ISO 9001:2015. GESTIÓN DE PROVEEDORES
Con respecto a la gestión de proveedores, la versión 2008 de la norma ISO 9001 requería solamente de forma explícita a una organización mantener un registro de los criterios para la selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores.
En cambio, la última revisión de la norma ISO 9001: 2015 requiere que una organización no sólo debe registrar tales criterios, sino que también debe registrar el resultado de estas actividades incluyendo la supervisión del rendimiento de sus proveedores.
Controles de productos y servicios suministrados externamente (8.4.)
La organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la re-evaluación de los proveedores externos (Capitulo 8.4.1)
NOTA: igual tratamiento de los bienes provistos externamente y de los servicios provistos externamente (Capítulo 8.4)
Es claro el cambio hacia un mayor énfasis en el monitoreo del desempeño del proveedor, situación que puede requerir que una organización deba revisar sus procesos de gestión de proveedores.
La organización debe conservar información documentada apropiada de los resultados de las evaluaciones, el seguimiento del desempeño y reevaluaciones de los proveedores externos.
(capítulo 8.4 – «Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente»).
En el texto en inglés de ISO 9001:2015 se modifica el término “supplier” por “provider”, con el fin de que el control abarque no solo a los proveedores típicos de toda organización, sino que resulte extensivo también a los proveedores de procesos contratados externamente, e incluso a los proveedores de filiales corporativas de la misma organización.
Así, los proveedores de procesos contratados externamente (outsourcing) en la nueva versión de la norma deberán cumplir los mismos requisitos exigidos para cualquier proveedor externo además de lo que ya se exigía en la norma ISO 9001:2008.
La Norma ISO 9001:2015 ya no se refiere a compras, sino a «productos y servicios suministrados externamente» y se homologan los requisitos para los proveedores de productos y servicios, y de los proveedores de procesos contratados externamente.
De este modo es posible identificar a tres tipos de proveedores:
- Los proveedores externos que proporcionan productos y servicios a ser incorporados en los productos y servicios de la organización;
- Los proveedores externos de productos y servicios que sean suministrados directamente al cliente en nombre de la organización; y
- Los proveedores de procesos o parte de procesos que sean contratados externamente por decisión de la organización.
GESTIÓN DE RELACIONES CON LOS PROVEEDORES SEGÚN ISO 9001:2015
La Norma ISO 9001:2015 se basa en 7 principios de gestión de la calidad, siendo uno de ellos la gestión de las relaciones con las partes interesadas. Un claro ejemplo de parte interesada lo constituyen el conjunto de los proveedores de una organización, y resulta más claro aún que gestionar con éxito estas relaciones contribuye el éxito sostenido de toda la organización.
Es fácil comprender entonces que es esencial establecer una buena comunicación en toda la cadena de suministro de la empresa, ya que tendrá repercusión directa en el producto o servicio brindado al cliente y en la relación con los proveedores.
Desde luego que entre el conjunto de todos los proveedores de una organización existen grandes diferencias en cuanto a la relevancia que cada uno de ellos tiene para la propia organización, pues no inciden de igual manera en el producto o servicio final.
Por tanto es importante identificar las diferencias en cuanto al impacto que pueden tener en la organización.
Con respecto a la comunicación en toda la cadena de suministro de la empresa, la organización debe comunicar a los proveedores externos los requisitos aplicables para los siguientes aspectos:
- a) los bienes y servicios a ser prestados o el proceso a realizar,
- b) los requisitos para la aprobación o la liberación de bienes y servicios, procedimientos, procesos o equipos,
- c) los requisitos para la competencia del personal, incluyendo la calificación necesaria,
- d) los requisitos del sistema de gestión de calidad,
- e) el control y seguimiento del desempeño del proveedor externo a ser aplicados por la organización,
- f) cualquier actividad de verificación que la organización, o su cliente, quieran llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo, y
CONTROL DE PROVEEDORES SEGÚN ISO 9001:2015
El control de los proveedores externos debe asegurar que los procesos, productos y servicios suministrados por los proveedores externos estén conformes a los requisitos especificados.
El tipo y alcance de este control se basan en el principio: “asegurar que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afecten negativamente a la capacidad de la organización para entregar de forma regular productos y servicios a sus clientes”.
Entonces ¿De qué depende el tipo y alcance del control a aplicar al proveedor externo? Al respecto, se debe considerar:
- El impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente sobre la capacidad de la organización para cumplir de forma regular con los requisitos del cliente y los requisitos legales y reglamentarios aplicables; y,
- La eficacia percibida por la organización acerca de los controles aplicados por el proveedor externo.
SELECCIÓN DE DE PROVEEDORES SEGÚN ISO 9001:2015
Al aplicar los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 en cuanto a la relación con sus proveedores, la organización desempeña un papel importante a través de la adecuada especificación a su proveedor de lo que realmente quiere.
Así, en caso de no especificar correctamente sus necesidades, es posible encontrarse con que recibe un producto o un servicio que cumple con todas las los requisitos establecidos y la reglamentación legal aplicable, pero que es absolutamente inadecuado para su aplicación prevista.
A fin de evitar situaciones como esta, la empresa debe concentrarse sobre la especificación de sus necesidades relacionadas con la intención el uso del producto o servicio.
Para ello es importante considerar lo siguiente:
- ¿Cuál es el producto o servicio específico que requiere comprar?
- Qué impacto tiene esto en su propio negocio?
- ¿Cuáles son los riesgos para el negocio de la empresa si experimenta problemas con este producto o servicio?
- ¿Cómo se puede estar seguro de que el producto o servicio recibido en realidad satisface sus necesidades?
- ¿Qué se sabe acerca de la reputación y el desempeño de su proveedor?
TRANSICIÓN DE ISO 9001:2008 A ISO 9001:2015 – RECOMENDACIONES (Continuación)
Continuando con las recomendaciones mencionadas en el artículo «ISO 9001:2015. HACIA LA MADUREZ EN LA GESTIÓN» se deberían tener muy en cuenta los siguientes aspectos:
- Dedicar especial cuidado al asesoramiento que se recibe, ya que esta versión ISO 9001:2015 exige que este asesoramiento esté basado no sólo en el mero conocimiento de los requisitos normativos sino, y sobre todo, en formación académica de alto nivel y experiencia gerencial para entender el negocio.
- No dedicar más tiempo y dinero a la actual versión, que pronto quedará desactualizada.
- Analizar bien si la gerencia de la organización está preparada para la alta exigencia del nuevo estandard.
- Redefinir la gestion de la información con base en criterios modernos de gestión.
- Revisar el enfoque para la identificación, gestión y control de procesos.
- Hacer un Diagnóstico ISO 9001:2015 de la situación del SGC con respecto a los nuevos requisitos.
Si bien se estima que habrá un periodo transitorio de convivencia de ambas versiones de la norma ISO 9001, puede considerarse muy recomendable que cualquier tipo de organización, sin importar el tamaño, industria o sector, comience cuanto antes el proceso de transición a la nueva Norma ISO 9001:2015.
Bibliografía:
ISO 9001:2008 – Requisitos para sistemas de gestión de la calidad
ISO 9004:2000 – Sistemas de gestión de la calidad, Directrices para la mejora del desempeño
ISO 9001:2015 – Quality management systems — Requirements,
ISO/TC 176/SC 2/N544R. Guidance on the Process Approach to Quality Management. ISO
¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?
Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.
Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.
La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.
Calidad & Gestión brinda el Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos con el objetivo de que tu organización pueda controlar el impacto de eventuales riesgos que pueden afectar a su organización, permitiendo administrar su incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son fácilmente visibles.
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- ¿Cuáles riesgos pueden impedir el logro de la estrategia?
- ¿Cuáles riesgos pueden representar oportunidades?
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- ¿Qué tratamiento van a recibir?
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
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