos que se deben cumplir), y se tienen en cuenta para la planificación del Sistema de Gestión de la organización.
Software para administración eficaz de ISO 9001 / 14001 / 45001 / 50001 / 31000
Existen diversos métodos y enfoques que pueden usarse para recopilar estos elementos. Algunos ejemplos incluyen:
Ejercicios de compromiso con las partes interesadas; ya son ampliamente usados para consultar con las partes interesadas y mapear problemas y asuntos. Más frecuentemente usados por organizaciones grandes comprometidas con iniciativas de responsabilidad social.
Reuniones de consultoría con los vecinos y ONGs sobre asuntos de interés comunitarios, como los del medio ambiente, planeación y desarrollo; con frecuencia éstas son utilizadas por las grandes plantas industriales.
Reuniones y otras interacciones con reguladores; esto puede abarcar por ejemplo, asuntos críticos de calidad sobre especificaciones y conformidad, así como asuntos con reguladores sobre cumplimiento y desarrollo de cumplimiento contra requerimientos y estándares emergentes.
Reuniones y actividades de capacitación y retroalimentación con empleados.
Revisiones a los proveedores y manejo de relaciones; muchas organizaciones tratan de obtener beneficios mutuos de las relaciones proveedor-cliente que sean críticos para el éxito mutuo.
Revisiones del cliente/comprador y manejo de relaciones; claro que este es un pilar fundamental para todos los estándares y una clave para el éxito.
REQUISITOS PERTINENTES
Una vez que se identifican las partes interesadas y sus requisitos, el siguiente paso es considerar qué requisitos de las partes interesadas generan obligaciones de cumplimiento para la empresa.
Desde luego, los requisitos legales y reglamentarios deben identificarse antes que otros requisitos, permitiendo concentrarse y coordinarse en los otros aspectos relevantes.
Una metodología posible para este análisis consiste en seguir los siguientes pasos:
PASO 1 – Identificar la lista de partes interesadas relevantes para la organización.
¿Quiénes podrían ser?
¿Interno externo?
¿Requisito legal o voluntario?
PASO 2: identificar a la persona responsable relevante dentro de la organización para cada parte interesada.
¿Cuál es su relación? ¿Se relaciona con las operaciones de la empresa?
¿Dónde trabaja?
¿Cómo se gestiona actualmente esa relación?
PASO 3 – Identificar las necesidades y expectativas de estas partes interesadas en función de sus requisitos, experiencia, etc.
¿Qué es realmente lo más relevante de esa relación?
¿Cuáles son las expectativas, en cualquier dirección?
¿Qué pasa cuando las cosas salen mal?
¿Cómo es la relación actual?
PASO 4: Establecer controles dentro del Sistema de Gestión y monitorear estos controles (o plan de acción) a intervalos regulares.
¿Cómo se controla actualmente?
¿Cómo se considera que esos controles son satisfactorios?
¿Con qué frecuencia se revisan los controles y /o la relación?
GESTION DE LAS PARTES INTERESADAS PERTINENTES
PARTES INTERESADAS PERTINENTES – NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
Cuando la organización ya ha identificado a las partes interesadas pertinentes para su Sistema de Gestión y establecido cuáles son sus necesidades y expectativas, es necesario desarrollar una estrategia adecuada para Gestionar las Partes Interesadas, a fin de estén en concordancia con la estrategia del negocio y resulte medible y sistemática.
En consecuencia, la organización debe dedicar esfuerzos a desarrollar y mantener una adecuada relación con las partes interesadas, lo que se ha convertido en un requisito esencial para mantener una ventaja competitiva.
A fin de gestionar la relación que sostienen con las partes interesadas pertinentes para su Sistema de Gestión, con el propósito de fortalecer y consolidar estos vínculos, la organización puede considerar la utilización de alguna de las diversas herramientas existentes, desde luego que elección de una u otra depende de las características de cada organización.
Entre las herramientas más ampliamente utilizadas se encuentran las que se mencionan a continuación.
MODELO DE MITCHELL, AGLE Y WOOD
Partes Interesadas Pertinentes. Comprensión de las necesidades y expectativas – Modelo de Mitchell Agle y Wood
El modelo Mitchell, Agle y Wood (1997) clasifica a las partes interesadas en siete tipos según tres variables:
Poder: se refiere a la capacidad de la parte interesada de influenciar en la organización
Legitimidad: se refiere a la relación y a las acciones del grupo de poder con la organización en términos de participación, propiedad o conveniencia.
Urgencia: implica a los requisitos que los grupos o individuos plantean a la organización en términos de urgencia y oportunidad.
Esta información se resume en un diagrama de Venn, luego se confecciona una matriz por cada variable y las reúne en una matriz de consolidación desde donde opera el modelo.
Se trata de un modelo dinámico que permite introducir datos en las matrices que surgen de la percepción profesional de la empresa y de la investigación realizada.
Este modelo favorece una fácil y rápida operación por parte de la empresa, permitiendo identificar a las partes interesadas en la medida en que se pueda evaluar el poder, legitimidad y urgencia. El modelo representa una situación de la organización en un tiempo y espacio determinado y es dinámico.
La desventaja que presenta este modelo, es que al ser dinámico requiere ser modelarlo en forma periódica para arrojar conclusiones a través del paso del tiempo. También, por ser un modelo que incorpora datos con carga cualitativa, incluye aspectos subjetivos que pueden llevar a conclusiones diferentes según el profesional que lo modele.
MODELO DE GARDNER
Partes Interesadas Pertinentes. Comprensión de las necesidades y expectativas – Modelo de Gardner
El Modelo de Gardner (1986) presenta una matriz de 2×2 de doble entrada donde clasifica a las partes interesadas de acuerdo a las variables de «poder que poseen» y de «grado de Interés» que demuestran por las estrategias de la empresa.
Señala la dirección en la que se debe canalizar el esfuerzo de gestión antes de tomar algunas medidas o acciones.
Se utiliza para indicar qué tipo de relación debe desarrollar la empresa con cada uno de esos grupos y de esta manera ayuda a definir estrategias especificas de relaciones con las partes interesadas.
Cuenta como ventaja que es una matriz sumamente sencilla, destacando que ofrece estrategias organizacionales según el interés/poder del interesado.
Esta sencillez para su elaboración también implica cierta limitación al modelo, ya que sólo plantea estrategias en relación a las dos variables que utiliza.
MODELO DE SAVAGE
Partes Interesadas Pertinentes. Comprensión de las necesidades y expectativas – Modelo de Savage
El Modelo de Savage (1991) presenta una matriz de 2×2 doble entrada para identificar a las partes interesadas que influyen en la organización.
Posee dos ejes críticos: el potencial de estos actores para amenazar a la organización y el potencial de estos grupos de interés de cooperar con la organización.
Se deducen de esta matriz cuatro tipos de partes interesadas donde se referencia la estrategia a aplicar a cada uno.
Las organizaciones pueden centrarse en el potencial de las partes interesadas clave, para evitar la implementación de estrategias opuestas a sus intereses, y de ésta manera poder modificar las estrategias para integrarlos.
Como desventaja, el modelo solo plantea estrategias en relación a las dos variables que utiliza.
Gardner y otros, Manual de Planeamiento Estratégico, (1986)
Savage, G y otros, «Strategies for assessing and managing organizational stakeholders» Academy of Management Executive (1991)
Mitchell, R. y otros, Toward a theory of stakeholder identification and salience: defining the principle of who and what really counts. Academy of Management Review (1997)
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
“La idea revolucionaria que define la frontera entre la era moderna y el pasado es el dominio del riesgo: la noción de que el futuro es más que un capricho divino y que los hombres y mujeres no son inermes frente a la naturaleza”.
Peter Bernstein
De acuerdo con lo que plantea en esta frase el economista y educador Peter Bernstein(EEUU, 1919 – 2009), cuyo desarrollo y refinamiento de la hipótesis del mercado eficiente lo convirtió en una de las mayores autoridades en economía, resulta fundamental para el futuro de cualquier organización que ésta dedique ingentes esfuerzos a dominar el riesgo.
Y una buena manera de dominar el riesgo es a través de la Gestión del Riesgo, cuyo paso inicial requiere de una herramienta que ofrezca una clara visualización de datos para comunicar los riesgos específicos que enfrenta una organización: un Mapa de Riesgos.
Así, y considerando que el Riesgo es el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos, mediante un Mapa de Riesgos bien elaborado, una organización estará en condiciones de:
Anticiparse a los problemas para poder resolverlos de manera eficiente
Aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten
Un Mapa de Riesgos ayuda a las empresas a identificar y priorizar los riesgos asociados con sus negocios, al mejorar la comprensión de una organización de su perfil y apetito de riesgos, aclarar el pensamiento sobre la naturaleza y el impacto de los riesgos, y mejorar el modelo de evaluación de riesgos de la organización.
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WEBINAR – Crea un mapa de riesgos en tres semanas
En este webinar con Adriana Garavaglia, arquitecta, especialista en gestión de proyectos, PMP (R) certificada y quien tiene experiencia en gestión de riesgos, y Hugo González, ingeniero civil, Auditor Líder IRCA – DNV de Sistemas de Gestión de la Energía y con experiencia en la implementación de sistema de gestión de riesgos (ISO 31000), energía (ISO 50001), calidad (ISO 9001) y otros, podrás conocer los aspectos clave de una hoja de ruta para crear un mapa de riesgos en tan solo tres semanas.
El objetivo es lograr que tu organización o proyecto incremente las posibilidades de alcanzar los resultados planeados y puedan detectar las oportunidades que representa el contexto actual para la misma.
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¿Cómo se puede evaluar el desempeño de un Sistema de Gestión de una organización?
Para evaluarlo es necesario establecer indicadores adecuados en función de los objetivos considerados, lo que consiste en una tarea de gran relevancia y que presenta cierta complejidad, pero que sin embargo debería desarrollarse de forma prioritaria ya que cuanto antes estén definidos, antes se podrán registrar resultados, obteniéndose así en forma temprana información relevante para utilizar en la definición de objetivos o en la toma de otras decisiones en general.
Lo anteriormente expresado, es aplicable tanto en el contexto de la implementación de Sistemas de Gestión Ambiental (ISO 14001:2015), como así también de la Calidad (ISO 9001:2015), de la Energía (ISO 50001:2018), de Salud y Seguridad Ocupacional (ISO 45001:2018), entre otros.
En ese sentido, los indicadores clave de desempeño (Key Performance Indicators – KPIs) desempeñan un papel importante en las organizaciones.
Pero de manera adicional a seleccionar y establecer los KPIs apropiados para la organización, se requiere también definir cómo medirlos y reportarlos de forma adecuada y precisa, tarea que puede resultar un paso difícil, pero que sin duda es sumamente relevante.
IMPORTANCIA DE LOS KPIs
Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre
William Thomson Kelvin, Sir William Thomson, Lord Kelvin. Físico y matemático creador de la escala termométrica que lleva su nombre (grados Kelvin).
Parafraseando a Lord Kelvin, la importancia de los KPIs radica en que proveen una medición de lo que ocurre en una organización.
Como toda organización tiene objetivos o metas de alto nivel que cumplir, es muy importante entonces que ésta evalúe su progreso en el logro de sus resultados planificados frente a su misión, visión, políticas, estrategia y objetivos, a todos los niveles y en todos los procesos y las funciones pertinentes, mediante un proceso de medición y análisis para hacer el seguimiento de su progreso, reunir y proporcionar la información necesaria para las evaluaciones del desempeño y para tomar decisiones eficazmente.
La selección de los indicadores de desempeño y de los métodos de seguimiento apropiados es crítica para la medición y el análisis eficaces de una organización.
Los indicadores clave de desempeño (KPI) – también llamados “indicadores estratégicos» – son tanto acciones como herramientas de medición usadas para monitorizar el progreso en el cumplimiento de esos objetivos.
En su forma más simple, un KPI es un dispositivo de medición que ayuda a entender cómo la organización está comportándose con relación a sus objetivos. Los KPIs eficaces son accionables (su entendimiento permite una toma de decisión directa), cruciales y fácilmente comunicables en toda la organización.
Entonces, ¿por qué los KPIs son importantes? Porque actúan como un enlace entre una organización y los objetivos que ésta desea alcanzar.
Cuadros de Mando para Indicadores clave en sistemas de gestión – Dashboards KPIs
¿QUÉ ES UN CUADRO DE MANDO DE KPIs?
¿Qué es un Cuadro de Mando, Tablero o Dashboard para KPIs?
Se trata de una herramienta de gestión de la información que monitoriza, analiza y muestra de manera visual los indicadores clave de desempeño (KPI), métricas y datos fundamentales para hacer un seguimiento del estado de una empresa, un departamento, una campaña o un proceso específico.
Es posible asimilar un Cuadro de Mando a una especie de «resumen» que recopila datos de diferentes fuentes en un solo sitio y los presenta de manera digerible para que lo más importante tenga mayor visibilidad.
Algunas de las características que debe tener un Cuadro de Mando son las siguientes:
Personalizado. Un Cuadro de Mando debe contener únicamente los KPIs que sean relevantes para el departamento, campaña o proceso del que se ocupa, debiendo proveer las respuestas a las principales preguntas que se hacen los responsables de la gestión.
Visual. La idea de un Cuadro de Mando es brindar la información buscada a golpe de vista. Por ello, los datos se presentan en forma de gráficos y debe contar con indicadores rápidos a través de claves de color, flechas hacia arriba o abajo o cifras destacadas, por ejemplo.
Práctico. La función principal de un Cuadro de Mando siempre debe ser orientar las acciones del equipo de gestión, proveyendo la información necesaria para establecer cuáles son los siguientes pasos a seguir para mejorar los resultados.
Comprensible. Un buen Cuadro de Mando presenta un puñado de métricas fundamentales de manera clara y visual, de tal manera que no hace falta ser experto en análisis para comprenderlo.
Accesible. Debe hacer que los datos sean fácilmente accesibles y se comparta la misma información entre todo el equipo de gestión.
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IMPORTANCIA DE LOS CUADROS DE MANDO DE KPIs
El mayor valor de un Cuadro de Mando, Tablero o Dashboard moderno de negocios está en su capacidad de suministrar informaciones sobre el desempeño de una empresa. Como resultado, los líderes, tal como los equipos de proyectos, pueden tomar decisiones con base y con enfoque en los objetivos, actuando en datos reales en lugar de recurrir a la intuición.
Para que sean útiles, los KPIs precisan ser monitorizados y reportados. Si cambian en tiempo real, deben ser monitorizados en tiempo real. Los Cuadros de Mando son una herramienta de gran utilidad para comunicar los KPIs, pues pueden ser usados para describir visualmente el desempeño de una empresa, de un departamento específico o de una operación de negocio clave.
Además, un Cuadro de Mando oportuno y bien diseñado ayuda a percibir instantáneamente las áreas problemáticas y a enfrentar los problemas, ya que proveen una visión general rápida de la situación y permiten establecer dónde concentrar los esfuerzos.
De este modo, un Cuadro de Mando flexible, simplificado y optimizado ofrece diversas ventajas tales como:
Procesos más eficientes.
Decisiones estratégicas y de gestión aún más rápidas.
Destaca los problemas secundarios antes de que se vuelvan grandes problemas.
Cuadros de Mando para Indicadores clave en sistemas de gestión – Dashboards KPIs
TIPOS DE CUADROS DE MANDO
Antes de colocar los KPIs en un Cuadro de Mando, es importante considerar que éstos varían con relación a su nivel y finalidad.
Usualmente se consideran tres tipos principales de Cuadro de Mando:
Estratégico. Proporciona, a largo plazo, información interna y externa para conocer el estado de la compañía, cumplimiento de objetivos y posicionamiento global. Gerentes y ejecutivos en todos los niveles de la organización pueden ver la información que precisan para entender la situación de la organización e identificar potenciales oportunidades de expansión y mejora. Los Cuadros de Mando estratégicos no suministran todas las informaciones detalladas necesarias para tomar decisiones complejas, pero deben identificar claramente las oportunidades para análisis futuros. Un Cuadro de Mando estratégico debe ser simple y contener informaciones sintetizadas.
Operacional. Para el seguimiento diario ligado a áreas o departamentos específicos de la empresa con la misión de corregir medidas equivocadas. Monitoriza las operaciones en tiempo real para alertar a los usuarios sobre los desvíos del desempeño esperado. Los Cuadros de Mando operacionales deben suministrar a los usuarios alertas específicos y las informaciones que ellos precisan para garantizar rápidamente las operaciones de vuelta a lo normal.
Analítico. Los datos son usados para entender las tendencias haciendo comparaciones a lo largo del tiempo con múltiples variables. Los Cuadros de Mando analíticos generalmente contienen más informaciones y son más complejos que los estratégicos u operacionales, ya que el enfoque es la comprensión profundizada de los datos.
Aunque estas sean las principales categorías, probablemente habrá casos en que un híbrido de dos tipos pueda ser necesario.
Independiente del tipo de Cuadro de Mando de KPI utilizado, los gestores y el equipo deben ser capaces de obtener las respuestas a las preguntas en tiempo real y actuar con todos los datos consolidados en un sólo lugar.
RECOMENDACIONES PARA CREAR CUADROS DE MANDO EFICACES
Definir el tipo de gráfico más adecuado
Para cada KPI se requiere definir cómo compartir las informaciones recopiladas considerando diversos criterios, como por ejemplo ¿es más importante ver la meta, el valor actual o lo acumulado del año hasta la fecha?
Existen varios tipos de gráficos que quedan óptimos en un Cuadro de Mando, cada uno ideal para un tipo diferente de indicador, como tablas, gráficos de barras, gráficos de líneas, etc.
Se debe ser consistente y usar el mismo gráfico a cada mes, trimestre o año, para que el equipo pueda acompañar el desempeño a lo largo del tiempo de forma estandarizada.
Conocer a la audiencia
Los mejores cuadros de mando se crean pensando en su público objetivo. Esto no sucede por accidente, se debe responder a la pregunta ¿para quién se está diseñando el cuadro de mando? ¿Es para alguien que le dedicará un breve tiempo a los indicadores clave de rendimiento, o es para un equipo de gestión que revisará los paneles trimestrales durante varias horas?
También es importante conocer el nivel de experiencia de la audiencia con el tema y los datos, de manera tal que el mejor enfoque es comenzar de manera simple, para luego ir agregando más paneles si esto es necesario.
Ejemplos de posibles audiencias:
Accionistas
Alta dirección
Analista de datos
Roles de marketing
Comerciales
Finanzas
Departamento IT
Responsables de producción
Responsables de sistemas de gestión
Promover la interacción
Un cuadro de mando precisa promover la interacción entre la información y su lector, ofreciendo no sólo informaciones estáticas, sino también análisis flexibles.
Así como uno de los criterios de elección de KPIs es que ellos sean accionables, que revelen informaciones que permitan acción
sobre él, toma de decisión, un cuadro de mando eficaz permite que esas acciones sean iniciadas fácilmente, optimizando la productividad y permitiendo respuestas más rápidas a problemas u oportunidades identificadas.
Cuadros de Mando para Indicadores clave en sistemas de gestión – Dashboards KPIs
Mantener la seguridad de la información, pero sin dejar de compartirla
Diferentes usuarios tienen acceso a informaciones diferentes, dependiendo de su papel en la empresa, sus responsabilidades, etc. Por lo tanto, las configuraciones de autorización son importantes para garantizar la seguridad de la información.
De este modo, la organización debe establecer un modo adecuado para compartir el cuadro de mando con cualquier persona que precise la misma información, como por ejemplo mediante el uso de aplicaciones on line.
Actualización permanente
A medida que los ambientes de negocios cambian a lo largo del tiempo, las organizaciones precisan adaptarse y ajustarse, situación que es aplicable también a los cuadro de mando de KPIs. Se trata de un ciclo continuo de revisión, ajuste y repetición.
La comunicación regular es vital para todas las áreas del negocio, principalmente para los responsables de KPIs y los usuarios que
interactúan con el Cuadro de Mando.
Las revisiones regulares son una óptima manera de evitar que el Cuadro de Mando quede desactualizado.
DESCARGAR EN FORMATO PDF ARTÍCULOS SOBRE SISTEMAS DE GESTIÓN DE NORMAS ISO
¿CÓMO GESTIONAR EL CUADRO DE MANDO DE LA ORGANIZACIÓN?
Con una herramienta adecuada, es posible administrar los indicadores de gestión o KPI’s de forma automática y en línea, alimentar las mediciones, visualizarlas, elaborar informes y exportarlos o compartirlos, y generar planes de mejora a partir de las mediciones. Todo en minutos y con pocos clics.
Para aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos establecidos, muchas organizaciones recurren al uso de software, que permita monitorear de manera automática las tareas, las actividades y el desempeño de los procesos, verificar el cumplimiento de indicadores, implementar campañas corporativas, administrar toda la información y documentación y poner en marcha planes de mejora para generar valor y conocimiento en toda la organización.
Software para Dashboards de KPIs -Cuadros de mando – Indicadores clave para sistemas de gestión
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
Calidad & Gestion - Consultoría para Empresas 