PANELES DE KPIs ATRACTIVOS Y EFICACES
Medir el desempeño de una empresa, o de una organización en general, es fundamental para evaluar su éxito y progreso, y de este modo tomar las medidas necesarias para mejorar y alcanzar los objetivos a largo plazo.
En este sentido, resulta oportuno citar a Peter Drucker, considerado el “padre del management moderno”, además de ser un referente en los centros de formación en management:
Lo que se mide se puede gestionar, incluso cuando la medición y la gestión son innecesarias e incluso cuando hacerlo mina el propósito de la organización.
Peter Drucker
En otras palabras, lo que Peter Drucker desea expresar en esta frase es que confundir lo que es medible con lo que es importante, resulta dudoso y peligroso. De este modo, fijar objetivos y medir el rendimiento, solo tiene sentido si los niveles alcanzados dan testimonio de los esfuerzos realizados para fomentar un comportamiento virtuoso y conducen a la mejora continua de la gestión.
Por ello, las organizaciones deben ser muy cuidadosas al definir y establecer estas mediciones, ya que se debe considerar además que a menudo se olvida que el tiempo y las competencias dedicadas a la elaboración de paneles de KPIs, cuadros de mando o indicadores de rendimiento pueden ser agotadores.
A continuación, se describen algunas mediciones comunes que pueden realizarse con respecto al desempeño de una empresa:
- Indicadores financieros: Los indicadores financieros como el ingreso neto, el flujo de efectivo, el retorno sobre la inversión (ROI) y la rentabilidad son formas comunes de medir el desempeño financiero de una empresa.
- Análisis de mercado: El análisis del mercado y la comparación con la competencia pueden proporcionar una perspectiva valiosa sobre el desempeño de la empresa en relación con el mercado.
- Análisis de satisfacción del cliente: La satisfacción del cliente es una medida importante del éxito de una empresa. La retroalimentación de los clientes a través de encuestas, comentarios y comentarios en línea pueden ser útiles para medir la satisfacción del cliente.
- Análisis de empleados: La satisfacción de los empleados y la retención de empleados son importantes para el éxito a largo plazo de una empresa. Las encuestas de empleados y el seguimiento de la rotación de personal pueden proporcionar información valiosa sobre el desempeño de la empresa.
- Valoración del riesgo de las empresas: identificación y evaluación de riesgos y oportunidades para la organización.
Al utilizar estas y otras métricas, las empresas pueden medir su desempeño y tomar medidas para mejorar y alcanzar sus objetivos a largo plazo.
La empresa debería efectuar un análisis profundo de estas u otras métricas, a fin de establecer sus propios KPIs.
KPI significa «Key Performance Indicator» en inglés, lo que se traduce como «Indicador Clave de Rendimiento» en español. Un KPI es una medida cuantitativa que se utiliza para evaluar el rendimiento de una empresa, departamento, proceso o individuo en función de los objetivos estratégicos establecidos.
IMPORTANCIA DE KPIs O INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO
Los KPIs son importantes porque ayudan a las organizaciones a medir y monitorear su progreso hacia los objetivos y metas establecidos.
Al establecer KPI adecuados, las organizaciones pueden tener una mejor comprensión de cómo están funcionando y cómo pueden mejorar. Además, los KPI pueden ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas basadas en datos y evidencia en lugar de suposiciones o intuiciones.
En ese sentido, los indicadores clave de desempeño (Key Performance Indicators – KPIs) desempeñan un papel importante en las organizaciones.
Pero de manera adicional a seleccionar y establecer los KPIs apropiados para la organización, se requiere también definir cómo medirlos y reportarlos de forma adecuada y precisa, tarea que puede resultar un paso difícil, pero que sin duda es sumamente relevante.
Algunas de las principales razones por las que los KPIs son importantes incluyen:
- Identificación de áreas de mejora: Los KPIs proporcionan información valiosa sobre el desempeño de una empresa en áreas clave, lo que permite a los gerentes identificar áreas en las que se necesita mejorar y tomar medidas para abordar esas áreas.
- Medición del éxito: Los KPIs permiten a las empresas medir su éxito en relación con sus objetivos y metas. Esto les permite ajustar su enfoque y estrategia para lograr un mejor rendimiento en el futuro.
- Toma de decisiones informada: Los KPIs proporcionan información valiosa y relevante que ayuda a los gerentes a tomar decisiones informadas y basadas en datos.
- Comunicación clara: Los KPIs proporcionan una forma clara y objetiva de comunicar el rendimiento de una empresa a los miembros del equipo, inversores y otros interesados.
Entonces, ¿por qué los KPIs son importantes? Porque actúan como un enlace entre una organización y los objetivos que ésta desea alcanzar.
PROBLEMAS HABITUALES DE LA ORGANIZACIONES CON SUS KPIs
A continuación, se describen algunos problemas habituales que las empresas pueden enfrentar con sus KPIs:
- KPIs poco relevantes: Si los KPIs no están directamente relacionados con los objetivos de la empresa o del departamento en cuestión, pueden ser irrelevantes y no proporcionar información valiosa para la toma de decisiones.
- Falta de datos precisos: Si los datos utilizados para calcular los KPIs no son precisos, los resultados pueden ser inexactos y no reflejar la realidad. Es importante asegurarse de que los datos sean precisos y actualizados regularmente.
- Falta de actualización: Si los KPIs no se actualizan con regularidad, pueden ser obsoletos y no proporcionar información relevante y actualizada.
- Demasiados KPIs: Si se utilizan demasiados KPIs, puede resultar abrumador y difícil de seguir. Es mejor enfocarse en unos pocos KPIs clave que estén directamente relacionados con los objetivos.
- Falta de comprensión: Si los empleados no comprenden los KPIs o no saben cómo afectan su trabajo, es posible que no se sientan motivados para mejorar su rendimiento o contribuir al éxito de la empresa.
- Falta de comparación: Si los KPIs no se comparan con los datos anteriores o con las cifras de la competencia, puede resultar difícil evaluar el desempeño y hacer mejoras.
Para evitar estos problemas, es importante que las empresas definan objetivos claros, elijan KPIs relevantes y precisos, actualicen regularmente los KPIs, limiten la cantidad de KPIs utilizados, aseguren que los empleados comprendan los KPIs y los comparen con datos anteriores y de la competencia.
Además, es importante analizar los resultados de los KPIs y tomar medidas en consecuencia para mejorar el desempeño de la empresa.
PANELES DE KPIs – CUADROS DE MANDO
¿Qué es un Cuadro de Mando, Tablero, Panel o Dashboard para KPIs?
Se trata de una herramienta de gestión de la información que monitoriza, analiza y muestra de manera visual los indicadores clave de desempeño (KPI), métricas y datos fundamentales para hacer un seguimiento del estado de una empresa, un departamento, una campaña o un proceso específico.
Es posible asimilar un Cuadro de Mando a una especie de «resumen» que recopila datos de diferentes fuentes en un solo sitio y los presenta de manera digerible para que lo más importante tenga mayor visibilidad.
IMPORTANCIA DE LOS PANELES DE KPIs
El mayor valor de un PANEL DE KPIs moderno de negocios está en su capacidad de suministrar informaciones sobre el desempeño de una empresa. Como resultado, los líderes, tal como los equipos de proyectos, pueden tomar decisiones con base y con enfoque en los objetivos, actuando en datos reales en lugar de recurrir a la intuición.
Para que sean útiles, los KPIs precisan ser monitorizados y reportados. Si cambian en tiempo real, deben ser monitorizados en tiempo real. Los Cuadros de Mando son una herramienta de gran utilidad para comunicar los KPIs, pues pueden ser usados para describir visualmente el desempeño de una empresa, de un departamento específico o de una operación de negocio clave.
Además, un PANEL DE KPIs oportuno y bien diseñado ayuda a percibir instantáneamente las áreas problemáticas y a enfrentar los problemas, ya que proveen una visión general rápida de la situación y permiten establecer dónde concentrar los esfuerzos.
De este modo, un PANEL DE KPIs flexible, simplificado y optimizado ofrece diversas ventajas tales como:
- Procesos más eficientes.
- Decisiones estratégicas y de gestión aún más rápidas.
- Destaca los problemas secundarios antes de que se vuelvan grandes problemas.
Entre las muchas ventajas que ofrece la medición del desempeño empresarial, podemos mencionar las siguientes:
- Ayuda a identificar y corregir cualquier desviación de la visión que ha fijado la empresa.
- Permite tener una retroalimentación comparativa de los logros con algunos estándares de relevancia.
- Ayuda a comunicar expectativas al personal, identificar el desempeño que se desea motivar y recompensar, aumentar la responsabilidad por los resultados y fortalecer el aprendizaje organizacional.
- Ayuda a tomar decisiones de inversión, planes, políticas, programas, etc.
La medición del rendimiento empresarial es un proceso fundamental para gestionar cualquier negocio. Un Panel de KPIs bien diseñado, que resume los indicadores clave de desempeño de una manera gráfica, simple y fácil de entender, brinda a la Alta Dirección y a los accionistas una visión holística de la empresa, lo que permite la toma de decisiones oportuna, brindando a todos información coherente y uniforme.
Todo esto hace que la comunicación entre socios y miembros del equipo sea exponencialmente mejor.
RECOMENDACIONES PARA CREAR PANELES DE KPIs ATRACTIVOS Y EFICACES
Para crear paneles de KPIs atractivos y eficaces, es relevante tomar en consideración los siguientes aspectos:
- Definir los objetivos: Antes de comenzar a crear el panel, es importante definir con la mayor claridad posible los objetivos que se quieren alcanzar y los KPIs que se van a utilizar para medir el progreso hacia esos objetivos.
- Elegir los KPIs adecuados: Es importante elegir KPIs que sean relevantes para los objetivos establecidos y que sean fácilmente medibles y comparables. Además, los KPIs deben ser relevantes para el público objetivo del panel.
- Diseñar el panel: El panel debe ser fácil de leer y entender. Es recomendable utilizar gráficos claros y simples para mostrar los datos de los KPIs. Además, se pueden utilizar diferentes colores para destacar la información importante.
- Actualizar regularmente: Es importante actualizar los KPIs en el panel regularmente para asegurarse de que la información sea precisa y esté actualizada. Además, se pueden añadir nuevos KPIs o eliminar los que ya no sean relevantes.
- Personalizar el panel: El panel debe ser personalizado para el público objetivo. Por ejemplo, un panel para el equipo de ventas puede incluir KPIs relacionados con las ventas y el rendimiento de los vendedores, mientras que un panel para el equipo de marketing puede incluir KPIs relacionados con el tráfico del sitio web y la generación de leads.
- Utilizar herramientas de visualización de datos: Se pueden utilizar herramientas de visualización de datos para crear paneles más atractivos y efectivos. Por ejemplo, se pueden utilizar gráficos de barras, gráficos circulares o gráficos de línea para mostrar los datos de los KPIs de manera visualmente atractiva.
Siguiendo estos pasos, se pueden crear paneles de KPIs atractivos y efectivos que ayuden a las empresas a medir el progreso hacia sus objetivos y tomar decisiones informadas basadas en datos.
SEGUIMIENTO DE LOS KPIs
El seguimiento de los KPIs es fundamental para evaluar el desempeño de una empresa y tomar medidas para mejorar. A continuación, se describen algunos pasos comunes para hacer seguimiento a los KPIs:
- Establecer metas y objetivos: Es importante establecer metas y objetivos claros para cada KPI, para que se pueda medir el progreso y evaluar el éxito.
- Definir frecuencia y responsables del seguimiento: Es importante definir la frecuencia y los responsables del seguimiento de cada KPI. Algunos KPIs pueden requerir un seguimiento diario o semanal, mientras que otros pueden requerir un seguimiento mensual o trimestral. Además, es importante designar a un responsable para cada KPI para asegurarse de que se haga el seguimiento y se tomen medidas en consecuencia.
- Establecer un sistema de seguimiento: Se puede utilizar un sistema de seguimiento automatizado o una herramienta de software para hacer un seguimiento de los KPIs. Estos sistemas pueden proporcionar informes y gráficos para mostrar el progreso y el desempeño de los KPIs a lo largo del tiempo.
- Analizar los resultados y tomar medidas: Es importante analizar los resultados de los KPIs y tomar medidas en consecuencia. Si los resultados son positivos, se pueden continuar las prácticas que condujeron al éxito. Si los resultados son negativos, es necesario identificar las causas y tomar medidas para abordar el problema.
- Comunicar los resultados: Es importante comunicar los resultados de los KPIs a los empleados relevantes y a la dirección de la empresa. Esto puede motivar a los empleados a mejorar su rendimiento y alentar a la empresa a continuar su éxito.
Al hacer un seguimiento adecuado de los KPIs y tomar medidas en consecuencia, las empresas pueden mejorar su desempeño y alcanzar sus objetivos a largo plazo.
Bibliografía:
- INDICADORES PARA SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL – Blog Calidad & Gestión (2013)
- INDICADORES DE GESTION AMBIENTAL – Blog Calidad & Gestión (2012)
- INDICADORES CONFIABLES PARA SISTEMAS DE GESTIÓN – Blog Calidad & Gestión (2019)
- CÓMO ELABORAR CUADROS DE MANDO EFICACES PARA SISTEMAS DE GESTIÓN – Blog Calidad & Gestión (2021)
¿CÓMO GESTIONAR EL CUADRO DE MANDO DE LA ORGANIZACIÓN?
Con una herramienta adecuada, es posible administrar los indicadores de gestión o KPI’s de forma automática y en línea, alimentar las mediciones, visualizarlas, elaborar informes y exportarlos o compartirlos, y generar planes de mejora a partir de las mediciones. Todo en minutos y con pocos clics.
Para aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos establecidos, muchas organizaciones recurren al uso de software, que permita monitorear de manera automática las tareas, las actividades y el desempeño de los procesos, verificar el cumplimiento de indicadores, implementar campañas corporativas, administrar toda la información y documentación y poner en marcha planes de mejora para generar valor y conocimiento en toda la organización.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
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