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GAP ANALISIS PARA IMPLEMENTACIÓN DE ISO 9001:2015

GAP ANALISIS PARA IMPLEMENTACIÓN DE ISO 9001:2015

De manera genérica se utiliza la palabra de origen inglés “Gap”, que en español hace referencia a una brecha, una apertura o un espacio vacío comprendido entre dos puntos de referencia, para referirse a las diferencias que se presentan en un momento determinado entre dos situaciones: una existente y otra ideal o anhelada.

Es allí cuando aparece el Gap Analisis, una herramienta que permite establecer una comparativa entre el estado y desempeño real de una organización, estado o situación en un momento dado, respecto a uno o más puntos de referencia seleccionados de orden local, regional, nacional y/o internacional.

El análisis de brechas es una herramienta de análisis para comparar el estado y desempeño real de una organización, estado o situación en un momento dado, respecto a uno o más puntos de referencia seleccionados de orden local, regional, nacional y/o internacional.

El resultado esperado es la generación de estrategias y acciones para llegar al objetivo deseado.

GAP ANALISIS/DIAGNOSTICO ISO 9001:2015

GAP ANALISIS/DIAGNOSTICO ISO 9001:2015

Para llevar a cabo el Gap Análisis o Análisis de brechas se deben desarrollar cuatro pasos, y en cada uno debería poder definirse una respuesta a la pregunta correspondiente:

  • Paso 1: Decidir cuál es la situación actual que se desea analizar (“lo que es”) y se quiere resolver. En este paso se responde a la pregunta: ¿Dónde estamos?
  • Paso 2: Delinear el objetivo o estado futuro deseado (“lo que debería ser”). En este paso se responde a la pregunta: ¿En el año XXXX a dónde deberíamos llegar?
  • Paso 3: Identificar la brecha entre el estado actual y el objetivo. En este paso se responde a la pregunta: ¿Cuán lejos estamos de donde queremos estar?
  • Paso 4: Determinar los planes y las acciones requeridas para alcanzar el estado deseado. En este paso se responde a la pregunta: ¿Cómo llegamos al objetivo planteado?

Para la elaboración del Gap Análisis o Análisis de brechas es relevante tomar en consideración los siguientes aspectos:

  • Definir con claridad cuál es la brecha que se desea analizar.
  • Identificar quiénes están involucrados en la brecha.
  • Establecer cuáles son las causas más relevantes que determinan la brecha.
  • Identificar las diferencias de comportamiento entre los sistemas o actores a comparar en la brecha.
  • Identificar los indicadores y/o atributos de la situación actual y elaborar un listado, con la finalidad de medir o caracterizar la brecha.
  • Delinear con claridad el objetivo o estado futuro deseado.
  • Definir acciones a seguir para salvar la brecha.
  • Establecer los diferentes escenarios que existen para disminuir la brecha.
  • Identificar los recursos necesarios para disminuir o eliminar la brecha.
  • Establecer qué tiempo (cronograma) se requiere para disminuir o eliminar la brecha.

 

POR QUÉ USAR GAP ANÁLISIS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE ISO 9001

La utilización de GAP Análisis en la implementación de ISO 9001 permite conocer en medida un Sistema de Gestión de la Calidad cumple con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, revisando el nivel de cumplimiento que tienen sus sistemas de gestión de los requisitos de esta norma, identificando deficiencias y necesidades de dicho SGC.

GAP ANALISIS/DIAGNOSTICO ISO 9001:2015

GAP ANALISIS/DIAGNOSTICO ISO 9001:2015

Así, el Gap Análisis como etapa previa a la implementación de la Norma ISO 9001:2015 aporta, entre otros, los siguientes beneficios:

  • Identificar los riesgos en los procesos
  • Descubrir las necesidades de la organización para alcanzar la certificación
  • Identificar aquellos procesos que ya cumplen con los requisitos normativos
  • Establecer un calendario o cronograma de actividades
  • Identificar los recursos necesarios
  • Evaluar los costos asociados

La realización de un análisis de deficiencias previo al proceso de certificación, validación o verificación, puede ser una buena inversión ya que ayuda a identificar los puntos débiles de un SGC, y ayudará a los responsables de la implementación a estimar unos plazos realistas para la auditoría de certificación.

Si el análisis preliminar muestra cualquier deficiencia importante en el sistema, es vital que se permita un período de consolidación y madurez antes de llevar a cabo la evaluación para la certificación.

El GAP Análisis en la implementación de ISO 9001 es una herramienta frecuentemente utilizada durante el proceso de implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en el estándar mencionado, a través del cual toman relevancia las deficiencias existentes al comparar aquello que una organización viene realizando en el ámbito de la Calidad, con respecto a los requisitos definidos en la Norma ISO 9001:2015, con el fin de ver la brecha existente de lo que aún queda por hacer para lograr el cumplimiento de todos y cada uno de los requisitos contemplados en el estándar.

Se considera oportuno mencionar que la realización de un GAP Análisis en la implementación de ISO 9001 NO se trata de una exigencia obligatoria de la Norma ISO 9001:2015, sino que constituye una muy útil herramienta que de forma optativa una organización puede aplicar o no.

La necesidad de aplicar GAP Análisis en la implementación de ISO 9001 dependerá de cada organización, entre otros factores, de la complejidad de sus procesos, de las competencias de su personal, así como de la propia madurez que tenga el Sistema de Gestión de la Calidad en cada organización.

Si este análisis se efectúa con la profundidad suficiente se podrá evaluar el impacto del cambio relacionado con el cabal cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2015.

GAP ANALISIS/DIAGNOSTICO ISO 9001:2015

GAP ANALISIS/DIAGNOSTICO ISO 9001:2015

De este modo, el análisis proporcionará distintos tipos de resultados sobre el SGC:

  • Impactos nulos: derivados de aquellos requisitos de ISO 9001:2015 para los cuales la empresa ya se encuentra efectuando actividades de manera satisfactoria y por lo tanto los procesos relacionados no requerirán cambios.
  • Impactos menores:  asociados a aquellos requisitos de ISO 9001:2015 para los cuales la empresa requerirá de acciones de ajustes o adaptaciones a fin de cumplimentarlos debidamente.
  • Impactos mayores: destinados a aquellos requisitos de ISO 9001:2015 para los cuales la empresa no cuenta con procesos implementados y que por lo tanto se deberán establecer acciones desde cero para lograr le cumplimiento.

Al establecer de forma clara los distintos tipos de Impactos en la organización, ésta tendrá la oportunidad de definir las prioridades de actuación y las relaciones existentes entre los diferentes requisitos para establecer y asignar eficazmente los recursos necesarios.

Consecuentemente, también es viable establecer una estrategia de implementación y definir un Plan de Acción que contenga información acerca del cronograma de actividades, las personas o equipo de trabajo participante, los recursos económicos, recursos materiales, recursos tecnológicos, necesidades de capacitación y asesoría que precisará para lograr la implementación de ISO 9001

Sin dudas, la metodología de GAP Análisis en la implementación de ISO 9001 es una herramienta muy recomendable para enfocar el liderazgo y compromiso de la Alta Dirección de la organización, a la vez que es un elemento de gran utilidad a considerar para trabajar en el cambio de forma progresiva, segura y sin esperar a último momento para adecuar el Sistema de Gestión de la Calidad a la Norma ISO 9001:2015.

 

GAP ANALISIS PARA ISO 9001 – PASOS A SEGUIR

Para llevar a cabo el Gap Análisis o Análisis de brechas para la implementación de la Norma ISO 9001:2015, los cuatro pasos ya mencionados consisten en lo siguiente:

  • Paso 1: La respuesta a la pregunta: ¿Dónde estamos? puede encontrarse mediante un detallado Diagnóstico del SGC de la empresa, con respecto al cumplimiento de los requisitos definidos por la Norma ISO 9001:2015.
  • Paso 2: La pregunta: ¿En el año XXXX a dónde deberíamos llegar? puede encontrar una respuesta a través de aspectos tales como el resultado del Diagnóstico del SGC de la empresa, los recursos que que ésta asigna al proyecto, las exigencias de plazos por parte de clientes o del mercado en general, etc.
  • Paso 3: Para responder a la pregunta: ¿Cuán lejos estamos de donde queremos estar? una opción adecuada podría estar en un profundo análisis de los resultados del Diagnóstico del SGC de la empresa, identificando, por ejemplo, el grado de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 a través de una clara escala de evaluación. 
  • Paso 4: La pregunta: ¿Cómo llegamos al objetivo planteado? encuentra una respuesta adecuada a partir de los resultados del Diagnóstico del SGC de la empresa y un cabal conocimiento acerca de cómo llevar a la práctica cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001:2015. Dicho en otros términos: cómo cumplir con estos requisitos en la realidad cotidiana de cada empresa.

 

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión de la Calidad según el estándar ISO 9001:2015, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades. Para ello se puede emplear alguna de las tantas herramientas tecnológicas existentes en el mercado diseñadas específicamente para administrar de manera integrada, ágil y eficaz, todos los componentes de un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015, o de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, o de Gestión de SSO OHSAS 18001, entre otros.

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service.

Mediante nuestra completa guía CÓMO SELECCIONAR UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 esbozamos una serie de pasos a tener en cuenta para la prospección, análisis y elección de una herramienta para sistemas de gestión. Solicítela en FORMA GRATUITA completando nuestro formulario.

 

Bibliografía:

ISO 9001:2015 – Requisitos para sistemas de gestión de la calidad
Planificación estratégica e indicadores de desempeño en el sector público. Santiago de Chile: Naciones Unidas. ARMIJO, M. (2011).
5 Simple Steps On How To Do A Gap Analysis. KELLY, R. (2009)
Herramientas de Planificación Estratégica. SHAPIRO, J. (2004)

 

Transición a la nueva versión ISO 9001:2015

Transición a la nueva versión ISO 9001:2015

  1. 26 agosto, 2016 a las 9:05

    Excelente articulo, la gente esta preocupada por la nueva version de la norma y quiere ver ejemplos de manuales y como se deben gestionar los riesgos, etc., pero esta herramienta del Gap Analisis, nos permite ver donde estamos situados y que debemos hacer para gestionar las brechas y llegar al estado deseado, muchas gracias

  2. Vanessa Castaño Agudelo
    26 agosto, 2016 a las 19:23

    Buena tarde. Hugo Gonzalez

    Mi nombre Vanessa Castaño Agudelo. agradezco infinitamente esta información tan valiosa que nos compartes a tantos. Me emociona ver que publicación nueva va a venir de tu pagina.

    Agradecida estoy con usted , he aprendido mucho !

    Desde: Medellin, Colombia.

    Bendiciones.

    *Vanessa Castaño Agudelo*

    Asesora y Auditoria – Sostenibilidad Turística COTELCO Capitulo Antioquia-Chocó

  3. 28 agosto, 2016 a las 11:30

    excelente herramienta

  4. LIDIA ELISA CORTEZ RODAS
    29 agosto, 2016 a las 18:24

    Gracias por la informacion , siempre es muy útil¡¡¡¡¡

  5. Maria del Carmen Buitrago Acosta
    1 septiembre, 2016 a las 16:38

    Buenas tardes, muchas gracias por la información, me parece muy útil y por demás viniendo de personas con la experiencia que imagino tiene …

  6. 1 septiembre, 2016 a las 16:43

    Muchas gracias por toda la información transmitida , que sin duda son herramientas de mejora continua para los sistemas de gestión.
    Siga adelante, felicidades..y mucho éxito.

  7. joaquin
    2 septiembre, 2016 a las 16:48

    Buenas tardes me parece una muy interesante herramienta o técnica para implementar la gestión de calidad.

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