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AUDITORIA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

AUDITORÍA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

Una auditoria de un sistema integrado de gestion es aquella en la que se evalúa la eficacia de un sistema de gestión establecido para cumplir con varias normas o estándares, como por ejemplo un sistema integrado de calidad + medio ambiente + salud y seguridad ocupacional.

 

Auditoria de Sistemas Integrados de Gestion SIG

Auditoria de Sistemas Integrados de Gestion SIG

 

Debido al hecho de que las normas que definen los sistemas de gestión normalmente tienen numerosos aspectos en común se presenta una clara ventaja para las organizaciones que integran sus sistemas de gestión, puesto que se aprovecha una misma metodología (por ejemplo la de control de los documentos) para cubrir un requisito similar en varias normas.

Las auditorías integradas tienen una filosofía similar, dado que muchos elementos son comunes entre las distintas normas a cumplir por el sistema pueden auditarse una única vez, en lugar de hacerlo para cada una de las normas implantadas. Esto supone una simplificación del proceso de auditoría y un mejor aprovechamiento de los recursos.

 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

¿Qué es un Sistema Integrado de Gestion?

Al momento de efectuar una auditoría, resulta conveniente tener presente que un sistema de gestión consiste en un conjunto interrelacionado de elementos (como procedimientos, instrucciones, formatos, registros, etc.), mediante los que la organización planifica, ejecuta y controla determinadas actividades orientadas a conseguir los objetivos que ha definido.

De este modo puede tomarse un sistema de gestión como un mapa o una guía que explica cómo se gestiona la empresa: definiendo cuál es su estructura organizativa, cuáles son sus procesos y sus procedimientos clave del negocio respecto al ámbito al que hace referencia el sistema en cuestión (calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales, etc) y quién asume las responsabilidades de dichos procesos y procedimientos.

 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

 

Por otra parte, las normas o estándares internacionales que establecen las pautas para implantar en una organización diferentes sistemas de gestión, tal es como ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, son el resultado de una actividad encaminada a poner orden en aplicaciones repetitivas
que se desarrollan en el ámbito de la industria, la tecnología, la ciencia y la economía.

La normalización, por consiguiente, fomenta el comercio internacional gracias a la supresión de obstáculos debidos a las diferentes prácticas nacionales; no obstante, en muchas ocasiones estas normas, al no ser verdaderamente globales, se constituyen en barreras no arancelarias para las relaciones comerciales internacionales: como ha sido subrayado por diversos autores, mientras las barreras arancelarias son cada vez menores, las barreras no arancelarias —las normas técnicas y las regulaciones que afectan a los requisitos de los productos, servicios e indirectamente a los procesos de producción— cobran una mayor importancia.

Si bien la mayor parte de los estándares internacionales son aplicables a productos o procesos, resulta muy evidente el éxito logrado en los últimos años por los estándares de sistemas de gestión que hacen referencia a la normalización de aspectos muy diversos de la actividad empresarial, como la gestión de la calidad, la gestión medioambiental, la prevención de riesgos laborales y la seguridad e higiene en el trabajo, la gestión de la innovación o la responsabilidad social de la empresa.

Ante la existencia y aplicación de múltiples estándares de gestión resulta conveniente establecer un SIG mediante la integracion de tales sistemas de gestion, con el objetivo de racionalizar los esfuerzos, los recursos, y los costos destinados a la optimización de la gestión de la organización.

Un resumen de las ventajas derivadas de la integración de sistemas son:

  • Simplificación de los requerimientos del sistema.
  • Optimización de los recursos.
  • Reducción de costos.
  • Realización de auditorias integradas.
  • Reducción de la documentación.
  • Alineación de los objetivos de los distintos estándares y sistemas.
  • Creación de sinergias.
  • Reducción de duplicaciones de políticas y procedimientos.
  • Incremento de la motivación de los trabajadores.
  • Reducción de los conflictos.
  • Mejora de la efectividad y eficiencia de la organización.
  • Mejora de la satisfacción de los stakeholders o grupos de interés.

Respecto a las desventajas, destacan las dificultades para encontrar denominadores
comunes, o la desaparición de la propia identidad de cada sistema de gestión.

 

AUDITORÍA DE SISTEMAS INTEGRADOS

¿Qué es una auditoría?

En términos generales, una auditoría puede ser entendida como una herramienta al servicio de la gestión de la organización, la cual consiste en la evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva del funcionamiento adecuado de una actividad.

Auditoria Interna

Auditoria Interna

En el caso de los SIG´s, entenderemos por Auditoría del Sistema Integrado de Gestión a la auditoría que permite comprobar si es que se cumple en la organización las prácticas establecidas relativas a las normas de referencia.

En la auditoría no sólo se ha de revisar del cumplimiento de procedimientos e instrucciones relativos a cada una de estas disciplinas. También se ha de verificar o determinar el grado de eficacia a la hora de alcanzar los objetivos propuestos en cada una de las tres materias que componen el sistema integrado.

Consecuentemente, otras líneas de investigación en la auditoría podrían ser las relativas a los costos internos de funcionamiento del sistema, como por ejemplo los costos asociados a no conformidades (¿se han reducido, han aumentado? ¿a qué se debe? ¿existe la posibilidad de seguir reduciendo dichos costos?, etc.).

 

ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

La auditoría no debe limitarse a una mera inspección documental y de registros. En un ambiente relajado, tanto el auditor como el auditado deberían analizar cada una de las prácticas auditadas, los resultados obtenidos hasta la fecha y las posibilidades reales de mejora.

La auditoría no debe ser considerada como una inspección fiscal, sino más bien debe ser entendida como la oportunidad para hablar directamente con los trabajadores y que ellos cuenten sus impresiones directas sobre el procedimiento que se ha auditado. Dado que éstos son los que se encuentran trabajando diariamente en las distintas tareas que comprenden a todo SIG, son quienes poseen elementos de juicio para concluir si el método es el ideal, simplemente adecuado para los fines que se pretenden o presenta deficiencias que deberían ser subsanadas para maximizar la eficiencia del sistema.

Durante la auditoría se deben revisar los informes anteriores de auditoría y el estado de las acciones correctivas que se abrieron en su día como respuesta a las no conformidades. Debe, asimismo, representar una oportunidad de informar a la Dirección de la organización acerca del estado del sistema y de las posibilidades de mejora del mismo.

 

NORMAS DE REFERENCIA EN AUDITORÍA DE SISTEMAS INTEGRADOS

A continuación se citan una serie de normas que pueden utilizarse a la hora de planificar y realizar una auditoría interna:

  • Directrices para auditorías: La Norma ISO 19011 “Directrices para la auditoría medioambiental y de la calidad” tiene por objetivo dar respuesta a lo requerido por diferentes organizaciones en cuanto a homogeneizar auditorías en materia de gestión de la calidad y del medio ambiente, reduciendo plazos y costos, así como evitar incongruencias entre las auditorías de ambos sistemas.
  • Normas de referencia en distintos ámbitos: Entre las normas más utilizadas en Auditoría de Sistemas Integrados se pueden mencionar a la norma sobre gestion de la calidad ISO 9001, la Norma ISO 14001:2004 que define los requisitos para Sistemas de Gestión Ambiental, y la OHSAS 18001 destinada a ayudar a las organizaciones a identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como parte de sus prácticas normales del negocio. Todas esta normas son totalmente compatibles entre sí, facilitando la gestión integrada de la calidad, de la salud y seguridad ocupacional y del medio ambiente.

 

Auditoria de Sistemas Integrados de Gestion SIG

Auditoria de Sistemas Integrados de Gestion SIG

 

PSICOLOGIA DE LA AUDITORIA

Al momento de auditar sistemas de gestión, es muy importante tener en cuenta los siguientes conceptos:

  • Se auditan sistemas, y no personas
  • La auditoría se basa en hechos que constituyen evidencias objetivas
  • La auditoría es una conversación entre pares

Pero aún teniendo siempre presente estos conceptos, como en las auditorías participan seres humanos con características individuales en cada persona, también se debe considerar que:

  • Una auditoría puede significar una situación de estrés y de examen para el auditado.
  • El auditado puede sentirse criticado personalmente por las preguntas del auditor y reacciona a la defensiva.
  • Existan problemas de comunicación entre auditor y auditado.

 

 
USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades. Para ello se puede emplear alguna de las tantas herramientas tecnológicas existentes en el mercado diseñadas específicamente para administrar de manera integrada, ágil y eficaz, todos los componentes de un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015, o de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, o de Gestión de SSO OHSAS 18001, entre otros.

 

SOFTWARE PARA ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001

SOFTWARE PARA ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS 18001

 

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service.

Mediante nuestra completa guía CÓMO SELECCIONAR UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 esbozamos una serie de pasos a tener en cuenta para la prospección, análisis y elección de una herramienta para sistemas de gestión. Solicítela en FORMA GRATUITA completando nuestro formulario.

 

Bibliografía:

Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), (2002): Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, ISO 19011:2002. Madrid
Mills, David (2003): Manual de Auditoría de la Calidad. Barcelona.
Sloose, Carlos A. (1991): Auditoría un nuevo enfoque empresarial. Buenos Aires
Whittington O. Ray, et. al. (2004): Principios de Auditoría. México: McGrawHill

 

 

Transición a la nueva versión ISO 9001:2015

Transición a la nueva versión ISO 9001:2015

 

KIT PARA IMPLEMENTAR ISO 9000

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  1. amada garcis
    23 octubre, 2014 en 3:38

    excelente material para uno que recién aprende de estos sistemas

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