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AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTION – ISO 19011:2018

DIRECTRICES PARA AUDITORÍAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN

La norma ISO 19011:2018 – Directrices para auditoría de sistemas de gestión, ofrece un enfoque uniforme y armonizado que permite llevar a delante una auditoría eficaz, tanto a Sistemas de Gestión individuales como a múltiples Sistemas de Gestión, teniendo en consideración también las recientes actualizaciones por parte de ISO a sus estándares internacionales más utilizados (Gestión de la Calidad – ISO 9001:2015, Gestión Ambiental – ISO 14001:2015, Gestión de SSO – ISO 45001:2018, Gestión de la Energía – ISO 50001:2018, Gestión de Seguridad Alimentaria – ISO 22000:2018, entre otros), lo que asegura efectuar la evaluación sistemática de los procesos de una organización contenidos en sus propios Sistemas de Gestión.

 

NORMA ISO 19011:2018 - AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

NORMA ISO 19011:2018 – AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

 

Desde la publicación de la segunda edición de la Norma ISO 19001 en 2011,se han publicado varios estándares nuevos del sistema de gestión, muchos de los cuales tienen una estructura común, requisitos básicos idénticos, términos comunes y definiciones básicas. Como resultado, es necesario considerar un enfoque más amplio para la auditoría del sistema de gestión, así como proporcionar una guía que sea más genérica.
Los resultados de la auditoría pueden proporcionar información para el aspecto de análisis de la planificación comercial y pueden contribuir a la identificación de las necesidades y actividades de mejora.

Es oportuno tomar como referencia la definición del concepto de “Auditoría” que está incluido en la propia Norma:

Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia objetiva y evaluarla objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los criterios de auditoría.
Nota 1: las auditorías internas, a veces llamadas auditorías de primera parte, son realizadas por, o en nombre de, la organización misma.
Nota 2: Las auditorías externas incluyen aquellas generalmente llamadas auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por las partes que tienen un interés en la organización, como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte son llevadas a cabo por organizaciones de auditoría independientes, como aquellas que proporcionan certificación / registro de conformidad o agencias gubernamentales.

 

PRINCIPALES CAMBIOS EN ISO 19011:2018

Con respecto a la versión anterior publicada en 2011, entre los principales cambios en la nueva Norma ISO 19011:2018 se pueden mencionar a los siguientes:

  • Ampliación de la información para la orientación sobre la gestión de un programa de auditoría. Esta información incluye los riesgos de un programa de auditoría, debido a lo cual el responsable de realizar la auditoría tiene que identificar los riesgos y oportunidades del sistema para presentarlos a la empresa auditada, con la finalidad de que dichos riesgos se puedan tratar de forma adecuada sin que perjudiquen los objetivos de la empresa.
  • Se añade un enfoque basado en riesgos para los principios de auditoría. Este enfoque busca la influencia en la planificación, conducción y presentación de informes que garanticen que las auditorías se enfocan en cuestiones relevantes para la empresa que se va a auditar.
  • Ampliación de la orientación para realizar una auditoría, específicamente la parte sobre su planificación. El responsable de un equipo auditor debe considerar los riesgos derivados de las actividades de auditoría en los procesos del auditado.
  • Presenta mayor énfasis en la adecuada planificación, lo que conllevará a una auditoría eficiente.
  • Aumento de los requisitos generales de competencia para los auditores.
  • Eliminación del anexo que contiene requisitos para auditar diferentes sistemas de gestión debido a la gran cantidad de estos que existen actualmente.
  • Ampliación del Anexo A con orientación sobre los nuevos conceptos de auditoría como el contexto de organización, liderazgo y compromiso, auditorías virtuales, cumplimento y cadena de suministro.
  • Nueva terminología más específica.

 

CRITERIOS DE AUDITORÍA

Se puede realizar una auditoría en relación con una variedad de criterios de auditoría, por separado o en combinación, que incluyen, entre otros:

  • Requisitos definidos en una o más normas del sistema de gestión;
  • Políticas y requisitos especificados por las partes interesadas pertinentes;
  • Requisitos legales y reglamentarios;
  • Uno o más procesos del sistema de gestión definidos por la organización u otras partes;
  • Plan (es) del sistema de gestión relacionado con la provisión de productos específicos de un sistema de gestión (por ejemplo, plan de calidad, plan del proyecto).

La Norma ISO 19011:2018 establece una serie de criterios que hay que considerar a la hora de afrontar una auditoría, independientemente que sea parcial o completa. Entre estos criterios, se pueden mencionar los siguientes:

  • Debe incluir los requisitos que hayan sido definidos en la norma o normas implementadas.
  • Considerar las políticas y demás requisitos que hayan sido identificados clave por las partes interesadas.
  • Incluir los requisitos legales y otros requisitos.
  • Revisar los procesos (o el proceso de interés) que hayan sido definidos por la organización o, en el caso de auditoría de segunda parte, por las partes interesadas.
  • Hay que tener en cuenta las planificaciones establecidas para las salidas de un sistema de gestión (según el mapa de procesos elaborado previamente).

De este modo, la norma ISO 19011:2018 es una excelente guía con orientaciones que sirven para auditar todo tipo de empresas, ya sean grandes o pequeñas o de diferentes actividades, logrando poder programar y planificar las auditorías en función de las particulares características de la empresa a auditar.

 

ORIENTACIÓN AUDITORES

En un Anexo informativo, la Norma SO 19011:2018 proporciona orientación adicional para los auditores que planifican y llevan a cabo auditorías. Entre otros aspectos, pueden mencionarse los siguientes:

  • Enfoque de proceso para la auditoría: El uso de un “enfoque de proceso” es un requisito para todas las normas de sistemas de gestión ISO, de modo tal que los auditores deberían comprender que auditar un sistema de gestión es auditar los procesos de una organización y sus interacciones en relación con uno o más estándares del sistema de gestión.
  • Resultados de rendimiento: Los auditores deberían centrarse en el resultado previsto del sistema de gestión a lo largo del proceso de auditoría. Si bien los procesos y lo que logran son importantes, lo que cuenta es el resultado del sistema de gestión y su desempeño.
  • Contexto de auditoría: Muchos estándares de sistemas de gestión requieren que una organización determine su contexto, incluidas las necesidades y expectativas de las partes interesadas relevantes y los problemas externos e internos. Para hacer esto, una organización puede usar varias técnicas para el análisis estratégico y la planificación. Así, los auditores deberían confirmar que se han desarrollado procesos adecuados para esto y que se utilizan de manera efectiva, de modo que sus resultados brinden una base confiable para determinar el alcance y el desarrollo del sistema de gestión.
  • Auditoría de riesgos y oportunidades: Una auditoría del enfoque de una organización para la determinación de riesgos y oportunidades no se debería realizar como una actividad independiente, sino que debería estar implícito durante toda la auditoría de un sistema de gestión, incluso al entrevistar a la alta dirección.

 

AUDITORÍAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN – DIAGRAMA DE FLUJO

Según lo definido por la Norma SO 19011:2018, es posible establecer un Diagrama de Flujo con la secuencia de actividades a desarrollar para llevar a delante una auditoría eficaz de cualquier sistema de gestión.

 

NORMA ISO 19011:2018 - AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

NORMA ISO 19011:2018 – AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

 

TERCERIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA

Dado el alto grado de competencia actual en los mercados resulta fundamental poder realizar las auditorías internas de la mejor manera posible y con el mejor uso de los recursos, sobre todo considerando que estas actividades no poseen valor agregado para el cliente externo.

Para ello debe concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible y mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y que tengan un creciente impacto en la organización.

Por todo lo expuesto hasta aquí, toda organización puede considerar como una forma segura de realizar auditorías eficaces que cumplan con todos los requisitos y principios ya mencionados, con mayores niveles de productividad, mejores niveles de calidad y con menores costos, a la contratación de servicios tercerizados de auditoría interna.

De este modo se obtienen las siguientes ventajas:

  • Se evitan costos fijos (sueldos, espacio físico, computadoras, gastos de teléfono, etc.).
  • Facilidad para cambiar de proveedor si los servicios no son adecuados.
  • Auditorías realizadas por auditores con mayor nivel de experiencia.
  • La capacitación de los auditores no corre por cuenta de la empresa sino por parte del prestador del servicio.
  • Posibilidad de recibir servicios con alto nivel de especialización, pues el prestador del servicio puede contar con especialistas para auditar sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental, de salud y seguridad ocupacional, de inocuidad y seguridad alimentaria, de buenas prácticas de manufactura, de gestión de la energía, etc.

 

Nuestro servicio de Auditorías Internas

Con cada auditoría, nuestros clientes consiguen progresivamente mejorar la eficacia de sus sistemas de gestión, lo que influye favorablemente en la gestión global de la empresa.

En Calidad & Gestión podemos ocuparnos de llevar a cabo las auditorías internas que su empresa necesite, para evidenciar la conformidad de su sistema con los requisitos de normas internacionales de gestión.

Conozca más sobre nuestro servicio de auditorías internas

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.

Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.

SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION ISO 9001 - ISO 14001 - ISO 45001 - ISO 50001 width=
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).

Mediante nuestra página web puede acceder a una DEMO GRATUITA DE UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 que le permitirá evaluar una herramienta de gran utilidad para sistemas de gestión.

Solicite la DEMO en FORMA GRATUITA completando nuestro formulario.

Bibliografía:

ISO 19011:2018 – Guidelines for auditing management systems
Mills, David (2003): Manual de Auditoría de la Calidad. Barcelona.
Sloose, Carlos A. (1991): Auditoría un nuevo enfoque empresarial. Buenos Aires
Measuring QMS effectiveness and improvements, ISO 9001 Auditing Practices Group, (2003)
Aligning the QMS with the achievement of organizational and business success, ISO 9001 Auditing Practices Group, (2003)

 

 

Transición a la nueva versión ISO 9001:2015

Transición a la nueva versión ISO 9001:2015

 

KIT PARA IMPLEMENTAR ISO 9000

KIT PARA IMPLEMENTAR ISO 9000

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RESOLUCIÓN ENRE 0555/2001

RESOLUCIÓN ENRE 0555/2001 – ENTE NACIONAL REGULADOR DE LA ELECTRICIDAD (ARGENTINA)

 

Mediante la Resolución ENRE N° 0555/2001 se establece que cada agente del Mercado Eléctrico Mayorista – MEM elabore un Sistema de Gestión Ambiental (SGA), el cual deberá estar certificado por un organismo o entidad especializado, según los requisitos definidos por la Norma ISO 14001:2015.

 

Resolución ENRE 0555/2001 - Ente Nacional Regulador de la Electricidad (Argentina)

Resolución ENRE 0555/2001 – Ente Nacional Regulador de la Electricidad (Argentina)

 

Los agentes del Mercado Eléctrico Mayorista – MEM alcanzados por la Resolución ENRE N° 0555/2001 son los siguientes:

  • Generadores
  • Autogeneradores
  • Cogeneradores
  • Transportistas de energía eléctrica en alta tensión
  • Transportistas por distribución troncal
  • Distribuidores de jurisdicción federal

Calidad & Gestión cuenta con amplia experiencia en la implementación de sistemas de gestión en organizaciones del mercado energético en Argentina y Brasil, y brinda servicios de Consultoría ISO 14001 con el objetivo de que su organización pueda controlar el impacto ambiental de sus actividades, y así dar cumplimiento a sus requerimientos legales.

Logre el adecuado cumplimiento de lo establecido en la Resolución ENRE 0555/2001 mediante una certificación ISO 14001. Contáctenos …

 

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

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ASESORÍA ESPECIALIZADA ISO 14001:2015

ASESORÍA ESPECIALIZADA ISO 14001:2015

 

 

AHORRO DE COSTOS DE ENERGÍA CON ISO 50001

AHORRO DE COSTOS DE ENERGÍA CON ISO 50001

NORMA ISO 50001:2011 – GESTION DE LA ENERGÍA

La Norma Internacional ISO 50001 establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la energía, cuya finalidad principal es desarrollar un sistema eficiente de empleo de la Energía en las organizaciones.

El propósito de esta Norma Internacional ISO 50001:2011 es facilitar a las organizaciones establecer los sistemas y procesos necesarios para mejorar su desempeño energético, incluyendo la eficiencia energética y el uso y el consumo de la energía.

La implementación de esta Norma está orientada a conducir a la reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero y de otros impactos ambientales relacionados, así como de los costos de la energía a través de una gestión sistemática de la energía, aplicable a organizaciones de todo tipo y tamaño, independientemente de sus condiciones geográficas, culturales o sociales. Su implementación exitosa depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la organización y, especialmente, de la alta dirección.

La Norma ISO 50001 especifica los requisitos de un sistema de gestión de la energía (SGEn) a partir del cual la organización puede desarrollar e implementar una política energética y establecer objetivos, metas, y planes de acción que tengan en cuenta los requisitos legales y la información relacionada con el uso significativo de la energía.

Un SGEn permite a la organización alcanzar los compromisos derivados de su política, tomar acciones, según sea necesario, para mejorar su desempeño energético y demostrar la conformidad del sistema con los requisitos de esta Norma Internacional, la cual se basa en el ciclo de mejora continua Planificar – Hacer – Verificar – Actuar (PHVA) e incorpora la gestión de la energía a las prácticas habituales de la organización, tal como se ilustra en la figura siguiente:

 

Ahorro de costos de energía con Norma ISO 50001 - Sistema de Gestion de la Energia

Ahorro de costos de energía con Norma ISO 50001 – Sistema de Gestion de la Energia

 

En el contexto de la gestión de la energía, el enfoque PHVA puede resumirse la manera siguiente:

  • Planificar: llevar a cabo la revisión energética y establecer la línea de base, los indicadores de desempeño energético (IDEn), los objetivos, las metas y los planes de acción necesarios para lograr los resultados que mejorarán el desempeño energético de acuerdo con la política energética de la organización;
  • Hacer: implementar los planes de acción de gestión de la energía;
  • Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y de las características clave de las operaciones que determinan el desempeño energético en relación a las políticas y objetivos energéticos e informar sobre los resultados;
  • Actuar: tomar acciones para mejorar en forma continua el desempeño energético y el SGEn.

 

 

CONSUMO DE ENERGÍA

El consumo mundial de energía está en aumento, y algunas estimaciones calculan que se ha duplicado en los últimos 40 años y se proyecta que aumentará hasta en un 30% más hacia el año 2030, generando un notable impacto en las emisiones mundiales de gases de efecto invernadero (GEI), que son la causa predominante del cambio climático.

Así, las iniciativas de reducción en el uso de energía son las formas más seguras de reducir estas nocivas emisiones de GEI, minimizando al mismo tiempo el nuestro impacto en el clima, manteniendo el crecimiento de la la economía mundial y, por añadidura, ayudando a ahorrar dinero.

En este marco, ISO 50001 es una herramienta estratégica que ayuda a las organizaciones a poner en marcha un sistema de gestión de energía y uso su energía de manera más eficiente.

Línea de base energética
Referencia cuantitativa que proporciona la base de comparación del desempeño energético, para un período especificado. También se utiliza para calcular los ahorros energéticos, como una referencia antes y después de implementar las acciones de mejora del desempeño energético.

 

 

Ahorro de costos de energía con Norma ISO 50001 - Sistema de Gestion de la Energia

Ahorro de costos de energía con Norma ISO 50001 – Sistema de Gestion de la Energia

 

BENEFICIOS DE ADMINISTRAR SU CONSUMO DE ENERGÍA

Muchas organizaciones enfocan el consumo de energía como un valor fijo de gastos generales que no puede ser controlado ni reducido, lo cual claramente es un error, por cuanto el consumo de energía puede ser manejado y reducido con el enfoque correcto.

En otras organizaciones, con mayor compromiso hacia la mejora y los principios de una buena gestión, obtienen ahorros significativos de energía, a menudo sin inversión en nuevas tecnologías.

En este sentido, el Estándar ISO 50001 es una extraordinaria herramienta que permite orientar a la organización sobre cómo aplicar buenas prácticas de gestión en la mejora del consumo de energía.

Algunos de los beneficios financieros directos del manejo eficiente de la energía son:

  • Costo reducido de consumo de energía
  • Reducción del impacto ambiental por el uso de energía y reducción de emisiones de CO2
  • Menor exposición al aumento de los precios de la energía
  • Mayor confiabilidad de la producción
  • Mayor rendimiento de producción
  • Mejor rendimiento del equipamiento de producción

También hay beneficios indirectos adicionales resultantes de las mejoras que ocurrirán en la operación de la empresa, como por ejemplo:

  • Mejor control de las operaciones
  • Mayor productividad y estabilidad de las operaciones
  • Reducción del ruido derivado del funcionamiento de los equipos
  • Mayores niveles de confort en los edificios, incluida la temperatura, la ventilación, luces, etc.
  • Reducción de costos de mantenimiento derivados de una mejor operación del equipo y maquinaria
  • Reducción de tiempo de inactividad
  • Reducción de la producción de desechos
  • Mayor cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos

Otros beneficios potenciales para pequeñas y medianas empresas (PYME) incluyen mejores prácticas de trabajo en equipo y administración.

La reducción del consumo de energía se puede lograr de muchas maneras. Una metodología que puede conducir a una reducción de energía continua y sostenida implica:

  • Desarrollar un compromiso para mejorar el consumo de energía en todos los niveles en la organización
  • Desarrollar planes para identificar los cambios y oportunidades que reducirán consumo de energía
  • Implementar estos planes
  • Monitorear y verificar que se hayan logrado mejoras

 

COMPROMISO CON LA GESTIÓN DE LA ENERGÍA

La principal barrera para lograr el ahorro de energía es la falta de compromiso en la organización, ya que se requiere un alto nivel de compromiso en todos los niveles para hacer los cambios necesarios para lograr estas mejoras.

No es difícil reducir el consumo de energía de las organizaciones típicas. Normalmente no es un desafío técnico ya que, en muchos casos, el ahorro de energía puede ser hecho invirtiendo en nueva tecnología. También se pueden lograr grandes ahorros examinando cómo se usa el equipo existente, asegurándose de que sea operado de una manera más eficiente y reduciendo la energía y otros desechos.

Obtener el compromiso de la alta dirección es un requisito previo para el éxito de la implementación de un sistema de gestión energética (SGEn). La implementación requiere compromiso de tiempo y recursos humanos especialmente, lo que implica que las oportunidades de ahorro energético tengan alguna prioridad como parte de las actividades diarias normales y la toma de decisiones de la organización.

La falta de compromiso a menudo se manifiesta a través de:

  • Permanente postergación en la toma de decisiones operativas para ahorrar energía. Este es a menudo un problema que va más allá del consumo de energía, y a menudo se comparte con otras actividades que necesitan mejoras
  • Resistencia al cambio debido a una variedad de razones, incluida la falta de sensibilización, falta de conocimiento o pereza
  • Inadecuada asignación de tiempo por parte de la alta dirección para proporcionar los recursos necesarios o promover las acciones para mejorar
  • Es muy fácil declarar que estás comprometido e interesado, pero la realidad

 

Ahorro de costos de energía con Norma ISO 50001 - Sistema de Gestion de la Energia

Ahorro de costos de energía con Norma ISO 50001 – Sistema de Gestion de la Energia

CONCEPTOS GENERALES DE ISO 50001

Si bien para obtener la certificación es necesario dar cumplimiento a todos los requisitos de la norma ISO 50001, las “actividades medulares” para su efectiva implementación son las siguientes:
1) La revisión energética, compuesta por los siguientes requisitos:
• 4.4.3 Revisión energética.
• 4.4.4 Línea base energética.
• 4.4.5 Indicadores de desempeño energético.
• 4.4.6 Objetivos energéticos, metas energéticas y planes de acción de gestión de la energía.

2) El Control operacional, compuesto por los siguientes requisitos:
• 4.5.5 Control operacional.
• 4.5.6 Diseño.
• 4.5.7 Adquisición de servicios de energía, productos, equipos y energía.

3) El Monitoreo, medición y análisis, compuesto por el siguiente requisito:
• 4.6.1 Seguimiento, medición y análisis.

Mediante estas “actividades medulares” se debe definir una Planificación Energética que permita establecer:

  • A. Análisis, uso y consumo energía.
  • B. Uso significativo de energía.
  • C. Oportunidades de mejora del desempeño.

En este punto es que se encuentran las oportunidades de ahorro, las que van a ser características de cada organización. A modo de ejemplo se puede mencionar:

Uso de la Luz Natural. Elegir los sitios teniendo en cuenta:
• La luz directa del sol puede no ser apropiada en determinados puestos de trabajo (peligrosos)
• La luz del sol puede incrementar la carga necesaria de refrigeración.
• En climas fríos, además se reduce la carga de calefacción.

Uso de Lámparas y Reflectores de Alta eficiencia.
Ejemplos de ahorro de energía de entre 9% al 75% cuando se usan:
• Lámparas HMC (Halogenuro metálico cerámico) para reemplazar lámparas VM (vapor de mercurio) o VS (vapor de sodio)
• LED en ambiental
• Reflectores espejados en lugar de pintados

Reducción de Tensión en circuitos de iluminación.
• Ahorra energía
• Disminución de iluminancia aceptable
• En alumbrado exterior aumenta la vida útil

Relojes astronómicos, Programadores horarios y Detectores de movimiento o presencia
• Programador horario: apaga luces no utilizadas
• Relojes astronómicos: en función de la luz exterior y del día del año
• Detector de movimiento: enciende o apaga en función de la necesidad
• Aplicable en áreas de uso general, salas de conferencias o reuniones, puestos de trabajo, baños, exterior.

T5 Tubo Fluorescente
• Más delgado que los T12 – T8
• Mejora la eficiencia de la luminaria un 7% o hasta un 30 % con las luminarias super reflectantes en aluminio.
• Reducción del Mercurio: 3 mg en lugar de 15 mg por lámpara

 

Bibliografía:

  • ISO 50001:2011 – Sistemas de gestión de la energía
  • ISO 50001: Energy management systems – A practical guide for SMEs,

 

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades. Para ello se puede emplear alguna de las tantas herramientas tecnológicas existentes en el mercado diseñadas específicamente para administrar de manera integrada, ágil y eficaz, todos los componentes de un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015, o de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, o de Gestión de SSO OHSAS 18001, entre otros.

SOFTWARE PARA ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001

SOFTWARE PARA ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS 18001

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service.

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EL VALOR DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTION

17 febrero, 2015 1 comentario

EL VALOR DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE GESTION

Además de cubrir los requisitos de normas para sistemas de gestión, tanto de calidad, como de medio ambiente y de salud y seguridad ocupacional, la auditoría genera su valor —quizás incluso su legitimidad— a partir de la calidad de sus procesos, del enfoque investigador, independiente y escéptico que deben asumir los auditores, y de la fiabilidad de sus resultados.

El concepto de “Auditoría con valor agregado”

Podría asociarse la palabra “valor” con la palabra “útil”, de modo que algo que “agrega valor” podría considerarse que es “más útil”. Aquí hay un reto para las organizaciones, que consiste en mantener a lo largo del tiempo la utilidad del sistema de gestión y que el proceso de auditoría siga siendo una herramienta de gestión destinada a mejorar, innovar y reinventarse continuamente. Un enfoque correcto le ayuda a la empresa a plantearse las preguntas correctas para planificar los procesos de manera correcta.

Algunas organizaciones han utilizado la serie de normas ISO 9000 para desarrollar sistemas de gestión de la calidad que están integrados en su manera de hacer negocios, y son útiles en ayudarlos a lograr sus objetivos estratégicos de negocio – en otras palabras éstos agregan valor a la organización. Por el contrario otras organizaciones simplemente han creado una serie de
procedimientos y registros burocráticos que no reflejan la realidad de la manera como la organización trabaja realmente, y simplemente agregan costo, sin ser útiles. En otras palabras, éstos
no “agregan valor”.

Es cuestión de enfoque:
Un enfoque que no agrega valor pregunta: “¿Qué procedimientos tenemos que escribir para obtener la certificación ISO 9000?”
Un enfoque que agrega valor pregunta: “¿Cómo podemos usar nuestro sistema de gestión de la calidad basado en ISO 9001 para que nos ayude a mejorar nuestro negocio?”

Un enfoque de auditoría que no agrega valor está encaminada sólo a detectar deficiencias o errores del sistema de gestión, producto de una inspección de papeles silente, solitaria y suspicaz. Así, un informe detallado de fallas e inconsistencias se constituye en su único y primordial propósito.

Auditoria de Sistemas de Gestion

Auditoria de Sistemas de Gestion

EL ENFOQUE SISTÉMICO EN AUDITORÍAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Para desarrollar las etapas generales del marco global de una auditoría que agrega valor, es necesario contemplar estas grandes etapas de planear, ejecutar, evaluar y realizar acciones de mejoramiento, bajo el enfoque sistémico.

Planear con enfoque sistémico
Para diseñar el programa de auditoría con enfoque sistémico, se debe pensar en forma holística, es decir, observar la organización en su totalidad, en su conjunto, en su complejidad, en sus interacciones y en sus procesos. La observación sistémica no concibe la posibilidad de explicar un elemento si no es precisamente en su relación con el todo.

Con esta concepción, es posible definir los procesos prioritarios que deben ser objeto del programa de auditoría para su Mejoramiento. Posteriormente hay que detallar los cómo, o sea los instrumentos con los cuales se va a evaluar el qué, se debe orientar a instrumentos con evidencia comprobable, validados y técnicamente construidos. Igualmente se debe documentar las metodologías utilizadas, como insumo para la verificación externa.

Ejecutar con enfoque sistémico
En lugar de analizar en los procesos prioritarios objeto de auditoría el cumplimiento o no de las actividades según las normas o estándares establecidos, debe analizarse el propósito e identidad de ella en el marco del proceso y sistema del que hacen parte, para establecer si en efecto cumple con los objetivos para los cuales fue creado. Para esto, debe recoger además información utilizando los informes estadísticos, realizar entrevistas, propiciar el diálogo, y la comunicación para obtener un conocimiento más amplio de la organización y obtener herramientas de medición de efectividad.

En el abordaje de una situación utilizando el pensamiento sistémico, se requiere ver las interrelaciones en vez de las concatenaciones lineales de causa-efecto y ver procesos de cambio en vez de “instantáneas”, porque su foco es intentar articular las fallas encontradas con un conocimiento integral de la organización para hacer un aporte a su efectividad.
No suficiente el análisis de indicadores, hay que ir más a la interpretación, identificando los factores de riesgo (eventos adversos) que son lo más relevante en el logro de los objetivos, determinando además cómo se deben manejar esos riesgos. Los resultados es importante consignarlos, anotando también las conclusiones y recomendaciones.

Evaluar con enfoque sistémico
La evaluación realizada utilizando la dinámica del pensamiento sistémico comienza con la comprensión de un concepto simple llamado feedback o “realimentación”, que muestra cómo los actos
pueden reforzarse o contrarrestarse entre sí.
Los hallazgos de la Auditoría deben permitir realimentar o retroalimentar a la empresa, para que se siga fortaleciendo la cultura del autocontrol, para favorecer el mejoramiento de los procesos.

Los resultados de la auditoría deben retroalimentar los procesos y a la vez la capacidad de aprendizaje distribuida en el conjunto de la organización para permitir nuevos acuerdos, nuevas posibilidades de entendimiento entre las partes. Tales acuerdos se construyen en las conversaciones sobre el modelo observado, y llevan a generar compromisos de mejoramiento continuo.

Hacer seguimiento con enfoque sistémico
A la implementación de las mejoras hay que verificarle su cumplimiento y se pueden estimar los efectos favorables tales como disminución franca de la ocurrencia del evento adverso,
para medir el efecto en el mejoramiento continuo de la calidad.
Desde el enfoque sistémico, debe darse con las mejoras efectivas, un aprendizaje organizacional e individual, elemento principal del mejoramiento continuo.

 

EL CICLO PDCA EN EL PROCESO DE AUDITORÍA

Una Auditoría que agrega valor puede desarrollarse en forma operativa siguiendo el Ciclo PDCA, considerando:

  • Etapa P (Plan – Planificar)
    Pensar en forma holística y observar la organización en su totalidad
    Seleccionar procesos por mejorar
    Priorizar procesos de obligatorio monitoreo y procesos con fallas de gestión de factores críticos de éxito
    Definir la calidad esperada de los procesos priorizados (guías, normas, manuales, etc.)
    Determinar las técnicas de auditoría que deben aplicarse para obtener la información necesaria para monitorear los resultados
    Definir al equipo de auditoría (auditor líder, acompañante, observadores, etc), y cómo se aplicarán las técnicas de auditoría seleccionadas
  • Etapa D (Do – Hacer lo planificado)
    Diseñar el Plan de Acción de la Auditoría, sus objetivos y alcances. (Qué, quién, dónde, cuándo, cómo, por qué)
    Diseñar los papeles de trabajo, los formatos de registros que se requieren para consignar la información que se pretende obtener, las conclusiones, análisis y recomendaciones
    Hacer cronograma para controlar la ejecución de la Auditoría
    Definir criterios que garanticen la evaluación por pares
    Asignar los recursos para la ejecución de la auditoría
    Formular los indicadores de medición
    Entrenar al equipo de Auditoría
Auditoria de Sistemas de Gestion

Auditoria de Sistemas de Gestion

 

  • Etapa C (Check – Verificar)
    Aplicar las técnicas de Auditoría seleccionadas y obtener la información que se requiere (informes estadísticos, indicadores, voz del usuario, etc.)
    Registrar en los papeles de trabajo la información obtenida
    Determinar la necesidad de adquirir información adicional
    Verificar la claridad y calidad de la información producto de la aplicación de cada una de las técnicas de Auditoría utilizadas
    Registrar la nueva información y las observaciones relativas al procedimiento
    Evaluar las diferentes fuentes
    Identificar y analizar los factores de riesgo (eventos adversos)
    Determinar cómo se deben manejar esos riesgos para que impacten el sistema de gestion
    Elaborar el Informe de Auditoría que consigne resultados, conclusiones y recomendaciones que lleven a los resultados esperados
  • Etapa A (Act – Actuar)
    Comunicar los resultados de la Auditoría, los procesos que deben generar Plan de Mejora y los recursos
    Acompañar al equipo en la aplicación de métodos de análisis y solución de problemas
    Soportar al equipo en la formulación del Plan de Mejoramiento
    Hacer seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejora
    Monitorear a través de los indicadores definidos con este fin, si el Plan de Mejora es efectivo
    Monitorear el aprendizaje organizacional y la estandarización de procesos prioritarios, una vez logrados los resultados esperados

 

CÓMO DISEÑAR Y EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

La auditoría se concibe como una herramienta de evaluación sistemática, cuyo propósito fundamental es contribuir al mejoramiento y mantenimiento del sistema de gestión. Cada vez es más evidente la necesidad de disponer de hechos y datos objetivos para la toma de decisiones por parte de quienes definen políticas y asignan recursos, de quienes dirigen una organización y de quienes prestan un servicio o elaboran un producto.

Dicha Evaluación debe ser planeada, basada en criterios explícitos predeterminados, aplicarse con un enfoque sistémico, con unidad de propósito y cohesión, y llevarse a cabo con una periodicidad establecida.
En este sentido, la Auditoría es una función de toda la organización y debe ser congruente con la búsqueda de los mayores beneficios para el usuario y con la reducción de los riesgos, dados unos recursos.

Auditoria de Sistemas de Gestion

Auditoria de Sistemas de Gestion

En la gráfica anterior se presenta la relación existente entre los procedimientos de auditoría y el programa de auditoría, de igual forma los formatos que se presentan pueden ser utilizados para planear los procedimientos y el programa de auditoría.

Para la ejecución del procedimiento de auditoría, se considera conveniente cumplir las siguientes etapas:

Primera Etapa: Planear el procedimiento de Auditoría

La planeación es el eje principal del trabajo de auditoría sobre los procesos prioritarios de la organización, ya que de su adecuada formulación dependerá el logro de los resultados que satisfagan los objetivos propuestos; esto implica el desarrollo de estrategias que permitan la toma de decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de auditoría asignando los recursos apropiados, identificando los objetivos por desarrollar, quién, cómo y cuándo los ejecutará, así como también los pasos por seguir antes, durante y después del trabajo, de los procedimientos y técnicas que deben aplicarse para obtener la información necesaria, el diseño de los formatos que se requieren para consignar la información obtenida, entre otros.

En esta etapa se deberían contemplar los siguientes aspectos:

  • Los objetivos del procedimiento de auditoría.
  • El alcance del procedimiento de auditoría, que toma en cuenta el universo que concibe como campo de acción de la investigación o, para el caso, de la auditoría por realizar. La muestra es la parte del universo, de tamaño suficiente como para que la observación que sobre ella se efectúe sea confiable, en la que están representados, en la misma proporción en que se encuentran en
    el propio universo, todos los elementos que lo conforman.
  • Las técnicas de apoyo por utilizar: la elección de las técnicas o instrumentos de análisis está en relación con la factibilidad de su aplicación y la pertinencia sobre los procesos por auditar. Se debe utilizar aquellas que permitan obtener la información necesaria y tener pruebas y evidencias de los hechos y circunstancias inherentes con lo auditado. El trabajo de auditoría se enmarca dentro del enfoque sistémico, por lo tanto en su desarrollo se presentan procesos, procedimientos y técnicas los cuales se reflejan en los papeles de trabajo y/o formatos de registro. Se hace necesario tener claras las diferentes técnicas utilizadas, haciendo la aclaración de que en la mayoría de los casos, hay necesidad de emplearlas todas por cuanto
    el uso de una especial conduce a la utilización de la otra.
  • Entre las técnicas más utilizadas en auditoría están la observación, inspección, confirmación, análisis, cálculo, muestreo estadístico, flujogramas.
  • La identificación de las fuentes de información, indicadores de medición, formato de registro: Como es regularmente conocido, son dos los tipos de fuentes de información: primarias y secundarias, según si el dato, desde el origen, lo toma el investigador. Si bien las fuentes primarias son más confiables, el acudir a ellas para obtener la información requerida representa, generalmente, un aumento importante de los costos de los procesos de investigación o de evaluación. Para la ejecución de los proyectos de auditoría de la calidad, debe establecerse
    el beneficio, en relación con el costo, derivado de consultar, en un momento o en otro, un determinado tipo de fuente de información. La realización de procedimientos de auditoría de la calidad, requiere el diseño de instrumentos para la captura, el registro y la consolidación de la información, que se conocen regularmente como formatos de registro.
  • El diseño apropiado de formatos de registro implica la realización de pruebas piloto de dichos formatos, de manera tal que se permita evaluar la adecuación de ellos a las necesidades del proceso de obtención de información y realizar los ajustes requeridos.
  • El equipo ejecutor de la auditoría: Es importante programar el equipo que estará a cargo de la realización del procedimiento y del informe final de los hallazgos de la auditoría, identificar a quienes participarán por parte de los procesos objeto de la auditoría y de los procesos relacionados con ellos, con el propósito de tener en cuenta no solo las partes del sistema sino las relaciones existentes.
  • Cronograma de auditoría y demás aspectos administrativos que se requieran para su desarrollo.

Un punto importante para considerar como fase preliminar a la ejecución del trabajo propiamente dicho es el conocimiento previo y amplio de los procesos por ser examinados y de sus relaciones con otros procesos, de esta manera es válida la asignación del personal idóneo, con la experiencia requerida y desde luego su relación y participación con los ejecutores de los procesos.

Segunda Etapa: Ejecutar el procedimiento de auditoría

La realización del procedimiento de auditoría significa la construcción conjunta (auditado-auditor) de una investigación basada en el método científico del proceso por evaluar, definir en forma clara el proceso (foco u objeto de auditoría), identificar los posibles desvíos, recolectar la información (evidencia) necesaria para identificar las que tienen mayor peso y así poder
formular planes de mejoramiento.

El dominio de conocimiento de quien tiene la responsabilidad de auditar es un factor determinante en la ejecución del procedimiento de auditoría, la forma de realizar las preguntas, de realizar el proceso de análisis, de búsqueda de fuentes de información adicionales, la visión integral del proceso, de sus relaciones y de la organización en general tiene impacto directo en el resultado de la auditoría y la presentación de los hallazgos definitivos.

El resultado de la ejecución del procedimiento de auditoría es el informe de la auditoría, que contiene los hallazgos encontrados de la calidad esperada frente a la calidad observada, no solo a nivel cuantitativo, sino de la realización de los procesos, las relaciones con los otros procesos, esperándose que los hallazgos reflejen la visión sistémica del análisis.

Tercera Etapa: Seguimiento de auditoría

Frente al cumplimiento de los objetivos de los procedimientos que conforman el programa de auditoría sobre los procesos prioritarios, de los resultados esperados en la implementación del programa y del mejoramiento de los resultados de los procesos objeto de mejoramiento debe proponerse un mecanismo para hacer el seguimiento al programa, monitoreo que es responsabilidad del nivel gerencial de la organización.

 

TERCERIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA

Dado el alto grado de competencia actual en los mercados resulta fundamental poder realizar las auditorías internas de la mejor manera posible y con el mejor uso de los recursos, sobre todo considerando que estas actividades no poseen valor agregado para el cliente externo.

Para ello debe concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible y mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y que tengan un creciente impacto en la organización.

Por todo lo expuesto hasta aquí, toda organización puede considerar como una forma segura de realizar auditorías eficaces que cumplan con todos los requisitos y principios ya mencionados, con mayores niveles de productividad, mejores niveles de calidad y con menores costos, a la contratación de servicios tercerizados de auditoría interna.

De este modo se obtienen las siguientes ventajas:

  • Se evitan costos fijos (sueldos, espacio físico, computadoras, gastos de teléfono, etc.).
  • Facilidad para cambiar de proveedor si los servicios no son adecuados.
  • Auditorías realizadas por auditores con mayor nivel de experiencia.
  • La capacitación de los auditores no corre por cuenta de la empresa sino por parte del prestador del servicio.
  • Posibilidad de recibir servicios con alto nivel de especialización, pues el prestador del servicio puede contar con especialistas para auditar sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental, de salud y seguridad ocupacional, de inocuidad y seguridad alimentaria, de buenas prácticas de manufactura, de gestión de la energía, etc.

 

Nuestro servicio de Auditorías Internas

Con cada auditoría, nuestros clientes consiguen progresivamente mejorar la eficacia de sus sistemas de gestión, lo que influye favorablemente en la gestión global de la empresa.

En Calidad & Gestión podemos ocuparnos de llevar a cabo las auditorías internas que su empresa necesite, para evidenciar la conformidad de su sistema con los requisitos de normas internacionales de gestión.

Conozca más sobre nuestro servicio de auditorías internas
 

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.

Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.

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El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).

Mediante nuestra página web puede acceder a una DEMO GRATUITA DE UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 que le permitirá evaluar una herramienta de gran utilidad para sistemas de gestión.

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Bibliografía:

Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), (2002): Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, ISO 19011:2002. Madrid
Mills, David (2003): Manual de Auditoría de la Calidad. Barcelona.
Sloose, Carlos A. (1991): Auditoría un nuevo enfoque empresarial. Buenos Aires
Whittington O. Ray, et. al. (2004): Principios de Auditoría. México: McGrawHill
Measuring QMS effectiveness and improvements, ISO 9001 Auditing Practices Group, (2003)
Aligning the QMS with the achievement of organizational and business success, ISO 9001 Auditing Practices Group, (2003)
Ministerio de la Protección Social (2007), Guías Básicas para la Implementación de las Pautas de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud, Bogotá

 

Transición a la nueva versión ISO 9001:2015

Transición a la nueva versión ISO 9001:2015

 

KIT PARA IMPLEMENTAR ISO 9000

KIT PARA IMPLEMENTAR ISO 9000

GESTION AMBIENTAL ISO 14001 Y GESTION ENERGETICA ISO 50001

GESTION AMBIENTAL ISO 14001 Y GESTION ENERGETICA ISO 50001

NORMA ISO 50001 – GESTION ENERGETICA

La Norma Internacional ISO 50001 establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión energética, cuya finalidad principal es desarrollar un sistema eficiente de empleo de la Energía en las organizaciones.

Gestion Energetica - ISO 50001

GESTION ENERGETICA – ISO 50001

El propósito de ISO 50001 es facilitar a las organizaciones a establecer los sistemas y procesos necesarios para mejorar su desempeño energético, incluyendo la eficiencia energética y el uso y el consumo de la energía.

Su implementación está destinada a conducir a la reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero y de otros impactos ambientales relacionados, así como de los costos de la energía a través de una gestión sistemática de la misma, y es aplicable a organizaciones de todo tipo y tamaño, independientemente de sus condiciones geográficas, culturales o sociales.

La Norma Internacional ISO 50001 especifica los requisitos de un sistema de gestión de la energía (SGEn) a partir del cual la organización puede desarrollar e implementar una política energética y establecer objetivos, metas, y planes de acción que tengan en cuenta los requisitos legales y la información relacionada con el uso significativo de la energía.

Un SGEn permite a la organización alcanzar los compromisos derivados de su política, tomar acciones, según sea necesario, para mejorar su desempeño energético y demostrar la conformidad del sistema con los requisitos de esta Norma Internacional.

Linea de Base de SGEn - ISO 50001

LINEA DE BASE DE SGEn – ISO 50001

 

ISO 50001 se basa en el ciclo de mejora continua Planificar – Hacer – Verificar – Actuar (PHVA) e incorpora la gestión de la energía a las prácticas habituales de la organización tal como se ilustra en la siguiente figura:

En el contexto de la gestión de la energía, el enfoque PHVA puede resumirse de la manera siguiente:

  • Planificar: llevar a cabo la revisión energética y establecer la línea de base, los indicadores de desempeño energético (IDEn), los objetivos, las metas y los planes de acción necesarios para lograr los resultados que mejorarán el desempeño energético de acuerdo con la política energética de la organización;
  • Hacer: implementar los planes de acción de gestión de la energía;
  • Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y de las características clave de las operaciones que determinan el desempeño energético en relación a las políticas y objetivos energéticos e informar sobre los resultados;
  • Actuar: tomar acciones para mejorar en forma continua el desempeño energético y el SGEn.

NORMA ISO 14001 – GESTION AMBIENTAL

ISO 50001 comparte muchos puntos en común con la Norma Internacional ISO 14001, que abarca de forma general el impacto al medio ambiente y la eficiencia en el empleo de recursos, proporcionando un modelo de Gestión Ambiental estructurado para la consecución de mejoras continuas con un ritmo de aplicación y extensión que debe ser determinado por la propia organización a la vista de factores económicos y otras circunstancias.

El Sistema de Gestión Ambiental por sí mismo no produce una reducción de los impactos ambientales negativos (aparte de las derivadas de la disciplina y del control sistemático de procesos), pero capacita a la organización para alcanzar y controlar de manera sistemática el nivel de comportamiento ambiental que se proponga a sí misma.

El Sistema de Gestión Ambiental debería capacitar a la organización para:

  • Establecer una política medioambiental adecuada para la organización;
  • Identificar los aspectos medioambientales asociados a sus actividades (pasadas, actuales o planificados) para determinar los impactos ambientales significativos;
  • Identificar los requisitos legales y reglamentarios aplicables;
  • Identificar las prioridades y fijar los objetivos y metas medioambientales adecuados;
  • Establecer una estructura y un programa para llevar a cabo la política y alcanzar los objetivos;
  • Facilitar la planificación, control, seguimiento, acciones correctivas, auditorías y revisiones para asegurar que se cumple con la política y que el SGA sigue siendo apropiado;
  • Ser capaz de adaptarse a circunstancias cambiantes.
Mejora continua de Gestion Ambiental - ISO 14000

MEJORA CONTINUA DE GESTION AMBIENTAL – ISO 14000

 

PUNTOS EN COMÚN Y DIFERENCIAS ENTRE AMBAS NORMAS

Es conveniente destacar que ambas normas pueden ser implantadas en una misma organización, ya que cada una persigue fines diferentes. Entre sus principales similitudes y diferencias se pueden mencionar las siguientes:

  • ISO 50001 se basa principalmente en el ahorro en recursos energéticos y con ello pone el foco en el costo. Sin embargo ISO 14001 trata de identificar los impactos ambientales de la organización para tratar de reducirlos y trata además de minimizar los consumos de agua, energía, materias primas etc.
  • La norma ISO 50001 otorga a la organización la capacidad de decidir si se debe comunicar al exterior la política de energética instaurada, lo cual implica documentar el motivo de la decisión tomad, mientras que para ISO 14001 es un requisito la comunicación de la política ambiental a las partes interesadas.
  • Desde el punto de vista de la documentación ISO 50001 destaca que el grado de documentación puede variar en función del tipo de actividad de la organización entre otros.
  • Otra diferencia básica entre ambos sistemas es que ISO 50001 establece requisitos en cuanto al modo de adquisición de la energía, exigiendo a la organización que seleccione los criterios por los cuales escoger una fuente u otra, examinando costos y rendimientos, algo que ISO 14001 no especifica.
  • Con respecto al ámbito de aplicación, la norma la ISO 50001 solo incluye el consumo de energía, la eficiencia energética y el uso de la energía mientras que ISO 14001 es mucho más amplia y abarca muchos otros aspectos.
  • Política ambiental y Política energética: ISO 50001 se centra en la necesidad de una política específica en relación a la energía como recurso necesario, documentada y revisada, con el objetivo de lograr una mejora de rendimiento energético más que el desempeño ambiental y prevención de la contaminación. Refleja la relación entre la actividad de la empresa y el consumo de energía correspondiente.
  • Planificación: ISO 50001 hace foco en que un proceso de planificación energética sea coherente con la política de energía y tendrá por objeto la revisión de la actividades de la organización que pueden afectar al rendimiento de la energía.
  • Aspectos ambientales y Revisión de Energía: ISO 50001 proporciona un mayor nivel de detalles de lo que se incluirá en una revisión de la energía, incluyendo una revisión del pasado, presente y el consumo de energía que se espera, estableciendo la base del consumo energético y la identificación de los indicadores de rendimiento energético (EnPIs). El propósito de la revisión es conocer las áreas de consumo considerable de energía que representan el mayor uso de energía o que ofrecen el mayor potencial de ahorro de energía.
  • Requisitos legales y otros requisitos: ISO 50001 se refiere a los requisitos legales aplicables y otros relativos a las perspectivas de la energía solamente.
  • Objetivos: Los objetivos, metas y planes deben ser compatibles con la política energética y el uso significativo de la energía y las oportunidades más que la relación con los aspectos medioambientales.
  • Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad: ISO 50001 define claramente las responsabilidades correspondientes de la alta dirección y de los representantes de la dirección. Esto va más allá de la norma ISO 14001 ya que en la ISO 50001 se especifica de forma explícita la formación de un equipo de gestión de la energía, con EnPIs apropiados y otros elementos de control, lo cual implica el compromiso de la dirección.
  • Control operacional: ISO 50001 introduce nuevos requisitos en torno al diseño y adquisición de energía. También se requiere el establecimiento de criterios para examinar los costos en la adquisición de la energía utilizando los servicios, productos y equipos que se espera que tengan un impacto significativo sobre el rendimiento energético de la organización.
  • Seguimiento y medición: ISO 50001 es más específica en esta cláusula ya que estipula unos requisitos mínimos a ser controlados, medidos y analizados, lo cual incluye usos de energía significativos y variables relevantes así como otros factores de revisión de la energía; EnPIs, la eficacia de los planes de acción en el logro de objetivos y metas en cuanto a energía y la evaluación de la tasa de consumo real en comparación con el consumo de energía esperado.

Además de grandes semejanzas con la estructura general de los requisitos, ambas normas confluyen en buscar la implementación de mejoras se reflejen en el ahorro económico y de recursos y el respeto al medio ambiente.

Como consecuencia directa de esto, una organización que implemente estos estándares se destaca aumentando potencialmente su competitividad al ser reconocida por el cliente por su acción de defensa del medio ambiente.

 

ADECUADA IMPLEMENTACION DE ISO 14001

Mientras que el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad tiene, o debería tener si es adecuadamente realizado, un impacto en la estrategia de la organización, el mismo proceso para la cuestión ambiental no necesariamente debería tenerlo. Sucede que la parte del sistema de gestión de la organización que se ocupa de la cuestión ambiental (en los términos de la ISO 14001) es de orden más operativo que estratégico. Esto se debe a que mayormente el sistema de gestión ambiental es reactivo frente a las actividades de la organización y al marco legal correspondiente.

Una forma simple, rápida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestión ambiental por la norma ISO 14001 involucra una serie de pasos que son:

  1. Definir las responsabilidades relativas a la gestión ambiental.
  2. Establecer y comunicar la política ambiental, o sea declarar formalmente el compromiso de la organización respecto de su desempeño ambiental. Esta política debe ser coherente y consistente con la estrategia general de la organización.
  3. Identificar todos los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios.
  4. Relevar el marco legal y reglamentario, así como el modo en que aplica de manera precisa.
  5. Evaluar los impactos ambientales correspondientes a las actividades y reconocer los que son significativos basados en la política ambiental adoptada.
  6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestión ambiental (comunes a todas las organizaciones) y específicos (propios de la actividad desarrollada).
  7. Seleccionar los indicadores clave de desempeño de los procesos así como la metodología de medición de los mismos.
  8. Implementar efectivamente todos los procesos definidos.
  9. Monitorear la eficacia del sistema de gestión a través de los indicadores clave seleccionados y la aplicación de técnicas estadísticas.
  10. Aplicar acciones correctivas basados en el análisis de los resultados y acciones preventivas basadas en la política ambiental.

Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas ambientales, o al menos con asistencia de expertos en la materia. La implementación del sistema de gestión ambiental, en general, no determina cambios significativos en la organización, sino que constituye un complemento importante de la gestión general. A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestión de la calidad, que impactan en el corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión ambiental es en la mayoría de los casos una cuestión operativa pero significativamente importante.

Como certificar ISO 14001

COMO CERTIFICAR ISO 14001

El presente texto es un extracto del informe “CÓMO CERTIFICAR ISO 14001”, elaborado por el director de Calidad & Gestión –Ing. Hugo Gonzalez– con el objeto de tratar los principios y las directrices que permitan a una organización implementar de manera efectiva un sistema de gestión ambiental apropiado a sus necesidades, basado en los requerimientos de la Norma Internacional ISO 14001, y alcanzar así su certificación.

Se trata de un e-book en formato PDF con sólida información basada en la experiencia de los autores en la implementación de sistemas de gestión ambiental en numerosas organizaciones, que aporta valor a las empresas  interesadas en lograr la certificación ISO 14001.

Este informe se envía por e-mail en forma gratuita, solicite su ejemplar ahora mismo!
 

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

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Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.

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Bibliografía:
Auditor, o auditado, ¡ésa es la cuestión! – Asociación Española para la Calidad, Comité de Medio Ambiente (2013)
Cómo certificar ISO 14001 – Informe, H. Gonzalez – Calidad & Gestión (2013)
ISO 14001:2004 – Requisitos para sistemas de gestión ambiental
ISO 50001:2011 – Gestion Energética

KIT PARA IMPLEMENTAR ISO 14000

KIT PARA IMPLEMENTAR ISO 14000

AUDITORIA AMBIENTAL

AUDITORIA AMBIENTAL

EL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001

Un Sistema de Gestion Ambiental (SGA) es una herramienta, a disposición de una organización, para ayudarla a alcanzar sus objetivos ambientales, incluyendo la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, los procedimientos y los recursos necesarios para desarrollar, implantar, revisar y mantener al día su Política Ambiental.

A la hora de implementar un Sistema de Gestion Ambiental es vital la implicación de la alta dirección y de las personas que lo implementan para conseguir un alto grado de desempeño ambiental.

A este respecto, los requisitos para Sistemas de Gestión Ambiental definidos por la Norma ISO 14001:2004 que cualquier organización tiene que cumplir para obtener o mantener la correspondiente certificación, conforman los criterios de auditoría a comprobar por parte del equipo auditor, haciendo necesario que en cada uno de ellos se reflejen las evidencias que permitirán verificar su cumplimiento.

Mejora continua de Gestion Ambiental - ISO 14000

MEJORA CONTINUA DE GESTION AMBIENTAL – ISO 14000

EVIDENCIAS DE GESTIÓN AMBIENTAL – ISO 14001

Considerando que las Evidencias de la auditoría son registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente para los criterios de auditoría y que resultan verificables, a continuación se detallan algunas de las evidencias para los requisitos más relevantes con que debe contar un sistema de gestión ambiental.

Evidencias sobre la Política Ambiental

  • Debe existir un documento, firmado por la alta dirección, que recoja la política ambiental de la organización.
  • Tienen que estar recogidos textualmente los requisitos exigidos por la norma.
  • La organización deberá aportar evidencias de cómo ha comunicado a su personal la política ambiental y las actividades realizadas para hacerles comprender la importancia de su seguimiento.
  • La organización deberá aportar evidencias de cómo ha comunicado a sus proveedores la
  • política ambiental.
  • Hay que verificar que su contenido está de acuerdo con la realidad de la organización y que está definido un sistema para ponerla a disposición publica.
  • La política debe estar mantenida al día. Para ello se debe hacer referencia en algún
  • documento del sistema cómo se revisa la política.

Evidencias sobre Objetivos, metas y programas

  • Verificar la información que se ha tenido en cuenta a la hora de establecer los objetivos y metas, así como, los datos que soportan la justificación de no establecer objetivos sobre algún aspecto significativo si lo hubiera.
  • Existencia de un documento donde se describa como se hace, quien lo hace y quien aprueba los objetivos y metas ambientales.
  • Existencia de un documento donde están establecidos los objetivos ambientales de la organización, el cual debe estar sometido a control documental.
  • El personal que tiene asignada responsabilidades en el programa de mejora ambiental lo conoce y lo tiene disponible.

Evidencias sobre Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

  • Comprobar a través de toda la documentación del SGA que están designados los responsables para todas las funciones que se deriven de la gestión ambiental.
  • Comprobar la designación del representante de la dirección y que como mínimo tiene asignados los cometidos de asegurar la implantación y mantenimiento de los requisitos de la norma y la de informar a la alta dirección del funcionamiento del sistema.

Evidencias sobre Competencia, formación y toma de conciencia.

  • Verificar que está establecido el método y están definidos los responsables para la detección de las necesidades de formación.
  • Verificar que el plan anual de formación contempla todas las necesidades de formación detectadas.
  • Verificar los registros de la formación realizada.
  • Verificar a lo largo de las entrevistas con los componentes de la organización la eficacia de la formación.

Evidencias sobre Comunicación

  • Verificar la existencia de un procedimiento donde está definida la sistemática y las
  • responsabilidades de las comunicaciones tanto internas como externas.
  • Verificar la eficacia de las comunicaciones de manera horizontal mediante todas las entrevistas mantenidas con los integrantes de la organización.
  • Verificar los registros de comunicaciones ambientales, internas y externas, para comprobar que se cumple lo especificado en el procedimiento.
  • Verificar que se ha documentado la decisión de comunicar o no los aspectos ambientales significativos.

Evidencias sobre Documentación

  • Verificar la existencia de la documentación que describe los elementos fundamentales del SGA y como interaccionan.
  • Verificar que la trazabilidad de la documentación está bien establecida.
  • Verificar que los registros que proporcionan información sobre las actividades y los resultados alcanzados, forman parte de la documentación del sistema.
Pasivo Ambiental - Matriz Legal Ambiental - ISO 14000

PASIVO AMBIENTAL – MATRIZ LEGAL AMBIENTAL

Evidencias sobre Aspectos ambientales

  • Tiene que estar definida y documentada la forma de identificar y evaluar los aspectos ambientales y como se van a mantener actualizados.
  • Verificar si a la hora de establecer los objetivos ambientales se tienen en cuenta, por parte de la organización, los aspectos significativos.
  • Verificar que los aspectos ambientales se corresponden con la realidad de la organización y que están todos identificados
  • Tienen que estar definidos y documentados los criterios utilizados para determinar la significancia de los aspectos de acuerdo con los criterios de mejora continua.

Evidencias sobre requisitos legales y otros requisitos

  • Verificar que está definida la forma de actualizar la legislación y que se cumplen las frecuencias definidas para hacerlo.
  • Verificar que la organización tiene identificada toda la legislación que le es
  • aplicable.
  • Verificar que está definida la forma de evaluar el cumplimiento legal y que se cumplen las frecuencias definidas para hacerlo.

Evidencias sobre Control operacional

  • Verificar que se han definido instrucciones de los criterios operacionales para el control de al menos los aspectos
  • significativos.
  • Verificar que las instrucciones aseguran el cumplimiento con la legislación y los objetivos y metas.
  • Verificar en las instalaciones el cumplimiento del control operacional.

Evidencias sobre Planes de emergencia y capacidad de respuesta

  • Verificar los registros de las fichas de accidente y si se evalúa la eficacia del plan de emergencia.
  • Verificar que dan respuesta a todos los aspectos potenciales identificados y que tienen como objetivo
  • provocar el menor impacto ambiental.
  • Verificar el conocimiento del plan de las personas que tienen definidas funciones.
  • Verificar la disponibilidad del documento para el personal implicado.

Evidencias sobre Revisión por la Dirección

  • Verificar que están definidos y se respetan los periodos establecidos en el sistema para la realización de la revisión por la dirección.
  • Verificar si se aplica el control de registros a la revisión por la dirección.
  • Verificar que el acta de la revisión por la Dirección contiene, al menos, los puntos exigidos en la norma.
  • Verificar que la revisión por la dirección está aprobada por la dirección.

¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR ISO 14001?

Las normas ISO de la serie 14000 han sido elaboradas para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión ambiental eficaces.

Recordando la definición de Eficacia como el “grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados”. (ISO 9000:2005) Es decir que lo que se procura con la implementación de ISO 14001, es simplemente lograr lo que la Dirección establece en términos de desempeño ambiental.

Mientras que hablando de Calidad la propia organización decide cual es el nivel del compromiso que asume frente al Cliente, en materia ambiental el cumplimiento legal está por encima de cualquier decisión que la organización pueda tomar, de la misma manera incluso la identificación de los aspectos significativos guarda una muy estrecha relación con el marco legal aplicable.

Entonces, ¿A qué se reduce la planificación de la gestión ambiental según ISO 14001?. Básicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de los mismos la buena práctica ambiental en ausencia de normativa legal vigente.

Como vemos, en términos prácticos las razones para implementar un sistema de gestión ambiental y certificar ISO 14001, son bien concretas, prácticas y alejadas de una mera vocación altruista en materia ambiental.

¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR ISO 14001?

Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de pasivos ambientales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones ambientales.

Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos ambientales  No se trata de burocratizar la cuestión ambiental en la organización, sino de generar una herramienta para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.

Gestion ambiental - ISO 14001

GESTION AMBIENTAL ISO 14001

ADECUADA IMPLEMENTACION DE ISO 14001

Mientras que el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad tiene, o debería tener si es adecuadamente realizado, un impacto en la estrategia de la organización, el mismo proceso para la cuestión ambiental no necesariamente debería tenerlo. Sucede que la parte del sistema de gestión de la organización que se ocupa de la cuestión ambiental (en los términos de la ISO 14001) es de orden más operativo que estratégico. Esto se debe a que mayormente el sistema de gestión ambiental es reactivo frente a las actividades de la organización y al marco legal correspondiente.

Una forma simple, rápida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestión ambiental por la norma ISO 14001 involucra una serie de pasos que son:

  1. Definir las responsabilidades relativas a la gestión ambiental.
  2. Establecer y comunicar la política ambiental, o sea declarar formalmente el compromiso de la organización respecto de su desempeño ambiental. Esta política debe ser coherente y consistente con la estrategia general de la organización.
  3. Identificar todos los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios.
  4. Relevar el marco legal y reglamentario, así como el modo en que aplica de manera precisa.
  5. Evaluar los impactos ambientales correspondientes a las actividades y reconocer los que son significativos basados en la política ambiental adoptada.
  6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestión ambiental (comunes a todas las organizaciones) y específicos (propios de la actividad desarrollada).
  7. Seleccionar los indicadores clave de desempeño de los procesos así como la metodología de medición de los mismos.
  8. Implementar efectivamente todos los procesos definidos.
  9. Monitorear la eficacia del sistema de gestión a través de los indicadores clave seleccionados y la aplicación de técnicas estadísticas.
  10. Aplicar acciones correctivas basados en el análisis de los resultados y acciones preventivas basadas en la política ambiental.

Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas ambientales, o al menos con asistencia de expertos en la materia. La implementación del sistema de gestión ambiental, en general, no determina cambios significativos en la organización, sino que constituye un complemento importante de la gestión general. A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestión de la calidad, que impactan en el corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión ambiental es en la mayoría de los casos una cuestión operativa pero significativamente importante.

Como certificar ISO 14001

COMO CERTIFICAR ISO 14001

El presente texto es un extracto del informe “CÓMO CERTIFICAR ISO 14001”, elaborado por el director de Calidad & Gestión –Ing. Hugo Gonzalez– con el objeto de tratar los principios y las directrices que permitan a una organización implementar de manera efectiva un sistema de gestión ambiental apropiado a sus necesidades, basado en los requerimientos de la Norma Internacional ISO 14001, y alcanzar así su certificación.

Se trata de un e-book en formato PDF con sólida información basada en la experiencia de los autores en la implementación de sistemas de gestión ambiental en numerosas organizaciones, que aporta valor a las empresas  interesadas en lograr la certificación ISO 14001.

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TERCERIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA

Dado el alto grado de competencia actual en los mercados resulta fundamental poder realizar las auditorías internas de la mejor manera posible y con el mejor uso de los recursos, sobre todo considerando que estas actividades no poseen valor agregado para el cliente externo.

Para ello debe concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible y mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y que tengan un creciente impacto en la organización.

Por todo lo expuesto hasta aquí, toda organización puede considerar como una forma segura de realizar auditorías eficaces que cumplan con todos los requisitos y principios ya mencionados, con mayores niveles de productividad, mejores niveles de calidad y con menores costos, a la contratación de servicios tercerizados de auditoría interna.

De este modo se obtienen las siguientes ventajas:

  • Se evitan costos fijos (sueldos, espacio físico, computadoras, gastos de teléfono, etc.).
  • Facilidad para cambiar de proveedor si los servicios no son adecuados.
  • Auditorías realizadas por auditores con mayor nivel de experiencia.
  • La capacitación de los auditores no corre por cuenta de la empresa sino por parte del prestador del servicio.
  • Posibilidad de recibir servicios con alto nivel de especialización, pues el prestador del servicio puede contar con especialistas para auditar sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental, de salud y seguridad ocupacional, de inocuidad y seguridad alimentaria, de buenas prácticas de manufactura, de gestión de la energía, etc.

 

Nuestro servicio de Auditorías Internas

Con cada auditoría, nuestros clientes consiguen progresivamente mejorar la eficacia de sus sistemas de gestión, lo que influye favorablemente en la gestión global de la empresa.

En Calidad & Gestión podemos ocuparnos de llevar a cabo las auditorías internas que su empresa necesite, para evidenciar la conformidad de su sistema con los requisitos de normas internacionales de gestión.

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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.

Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.

SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION ISO 9001 - ISO 14001 - ISO 45001 - ISO 50001 width=
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).

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Bibliografía:
Auditor, o auditado, ¡ésa es la cuestión! – Asociación Española para la Calidad, Comité de Medio Ambiente (2013)
Cómo certificar ISO 14001 – Informe, H. Gonzalez – Calidad & Gestión (2013)
ISO 14001:2004 – Requisitos para sistemas de gestión ambiental

 

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