DOCUMENTACIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
A diferencia de otras normas de gestión, como por ejemplo ISO 9001, la Norma OHSAS 18001 no es muy clara con respecto a los documentos exigibles, pues en la redacción de los requisitos existe una mezcla de conceptos acerca de la obligatoriedad de documentar procedimientos o no.
Sólo en el caso del requisito “4.4.6 Control operacional” se menciona la necesidad de procedimientos documentados: “procedimientos documentados, para cubrir las situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de su política y sus objetivos de SSO”.
En los restantes requisitos donde se define la necesidad de procedimientos, la Norma OHSAS 18001 especifica que “La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para…” sin exigir que los mismos estén documentados.
Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18001 no exige procedimiento pero sí obliga a documentarlo de alguna forma:
- Declaraciones documentadas de una política de SSO y objetivos de SSO
- Manual de gestión de SSO
¿QUÉ DOCUMENTOS ELABORAR PARA OHSAS 18001?
Es la propia organización la que decide la extensión de la documentación del sistema de gestión de la SSO, de acuerdo con sus características en cuanto a tamaño, tipo de actividad que realiza, complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal.
No obstante, tal como se ha mencionado en la introducción, es exigible la existencia de los documentos sólo en el caso del requisito “4.4.6 Control operacional”, donde específicamente se menciona la necesidad de procedimientos documentados.
PROCEDIMIENTOS PARA OHSAS 18001
En los restantes requisitos donde se define la necesidad de procedimientos, la Norma OHSAS 18001 especifica que “La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para…” sin exigir que los mismos estén documentados.
Estos procedimientos son los siguientes:
- 4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles
- 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
- 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia
- 4.4.3 Comunicación, participación y consulta
- 4.4.5 Control de los documentos
- 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
- 4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño
- 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal
- 4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva
- 4.5.4 Control de los registros
- 4.5.5 Auditoría interna
Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18001 no exige procedimiento pero sí obliga a documentarlo de alguna forma:
- Declaraciones documentadas de una política de SSO y objetivos de SSO
- Manual de gestión de SSO
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN OHSAS 18001
El gráfico anterior describe la jerarquía típica de la documentación de un sistema de gestión de SSO. El orden de desarrollo de esta jerarquía en una organización en particular depende de las condiciones de dicha organización.
La naturaleza y extensión de la documentación debería satisfacer los requisitos contractuales, legales y reglamentarios, y las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas, sin apartarse de las necesidades de la propia organización.
La documentación puede encontrarse en cualquier formato o medio adecuado para las necesidades de la organización, como por ejemplo documentos impresos en papel, contenidos en disco magnético, electrónico u óptico, fotografía, muestra patrón, accesibles mediante Internet o intranets, etc.
Para elaborar una documentación que satisfaga las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la organización debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Requisitos contractuales de los clientes y otras partes interesadas
- Aceptación de normas internacionales, nacionales, regionales y del sector industrial
- Requisitos legales y reglamentarios pertinentes
- Fuentes externas de información para el desarrollo de la organización
- Información acerca de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Además, resulta apropiado que la organización evalúe la generación, uso y control de la documentación respecto de los siguientes criterios:
- Funcionalidad (tal como la velocidad de procesamiento)
- Facilidad de uso
- Recursos necesarios
- Políticas y objetivos
- Comparación entre los sistemas de documentación de diferentes organizaciones (benchmarking)
- Interfaces utilizadas por los clientes, proveedores y otras partes interesadas de la organización.
DEFINICIONES – OHSAS 18001
Los siguientes términos y definiciones se han tomado del capítulo 3 de la Norma OHSAS 18001:2007.
MANUAL DE GESTIÓN DE SSO
El Manual de Gestión de SSO debe incluir o hacer referencia al siguiente contenido:
- La política y los objetivos de SSO;
- La descripción del alcance del sistema de gestión de la SSO;
- La descripción de los elementos principales del sistema de gestión de la SSO y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados;
- Los documentos, incluyendo los registros, requeridos por este estándar OHSAS; y
- Los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de los riesgos para la SSO.
El Manual de Gestión de SSO de una organización es un documento que expone la estructura del Sistema de Gestión de SSO y es además, si la empresa lo desea, un documento público que suele presentarse ante clientes, posibles clientes, proveedores, y otras partes interesadas.
Debido a este carácter «público» del Manual, es recomendable complementar el contenido mínimo establecido por la norma con una adecuada descripción de la organización, a fin de dar a conocer sus principales características, sus valores, y otros aspectos de la empresa con respecto a la SSO.
Un Manual de Gestión de SSO debería comprender o referirse a procedimientos documentados del Sistema de Gestión de SSO, destinados a la planificación y administración global de las actividades que tienen impacto en la SSO dentro de la organización.
La inclusión de información confidencial queda a discreción de la organización, aunque resulta claramente recomendable que este tipo de información se elabore, distribuya y controle mediante procedimientos internos de la empresa. También la propia organización define cuál es esta información confidencial, como por ejemplo know how relacionado con procesos, productos o servicios, etc.
DOCUMENTOS GENERALES DE OHSAS 18001
La Norma OHSAS 18001 establece una serie de documentos que podrían catalogarse como “Generales”, que pueden ser parte del Manual de Gestión de SSO o estar referenciados en él.
Estos documentos son los siguientes:
- Apartado: 4.1
Requisito Documental: La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión de la SSO.
Tipo: Alcance - Apartado: 4.2
Requisito Documental: La Alta Dirección debe definir y autorizar la política de SSO de la organización (el punto e) indica que esta se documenta, implementa y mantiene)
Tipo: Política - Apartado: 4.3.3
Requisito Documental: La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos de SSO documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización.
Tipo: Objetivos - Apartado: 4.3.3
Requisito Documental: La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos. Estos programas deben incluir al menos:
a) la asignación de responsabilidades y autoridad para lograr los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organización; y
b) los medios y plazos para lograr estos objetivos
Tipo: Programa - Apartado: 4.5.5
Requisito Documental: La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoria…
Tipo: Programa
REGISTROS OHSAS 18001
Tal como ya se ha mencionado, la norma ISO 9000 define al registro como un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas, por lo que resulta evidente su estrecha relación con el manual de procedimientos.
Pero, qué es lo que se debe registrar? Es decir, para cuáles actividades es necesario presentar evidencia de su realización?
Cada organización debe establecer cuáles son estas actividades, en función de sus propios procesos, pero teniendo en cuenta que la Norma OHSAS 18001:2008 define una serie de registros indispensables, que son los que se detallan seguidamente:
-
-
- Apartado: 4.3.1
Requisito Documental: La Organización debe documentar y mantener actualizados los resultados de la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y los controles determinados.
Tipo: Registro - Apartado 4.3.2
Requisito Documental: La organización debe mantener esta información actualizada (requisitos legales aplicables y otros)
Tipo: Registro - Apartado 4.4.1…
Requisito Documental: Se deben documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad.
Tipo: Registro - Apartado 4.4.2
Requisito Documental: La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus riesgos para la SSO y su sistema de gestión de la SSO. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, evaluar la eficacia de la formación o de las acciones tomadas, y debe mantener los registros asociados.
Tipo: Registro - Apartado 4.4.2
Requisito Documental: La organización debe asegurarse de que cualquier persona que trabaje para ella y que realice tareas que puedas causar impactos en la SSO, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuadas, y deben mantener los registros asociados.
Tipo: Registro - Apartado 4.5.1
Requisito Documental: Se deben conservar los registros de las actividades y los resultados de calibración y mantenimiento (en relación a los equipos necesarios para efectuar mediciones en caso de requerirse)
Tipo: Registro - Apartado 4.5.1 f)
Requisito Documental: Los procedimientos deben incluir:
f) el registro de los datos y los resultados del seguimiento y medición, para facilitar el posterior análisis de las acciones correctivas y las acciones preventivas.
Tipo: Registro - Apartado 4.5.2.1
Requisito Documental: La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas (relacionados con el cumplimiento de los requisitos legales aplicables)
Tipo: Registro - Apartado 4.5.2.2
Requisito Documental: La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas (relacionados con el cumplimiento de otros requisitos aplicables suscritos por la organización)
Tipo: Registro - Apartado 4.5.3.1
Requisito Documental: Se deben documentar y mantener los resultados de las investigaciones de los incidentes
Tipo: Registro - Apartado 4.6
Requisito Documental: Se deben conservar los registros de las revisiones por la dirección.
Tipo: Registro
- Apartado: 4.3.1
-
¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR OHSAS 18001?
La norma OHSAS 18001 ha sido elaborada para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional eficaces.
Recordamos la definición de Eficacia como el “grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados”. (ISO 9000:2005).
Es decir que lo que se procura con la implementación de OHSAS 18001, es simplemente lograr lo que la Dirección establece en términos de desempeño de SSO. En este punto aparece un cambio importante respecto de ISO 9000, y es que hay un aspecto sobre el cual la Dirección de la organización no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REGLAMENTARIOS QUE APLIQUEN.
En efecto, mientras que hablando de Calidad la propia organización decide cual es el nivel del compromiso que asume frente al Cliente, en materia de SSO el cumplimiento legal está por encima de cualquier decisión que la organización pueda tomar, de la misma manera incluso la identificación de los riesgos laborales guarda una muy estrecha relación con el marco legal aplicable.
Entonces, ¿a qué se reduce la planificación de la gestión de salud y seguridad ocupacional según OHSAS 18001?. Básicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de los mismos la buena práctica de SSO en ausencia de normativa legal vigente.
Si tomamos en cuenta lo dicho arriba, podemos contestar la pregunta del título de la siguiente manera:
“Se implementa OHSAS 18001 para definir e implementar procesos que permitan a la organización identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la organización incumpla con el mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales situaciones”.
¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?
Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de pasivos ambientales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones ambientales.
Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos ambientales No se trata de burocratizar la cuestión ambiental en la organización, sino de generar una herramienta para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.
ADECUADA IMPLEMENTACION
Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de enfermedades y accidentes laborales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones de SSO.
Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos de SSO. Creemos que si esta acción no se concibe en estos términos se comienza de una manera equivocada, aun cuando la finalidad sea la de cumplir con una exigencia externa. Esto es así, simplemente porque el concepto de economía de recursos también es justamente un criterio de SSO tan válido como la reducción de accidentes.
La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo de mejora continua PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), como herramienta para optimizar el comportamiento de la organización en materia de SSO.
Como siempre proponemos en las implementaciones de sistemas de gestión, OHSAS 18001 no se trata simplemente de escribir políticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la cuestión de SSO en la organización. Se trata de herramientas para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.
¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?
Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.
Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.
La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.
Calidad & Gestión brinda el Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos con el objetivo de que tu organización pueda controlar el impacto de eventuales riesgos que pueden afectar a su organización, permitiendo administrar su incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son fácilmente visibles.
A través de nuestro Servicio de Consultoría de Gestión de Riesgos, obtendrás respuestas a preguntas tales como:
- ¿Cuáles riesgos pueden impedir el logro de la estrategia?
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
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Calidad & Gestion - Consultoría para Empresas 
Excelente información, muchas gracias!