DOCUMENTACIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

DOCUMENTACIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

A diferencia de otras normas de gestión, como por ejemplo ISO 9001, la Norma OHSAS 18001 no es muy clara con respecto a los documentos exigibles, pues en la redacción de los requisitos existe una mezcla de conceptos acerca de la obligatoriedad de documentar procedimientos o no.

Sólo en el caso del requisito “4.4.6 Control operacional” se menciona la necesidad de procedimientos documentados: “procedimientos documentados, para cubrir las situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de su política y sus objetivos de SSO”.

En los restantes requisitos donde se define la necesidad de procedimientos, la Norma OHSAS 18001 especifica que “La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para…” sin exigir que los mismos estén documentados.

Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18001 no exige procedimiento pero sí obliga a documentarlo de alguna forma:

• Declaraciones documentadas de una política de SSO y objetivos de SSO
• Manual de gestión de SSO

¿QUÉ DOCUMENTOS ELABORAR PARA OHSAS 18001?

Es la propia organización la que decide la extensión de la documentación del sistema de gestión de la SSO, de acuerdo con sus características en cuanto a tamaño, tipo de actividad que realiza, complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal.

No obstante, tal como se ha mencionado en la introducción, es exigible la existencia de los documentos sólo en el caso del requisito “4.4.6 Control operacional”, donde específicamente se menciona la necesidad de procedimientos documentados.

Documentos OHSAS 18001

PROCEDIMIENTOS PARA OHSAS 18001

En los restantes requisitos donde se define la necesidad de procedimientos, la Norma OHSAS 18001 especifica que “La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para…” sin exigir que los mismos estén documentados.

Estos procedimientos son los siguientes:

• 4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles
• 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
• 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia
• 4.4.3 Comunicación, participación y consulta
• 4.4.5 Control de los documentos
• 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
• 4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño
• 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal
• 4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva
• 4.5.4 Control de los registros
• 4.5.5 Auditoría interna

Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18001 no exige procedimiento pero sí obliga a documentarlo de alguna forma:

• Declaraciones documentadas de una política de SSO y objetivos de SSO
• Manual de gestión de SSO

JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN OHSAS 18001

El gráfico anterior describe la jerarquía típica de la documentación de un sistema de gestión de SSO. El orden de desarrollo de esta jerarquía en una organización en particular depende de las condiciones de dicha organización.

La naturaleza y extensión de la documentación debería satisfacer los requisitos contractuales, legales y reglamentarios, y las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas, sin apartarse de las necesidades de la propia organización.

La documentación puede encontrarse en cualquier formato o medio adecuado para las necesidades de la organización, como por ejemplo documentos impresos en papel, contenidos en disco magnético, electrónico u óptico, fotografía, muestra patrón, accesibles mediante Internet o intranets, etc.

Para elaborar una documentación que satisfaga las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la organización debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Requisitos contractuales de los clientes y otras partes interesadas
• Aceptación de normas internacionales, nacionales, regionales y del sector industrial
• Requisitos legales y reglamentarios pertinentes
• Fuentes externas de información para el desarrollo de la organización
• Información acerca de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Además, resulta apropiado que la organización evalúe la generación, uso y control de la documentación respecto de los siguientes criterios:

• Funcionalidad (tal como la velocidad de procesamiento)
• Facilidad de uso
• Recursos necesarios
• Políticas y objetivos
• Comparación entre los sistemas de documentación de diferentes organizaciones (benchmarking)
• Interfaces utilizadas por los clientes, proveedores y otras partes interesadas de la organización.

DEFINICIONES – OHSAS 18001

Los siguientes términos y definiciones se han tomado del capítulo 3 de la Norma OHSAS 18001:2007.

Definiciones sobre documentos – OHSAS 18001

Software para administración eficaz de ISO 9001 / 14001 / 45001 / 50001 / 31000

MANUAL DE GESTIÓN DE SSO

El Manual de Gestión de SSO debe incluir o hacer referencia al siguiente contenido:

• La política y los objetivos de SSO;
• La descripción del alcance del sistema de gestión de la SSO;
• La descripción de los elementos principales del sistema de gestión de la SSO y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados;
• Los documentos, incluyendo los registros, requeridos por este estándar OHSAS; y
• Los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de los riesgos para la SSO.

El Manual de Gestión de SSO de una organización es un documento que expone la estructura del Sistema de Gestión de SSO y es además, si la empresa lo desea, un documento público que suele presentarse ante clientes, posibles clientes, proveedores, y otras partes interesadas.

Debido a este carácter «público» del Manual, es recomendable complementar el contenido mínimo establecido por la norma con una adecuada descripción de la organización, a fin de dar a conocer sus principales características, sus valores, y otros aspectos de la empresa con respecto a la SSO.

Un Manual de Gestión de SSO debería comprender o referirse a procedimientos documentados del Sistema de Gestión de SSO, destinados a la planificación y administración global de las actividades que tienen impacto en la SSO dentro de la organización.

La inclusión de información confidencial queda a discreción de la organización, aunque resulta claramente recomendable que este tipo de información se elabore, distribuya y controle mediante procedimientos internos de la empresa. También la propia organización define cuál es esta información confidencial, como por ejemplo know how relacionado con procesos, productos o servicios, etc.

DOCUMENTOS GENERALES DE OHSAS 18001

La Norma OHSAS 18001 establece una serie de documentos que podrían catalogarse como “Generales”, que pueden ser parte del Manual de Gestión de SSO o estar referenciados en él.

Estos documentos son los siguientes:

• Apartado: 4.1
  Requisito Documental: La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión de la SSO.
  Tipo: Alcance
• Apartado: 4.2
  Requisito Documental: La Alta Dirección debe definir y autorizar la política de SSO de la organización (el punto e) indica que esta se documenta, implementa y mantiene)
  Tipo: Política
• Apartado: 4.3.3
  Requisito Documental: La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos de SSO documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización.
  Tipo: Objetivos
• Apartado: 4.3.3
  Requisito Documental: La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos. Estos programas deben incluir al menos:
  a) la asignación de responsabilidades y autoridad para lograr los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organización; y
  b) los medios y plazos para lograr estos objetivos
  Tipo: Programa
• Apartado: 4.5.5
  Requisito Documental: La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoria…
  Tipo: Programa

Gestion de SSO – OHSAS 18001

REGISTROS OHSAS 18001

Tal como ya se ha mencionado, la norma ISO 9000 define al registro como un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas, por lo que resulta evidente su estrecha relación con el manual de procedimientos.

Pero, qué es lo que se debe registrar? Es decir, para cuáles actividades es necesario presentar evidencia de su realización?

Cada organización debe establecer cuáles son estas actividades, en función de sus propios procesos, pero teniendo en cuenta que la Norma OHSAS 18001:2008 define una serie de registros indispensables, que son los que se detallan seguidamente:

• • • Apartado: 4.3.1
      Requisito Documental: La Organización debe documentar y mantener actualizados los resultados de la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y los controles determinados.
      Tipo: Registro
    • Apartado 4.3.2
      Requisito Documental: La organización debe mantener esta información actualizada (requisitos legales aplicables y otros)
      Tipo: Registro
    • Apartado 4.4.1…
      Requisito Documental: Se deben documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad.
      Tipo: Registro
    • Apartado 4.4.2
      Requisito Documental: La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus riesgos para la SSO y su sistema de gestión de la SSO. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, evaluar la eficacia de la formación o de las acciones tomadas, y debe mantener los registros asociados.
      Tipo: Registro
    • Apartado 4.4.2
      Requisito Documental: La organización debe asegurarse de que cualquier persona que trabaje para ella y que realice tareas que puedas causar impactos en la SSO, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuadas, y deben mantener los registros asociados.
      Tipo: Registro
    • Apartado 4.5.1
      Requisito Documental: Se deben conservar los registros de las actividades y los resultados de calibración y mantenimiento (en relación a los equipos necesarios para efectuar mediciones en caso de requerirse)
      Tipo: Registro
    • Apartado 4.5.1 f)
      Requisito Documental: Los procedimientos deben incluir:
      f) el registro de los datos y los resultados del seguimiento y medición, para facilitar el posterior análisis de las acciones correctivas y las acciones preventivas.
      Tipo: Registro
    • Apartado 4.5.2.1
      Requisito Documental: La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas (relacionados con el cumplimiento de los requisitos legales aplicables)
      Tipo: Registro
    • Apartado 4.5.2.2
      Requisito Documental: La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas (relacionados con el cumplimiento de otros requisitos aplicables suscritos por la organización)
      Tipo: Registro
    • Apartado 4.5.3.1
      Requisito Documental: Se deben documentar y mantener los resultados de las investigaciones de los incidentes
      Tipo: Registro
    • Apartado 4.6
      Requisito Documental: Se deben conservar los registros de las revisiones por la dirección.
      Tipo: Registro

¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

La norma OHSAS 18001 ha sido elaborada para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional eficaces.

Recordamos la definición de Eficacia como el “grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados”. (ISO 9000:2005).

Es decir que lo que se procura con la implementación de OHSAS 18001, es simplemente lograr lo que la Dirección establece en términos de desempeño de SSO. En este punto aparece un cambio importante respecto de ISO 9000, y es que hay un aspecto sobre el cual la Dirección de la organización no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REGLAMENTARIOS QUE APLIQUEN.

En efecto, mientras que hablando de Calidad la propia organización decide cual es el nivel del compromiso que asume frente al Cliente, en materia de SSO el cumplimiento legal está por encima de cualquier decisión que la organización pueda tomar, de la misma manera incluso la identificación de los riesgos laborales guarda una muy estrecha relación con el marco legal aplicable.

Entonces, ¿a qué se reduce la planificación de la gestión de salud y seguridad ocupacional según OHSAS 18001?. Básicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de los mismos la buena práctica de SSO en ausencia de normativa legal vigente.

Si tomamos en cuenta lo dicho arriba, podemos contestar la pregunta del título de la siguiente manera:

“Se implementa OHSAS 18001 para definir e implementar procesos que permitan a la organización identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la organización incumpla con el mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales situaciones”.

¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de pasivos ambientales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones ambientales.

Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos ambientales  No se trata de burocratizar la cuestión ambiental en la organización, sino de generar una herramienta para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.

GESTION DE SSO OHSAS 18001

ADECUADA IMPLEMENTACION

Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de enfermedades y accidentes laborales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones de SSO.

Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos de SSO. Creemos que si esta acción no se concibe en estos términos se comienza de una manera equivocada, aun cuando la finalidad sea la de cumplir con una exigencia externa. Esto es así, simplemente porque el concepto de economía de recursos también es justamente un criterio de SSO tan válido como la reducción de accidentes.

La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo de mejora continua PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), como herramienta para optimizar el comportamiento de la organización en materia de SSO.

Como siempre proponemos en las implementaciones de sistemas de gestión, OHSAS 18001 no se trata simplemente de escribir políticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la cuestión de SSO en la organización. Se trata de herramientas para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.

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¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?

Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.

Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.

La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.

CONSULTORIA SOBRE GESTIÓN DE RIESGOS

Calidad & Gestión brinda el Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos con el objetivo de que tu organización pueda controlar el impacto de eventuales riesgos que pueden afectar a su organización, permitiendo administrar su incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son fácilmente visibles.

A través de nuestro Servicio de Consultoría de Gestión de Riesgos, obtendrás respuestas a preguntas tales como:

• ¿Cuáles riesgos pueden impedir el logro de la estrategia?
• ¿Cuáles riesgos pueden representar oportunidades?
• ¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de estos riesgos?
• ¿Qué tratamiento van a recibir?

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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.

Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).

Mediante nuestra página web puede acceder a una DEMO GRATUITA DE UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 que le permitirá evaluar una herramienta de gran utilidad para sistemas de gestión.

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AUDITORIA DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

EL SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL OHSAS 18001

Un Sistema de Gestion SSO (SGSSO) es una herramienta, a disposición de una organización, para ayudarla a alcanzar sus objetivos de salud y seguridad ocupacional, incluyendo la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, los procedimientos y los recursos necesarios para desarrollar, implantar, revisar y mantener al día su Política de Salud y Salud Ocupacional.

A la hora de implementar un Sistema de Gestion de SSO es vital la implicación de la alta dirección y de las personas que lo implementan para conseguir un alto grado de desempeño en salud y seguridad ocupacional.

A este respecto, los requisitos para Sistemas de Gestión Ambiental definidos por la Norma OHSAS 18001:2007 que cualquier organización tiene que cumplir para obtener o mantener la correspondiente certificación, conforman los criterios de auditoría a comprobar por parte del equipo auditor, haciendo necesario que en cada uno de ellos se reflejen las evidencias que permitirán verificar su cumplimiento.

MEJORA CONTINUA DE GESTION DE SSO – OHSAS 18000

CONCEPTOS GENERALES SOBRE AUDITORÍA

Antes de mencionar las distintas evidencias que ha de procurar el equipo auditor, resulta conveniente dejar claramente definidos los siguientes aspectos con respecto a una auditoría en general:

• No es una inspección. La auditoría analiza el funcionamiento del sistema, sus puntos fuertes y débiles. El análisis de un sistema nunca puede ser realizado en forma puntual, no se busca el acierto o el fallo en un determinado momento, sino que se buscan los posibles aciertos y fallos en el funcionamiento de un sistema a lo largo de un período de tiempo más o menos largo. En la inspección, se realiza el análisis de un proceso, equipo o sistema valorando como está funcionando en ese momento, no antes nidespués. La inspección es más limitada que la auditoría, pero más fácil de realizar, ya que un hecho puntual es menos interpretable que el funcionamiento de un sistema.
• Es sistemática. Los resultados de la auditoría se basan en un análisis minucioso, ordenado y planificado por parte del equipo auditor, que permiten un grado de fiabilidad muy elevado. En este sentido, hay que destacar que uno de los aspectos que más definen la calidad y cualidad de un auditor, es la metodología que utiliza en la realización de la auditoría, siendo, por tanto, un claro “elemento diferenciador” entre auditores.
• Es independiente. Resulta muy difícil que alguien involucrado en el cumplimiento de la totalidad o parte del sistema, se pueda evaluar a sí mismo de forma objetiva, de ahí la importancia del factor de independencia del auditor. La auditoría no es un simple examen de cómo se llevan a cabo las actividades, sino que se analizan los resultados, evaluando y basando en éstos la efectividad de las actuaciones preventivas realizadas.
• Es objetiva. El resultado de la auditoría se basa en las denominadas “evidencias objetivas”, a través de las cuales el auditor avala sus conclusiones, no pudiendo basarlas, en ningún caso, en apreciaciones subjetivas, suposiciones, inferencias, etc., siendo necesario, por lo tanto, realizar las verificaciones de los procesos que sean pertinentes para sostener la información o datos contenidos en los registros y documentos.
• Es periódica. Cualquier sistema de gestión se implanta para una organización y unas necesidades empresariales de un determinado momento. Los cambios en los objetivos, en la organización, en los procesos, en los procedimientos, en las personas, etc., pueden generar nuevas necesidades que hacen que los sistemas implantados dejen de ser eficaces. De igual forma, los sistemas, aún no existiendo cambios, pueden degradarse o perder su efectividad como consecuencia de la confianza que la empresa tiene en el buen funcionamiento del mismo. Las auditorías, al ser periódicas, deben impedir ese desajuste entre el sistema y la realidad.
• No busca culpables. La auditoría busca, a través del análisis del pasado, soluciones para el futuro. En ella se analizan los fallos del sistema, no de las personas que los cometieron, ya que, si éstos existieron fue porque el sistema se lo permitió.

De este modo, la auditoría es una eficaz herramienta de gestión ya que permite verificar:

• Si las actividades y los resultados relativos a la prevención se cumplen, es decir, si se alcanzan los objetivos.
• Si las normas relativas de la prevención (disposiciones) se cumplen y si son adecuadas para conseguir los objetivos.

EVIDENCIAS DE GESTIÓN DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

Considerando que las Evidencias de la auditoría son registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente para los criterios de auditoría y que resultan verificables, a continuación se detallan algunas de las evidencias para los requisitos más relevantes con que debe contar un sistema de gestión de SSO.

Evidencias sobre la Política de SSO

• Debe existir un documento, firmado por la alta dirección, que recoja la política de SSO de la organización.
• Tienen que estar recogidos textualmente los requisitos exigidos por la norma.
• La organización deberá aportar evidencias de cómo ha comunicado a su personal la política de SSO y las actividades realizadas para hacerles comprender la importancia de su seguimiento.
• La organización deberá aportar evidencias de cómo ha comunicado a sus proveedores la política de SSO.
• Hay que verificar que su contenido está de acuerdo con la realidad de la organización y que está definido un sistema para ponerla a disposición pública.
• La política debe estar mantenida al día. Para ello se debe hacer referencia en algún documento del sistema cómo se revisa la política.

Evidencias sobre Objetivos, metas y programas

• Verificar la información que se ha tenido en cuenta a la hora de establecer los objetivos y metas, así como, los datos que soportan la justificación de no establecer objetivos sobre algún aspecto significativo si lo hubiera.
• Existencia de un documento donde se describa como se hace, quien lo hace y quien aprueba los objetivos y metas de SSO.
• Existencia de un documento donde están establecidos los objetivos de SSO de la organización, el cual debe estar sometido a control documental.
• El personal que tiene asignada responsabilidades en el programa de mejora de SSO lo conoce y lo tiene disponible.

Evidencias sobre Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

• Comprobar a través de toda la documentación del SGSSO que están designados los responsables para todas las funciones que se deriven de la gestión ambiental.
• Comprobar la designación del representante de la dirección y que como mínimo tiene asignados los cometidos de asegurar la implantación y mantenimiento de los requisitos de la norma y la de informar a la alta dirección del funcionamiento del sistema.

Evidencias sobre Competencia, formación y toma de conciencia.

• Verificar que está establecido el método y están definidos los responsables para la detección de las necesidades de formación.
• Verificar que el plan anual de formación contempla todas las necesidades de formación detectadas.
• Verificar los registros de la formación realizada.
• Verificar a lo largo de las entrevistas con los componentes de la organización la eficacia de la formación.

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Evidencias sobre Comunicación, participación y consulta

• Verificar la existencia de un procedimiento donde está definida la sistemática y las responsabilidades de las comunicaciones tanto internas como externas.
• Verificar la eficacia de las comunicaciones de manera horizontal mediante todas las entrevistas mantenidas con los integrantes de la organización.
• Verificar los registros de comunicaciones sobre SSO, internas y externas, para comprobar que se cumple lo especificado en el procedimiento.
• Verificar que se ha designado a un representante de los trabajadores, y también que se les ha informado acerca de sus acuerdos de participación, incluido quién o quiénes son sus representantes en temas de SSO.

Evidencias sobre Documentación

• Verificar la existencia de la documentación que describe los elementos fundamentales del SGSSO y como interaccionan.
• Verificar que la trazabilidad de la documentación está bien establecida.
• Verificar que los registros que proporcionan información sobre las actividades y los resultados alcanzados, forman parte de la documentación del sistema.

Control Operacional de SSO – OHSAS 18000

Evidencias sobre Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación
de controles

• Tiene que estar definida y documentada la forma de identificar los peligros y evaluar los riesgos para la SSO y como se van a mantener actualizados.
• Verificar si a la hora de establecer los objetivos de SSO se tienen en cuenta, por parte de la organización, los riesgos significativos.
• Verificar que los riesgos evaluados se corresponden con la realidad de la organización y que están todos los peligros identificados
• Tienen que estar definidos y documentados los criterios utilizados para determinar la significancia de los riesgos de acuerdo con los criterios de mejora continua.

Evidencias sobre requisitos legales y otros requisitos

• Verificar que está definida la forma de actualizar la legislación y que se cumplen las frecuencias definidas para hacerlo.
• Verificar que la organización tiene identificada toda la legislación que le es
• aplicable.
• Verificar que está definida la forma de evaluar el cumplimiento legal y que se cumplen las frecuencias definidas para hacerlo.

Evidencias sobre Control operacional OHSAS 18001

• Verificar que se han definido instrucciones de los criterios operacionales para el control de al menos los riesgos
• significativos.
• Verificar que las instrucciones aseguran el cumplimiento con la legislación y los objetivos y metas.
• Verificar en las instalaciones el cumplimiento del control operacional.

Evidencias sobre Planes de emergencia y capacidad de respuesta

• Verificar los registros de las fichas de accidente y si se evalúa la eficacia del plan de emergencia.
• Verificar que dan respuesta a todos los aspectos potenciales identificados y que tienen como objetivo
• Verificar el conocimiento del plan de las personas que tienen definidas funciones.
• Verificar la disponibilidad del documento para el personal implicado.

Evidencias sobre Revisión por la Dirección

• Verificar que están definidos y se respetan los periodos establecidos en el sistema para la realización de la revisión por la dirección.
• Verificar si se aplica el control de registros a la revisión por la dirección.
• Verificar que el acta de la revisión por la Dirección contiene, al menos, los puntos exigidos en la norma.
• Verificar que la revisión por la dirección está aprobada por la dirección.

¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

La norma OHSAS 18001 ha sido elaborada para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional eficaces.

Recordamos la definición de Eficacia como el “grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados”. (ISO 9000:2005).

Es decir que lo que se procura con la implementación de OHSAS 18001, es simplemente lograr lo que la Dirección establece en términos de desempeño de SSO. En este punto aparece un cambio importante respecto de ISO 9000, y es que hay un aspecto sobre el cual la Dirección de la organización no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REGLAMENTARIOS QUE APLIQUEN.

En efecto, mientras que hablando de Calidad la propia organización decide cual es el nivel del compromiso que asume frente al Cliente, en materia de SSO el cumplimiento legal está por encima de cualquier decisión que la organización pueda tomar, de la misma manera incluso la identificación de los riesgos laborales guarda una muy estrecha relación con el marco legal aplicable.

Entonces, ¿a qué se reduce la planificación de la gestión de salud y seguridad ocupacional según OHSAS 18001?. Básicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de los mismos la buena práctica de SSO en ausencia de normativa legal vigente.

Si tomamos en cuenta lo dicho arriba, podemos contestar la pregunta del título de la siguiente manera:

“Se implementa OHSAS 18001 para definir e implementar procesos que permitan a la organización identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la organización incumpla con el mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales situaciones”.

¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de pasivos ambientales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones ambientales.

Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos ambientales  No se trata de burocratizar la cuestión ambiental en la organización, sino de generar una herramienta para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.

GESTION DE SSO OHSAS 18001

ADECUADA IMPLEMENTACION

Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de enfermedades y accidentes laborales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones de SSO.

Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos de SSO. Creemos que si esta acción no se concibe en estos términos se comienza de una manera equivocada, aun cuando la finalidad sea la de cumplir con una exigencia externa. Esto es así, simplemente porque el concepto de economía de recursos también es justamente un criterio de SSO tan válido como la reducción de accidentes.

La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo de mejora continua PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), como herramienta para optimizar el comportamiento de la organización en materia de SSO.

Como siempre proponemos en las implementaciones de sistemas de gestión, OHSAS 18001 no se trata simplemente de escribir políticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la cuestión de SSO en la organización. Se trata de herramientas para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.

TERCERIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA

Dado el alto grado de competencia actual en los mercados resulta fundamental poder realizar las auditorías internas de la mejor manera posible y con el mejor uso de los recursos, sobre todo considerando que estas actividades no poseen valor agregado para el cliente externo.

Para ello debe concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible y mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y que tengan un creciente impacto en la organización.

Por todo lo expuesto hasta aquí, toda organización puede considerar como una forma segura de realizar auditorías eficaces que cumplan con todos los requisitos y principios ya mencionados, con mayores niveles de productividad, mejores niveles de calidad y con menores costos, a la contratación de servicios tercerizados de auditoría interna.

De este modo se obtienen las siguientes ventajas:

• Se evitan costos fijos (sueldos, espacio físico, computadoras, gastos de teléfono, etc.).
• Facilidad para cambiar de proveedor si los servicios no son adecuados.
• Auditorías realizadas por auditores con mayor nivel de experiencia.
• La capacitación de los auditores no corre por cuenta de la empresa sino por parte del prestador del servicio.
• Posibilidad de recibir servicios con alto nivel de especialización, pues el prestador del servicio puede contar con especialistas para auditar sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental, de salud y seguridad ocupacional, de inocuidad y seguridad alimentaria, de buenas prácticas de manufactura, de gestión de la energía, etc.

Nuestro servicio de Auditorías Internas

Con cada auditoría, nuestros clientes consiguen progresivamente mejorar la eficacia de sus sistemas de gestión, lo que influye favorablemente en la gestión global de la empresa.

En Calidad & Gestión podemos ocuparnos de llevar a cabo las auditorías internas que su empresa necesite, para evidenciar la conformidad de su sistema con los requisitos de normas internacionales de gestión.

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¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?

Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.

Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.

La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.

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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.

Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).

Mediante nuestra página web puede acceder a una DEMO GRATUITA DE UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 que le permitirá evaluar una herramienta de gran utilidad para sistemas de gestión.

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CONTROL OPERACIONAL DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

CONTROL OPERACIONAL DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

La Norma OHSAS 18001 especifica que la organización debe identificar aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los peligros identificados para los que es necesaria la implementación de controles para gestionar el riesgo o riesgos para la SSO.

Una vez adquirido conocimiento sobre sus peligros de SSO, la organización debería implementar los controles operacionales necesarios para gestionar los riesgos asociados y cumplir los requisitos legales y otros requisitos aplicables de SSO, con la finalidad para cumplir con la política de SSO definida.

Lo que la Norma OHSAS 18001 denomina control operacional  consiste en un método de control de los riesgos, y que requiere un conjunto de medidas que de manera resumida se pueden clasificar en:

• Medidas de ingeniería (seguridad en el diseño de equipos y lugares de trabajo)
• Medidas de señalización de los riesgos
• Medidas de procedimiento o instrucciones de operación y de seguridad
• Programas de formación del personal
• Utilización de equipos de protección individual

A la hora de establecer el control operacional, la empresa debe considerar, entre otros factores, los siguientes:

• Los resultados de las evaluaciones de riesgos, la evaluación de los controles actuales y la determinación de los nuevos controles.
• Los requisitos legales y reglamentarios aplicables a sus actividades.
• Los resultados de las auditorías y de las inspecciones de seguridad.
• La retroalimentación de la participación y de la consulta a los trabajadores

Control Operacional – OHSAS 18001

Para cumplir con los requisitos de OHSAS 18001 el control operacional debe definirse considerando las siguientes características:

• Estar claramente basado en los resultados de las evaluaciones de riesgos y en las evaluaciones de cumplimiento legal
• Ser coherente con los objetivos y programas y la Política de Seguridad y Salud de la empresa.
• Estar sistematizado, documentando las medidas de control y estableciendo procedimientos documentados para las actividades en donde sean necesarios para controlar los riesgos.

Para el desarrollo de controles operacionales habitualmente es posible que se presenten diversas opciones de control, pero debería darse prioridad a las que con mayor fiabilidad prevengan daños o deterioro de la salud, de acuerdo con la jerarquía de controles. Una posible secuencia podría ser:

1. Rediseñar el equipo o los procesos para eliminar o reducir los peligros.
2. Mejorar la señalización/advertencias para evitar peligros
3. Mejorar los procedimientos administrativos y la formación para reducir la frecuencia y duración de la exposición de personas a peligros controlados inadecuadamente.
4. Usar equipos de protección personal para reducir la gravedad del daño o de la exposición

Un vez definidos los controles operacionales, éstos deben implementerse y evaluarse de forma continua, a fin de verificar su eficacia y su integración en el sistema global de gestión de la SSO.

TAREAS QUE HABITUALMENTE REQUIEREN CONTROL OPERACIONAL OHSAS 18001

En la tabla siguiente se incluyen algunas de las tareas que más habitualmente requieren un control operacional OHSAS 18001 de seguridad y salud ocupacional:

Control Operacional – OHSAS 18001

No se mencionan en la tabla aquellos requisitos de normativa legal o normas técnicas nacionales o internacionales que deban cumplir los equipos, máquinas, o instalaciones, pues esta medida es anterior a cualquier programa de control.

CONCEPTOS IMPORTANTES AL IMPLEMENTAR OHSAS 18001

Entre los conceptos más importantes que surgen almomento de implementar OHSAS 18001, se pueden mencionar los siguientes:

• Además de razones éticas y legales, hay razones económicas para reducir la siniestralidad en el entorno laboral. Una gestión eficaz de la prevención de la siniestralidad, además de reducir costos, aumentando por tanto el margen de beneficios, supone una mejora de la productividad y de la competitividad.
• La forma más eficiente de asignar los recursos a las actividades preventivas es a través de la implantación de un sistema de gestión de la salud  y la seguridad ocupacional (SGSSO) coordinado y coherente con los objetivos y estrategias de la organización.
• Un SGSSO fomenta los entornos de trabajo seguros y saludables al ofrecer un marco que permite a la organización identificar y controlar coherentemente sus riesgos de salud y seguridad.
• El sistema de gestión debe integrar prácticas operacionales efectivas, apropiadas a las condiciones de trabajo y que, sobre todo, han de ser percibidas como apropiadas por los trabajadores que las van a implementar.
• Para que este sistema sea efectivo y consiga su objetivo debe ser apoyado por todos los niveles de dirección de la empresa y lograr la implicación de los trabajadores.
• Resulta fundamental el enfoque en la filosofía de mejora continua: «planificar, hacer, verificar, actuar», lo que exige establecer política y objetivos de SSO, la definición de funciones y responsabilidades, la evaluación de riesgos y la planificación de las actividades, la evaluación y revisión de la gestión, la orientación al cliente, y la formación y participación como principios rectores.

Software para administración eficaz de ISO 9001 / 14001 / 45001 / 50001 / 31000

La implantación del estándar OHSAS 18001 y la certificación correspondiente ofrecen múltiples beneficios para las empresas:

• Facilita la gestión de la prevención en las empresas que operan en distintos ámbitos geográficos.
• Reduce el número de accidentes mediante la prevención y control de los riesgos laborales.
• Reduce las sanciones, materiales perdidos e interrupciones en el proceso productivo.
• Mejora la imagen de la empresa.

 ¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de enfermedades y accidentes laborales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones de SSO.

Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos de SSO. Creemos que si esta acción no se concibe en estos términos se comienza de una manera equivocada, aun cuando la finalidad sea la de cumplir con una exigencia externa. Esto es así, simplemente porque el concepto de economía de recursos también es justamente un criterio de SSO tan válido como la reducción de accidentes.

La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo de mejora continua PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), como herramienta para optimizar el comportamiento de la organización en materia de SSO.

Como siempre proponemos en las implementaciones de sistemas de gestión, OHSAS 18001 no se trata simplemente de escribir políticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la cuestión de SSO en la organización. Se trata de herramientas para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.

GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL – OHSAS 18001

ADECUADA IMPLEMENTACION

Mientras que el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad tiene, o debería tener si es adecuadamente realizado, un impacto en la estrategia de la organización, el mismo proceso para la cuestión de SSO no necesariamente debería tenerlo.

Sucede que la parte del sistema de gestión de la organización que se ocupa de la cuestión de SSO (en los términos de la OHSAS 18001) es de orden más operativo que estratégico. Esto se debe a que mayormente el sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional es reactivo frente a las actividades de la organización y al marco legal correspondiente.

Al mismo tiempo, los procesos que incluye son más específicos y por consiguiente requieren de mayor especialización para su correcta definición, ejecución y mantenimiento.

Una forma simple, rápida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional por la norma OHSAS 18001 involucra una serie de pasos que son:

1. Definir las responsabilidades relativas a la gestión de salud y seguridad ocupacional,
2. Establecer y comunicar la política de SSO, o sea declarar formalmente el compromiso de la organización respecto de su desempeño de SSO. Esta política debe ser coherente y consistente con la estrategia general de la organización,
3. Identificar todos los aspectos de SSO de sus actividades, productos y servicios,
4. Relevar el marco legal y reglamentario, así como el modo en que aplica de manera precisa,
5. Evaluar los impactos de SSO correspondientes a las actividades y reconocer los que son significativos basados en la política de SSO adoptada,
6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional (comunes a todas las organizaciones) y específicos (propios de la actividad desarrollada),
7. Seleccionar los indicadores clave de desempeño de los procesos así como la metodología de medición de los mismos,
8. Implementar efectivamente todos los procesos definidos,
9. Monitorear la eficacia del sistema de gestión a través de los indicadores clave seleccionados y la aplicación de técnicas estadísticas,
10. Aplicar acciones correctivas basados en el análisis de los resultados y acciones preventivas basadas en la política de SSO,

Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas de SSO, o al menos con asistencia de expertos en la materia. La implementación del sistema de gestión de SSO, en general, no determina cambios significativos en la organización, sino que constituye un complemento importante de la gestión general. A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestión de la calidad, que impactan en el corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión de salud y seguridad ocupacional es en la mayoría de los casos una cuestión operativa pero significativamente importante.

Bibliografía:

Cómo certificar OHSAS 18001 – Informe, R. Lemo – H. Gonzalez – Calidad & Gestión (2013)
OHSAS 18001:2007 – Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo — Requisitos
OHSAS 18002:2008 – Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo — Directrices para la implementación de OHSAS 18001:2007
Cómo implantar con éxito OHSAS 18001, A. Sánchez-Toledo Ledesma – B. Fernández Muñiz, AENOR (2011)

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¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?

Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.

Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.

La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.

CONSULTORIA SOBRE GESTIÓN DE RIESGOS

Calidad & Gestión brinda el Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos con el objetivo de que tu organización pueda controlar el impacto de eventuales riesgos que pueden afectar a su organización, permitiendo administrar su incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son fácilmente visibles.

A través de nuestro Servicio de Consultoría de Gestión de Riesgos, obtendrás respuestas a preguntas tales como:

• ¿Cuáles riesgos pueden impedir el logro de la estrategia?
• ¿Cuáles riesgos pueden representar oportunidades?
• ¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de estos riesgos?
• ¿Qué tratamiento van a recibir?

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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

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Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).

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INDICADORES PARA SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

INDICADORES PARA SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL – SSO

El estándar internacional OHSAS 18001 especifica los requisitos para un sistema de gestión de la salud y seguridad ocupacional SSO, que permita a una organización desarrollar e implementar una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y la información sobre los riesgos para la SSO.

Un sistema de este tipo permite a una organización desarrollar una política de SSO, establecer objetivos y procesos para alcanzar los compromisos de la política, tomar las acciones necesarias para mejorar su desempeño y demostrar la conformidad del sistema con los requisitos de este estándar OHSAS, el cual está orientado a apoyar y promover las buenas prácticas en SSO en equilibrio con las necesidades socioeconómicas.

La mejora del desempeño del sistema de gestión de SSO que busca OHSAS 18001 genera indudables beneficios para la organización, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:

1. Mejora de la confianza y la productividad del personal: Mejorar los estándares de seguridad y salud ocupacional y desarrollar un ambiente de trabajo seguro brinda al personal y otras partes interesadas confianza de que la empresa es responsable y se preocupa por ellos. Un lugar de trabajo seguro demuestra el compromiso de la empresa con la seguridad de sus empleados, contratistas y las comunidades que lo rodean. También favorece la generación de un sentimiento de pertenencia y orgullo entre los trabajadores y mejora la confianza y la productividad.
2. Mejora de los sistemas operativos: Examinar los trabajos y los lugares de trabajo para identificar y controlar los peligros para la SSO también proporciona una oportunidad para revisar los procesos del negocio y determinar si las tareas se están llevando a cabo con el uso más eficiente de tiempo y recursos. Un desempeño eficaz de SSO conduce al incremento de la productividad y a la reducción de los costos relacionados con los incidentes. Mientras se gasta tiempo y esfuerzo para identificar y corregir los peligros, las unidades de negocio también identificarán otras formas de mejorar el desempeño, resultando en una mejora global del sistema operativo del negocio. Cuando el número de incidentes disminuye, los costos también decrecen dando como resultado un mejor desempeño global.
3. Mejora de las utilidades: Mantener un lugar de trabajo más saludable y seguro también reduce los costos asociados a las lesiones y enfermedades relacionadas al trabajo y tiene como resultado un mejor control de costos y por lo tanto ganancias más altas. Estos costos resultan de los tiempos muertos de producción, fallas de la planta y equipos, empleados lesionados que trabajan más lentamente, una moral más baja que afecta la productividad y los costos ocasionados al reemplazar a los empleados lesionados o suministrar tiempo extra a empleados que deben trabajar más horas. Además pueden haber costos considerables relacionados a litigios relacionados a las violaciones de las exigencias legales, incremento de primas de seguros y a las tasas de compensación de los trabajadores. Todos estos costos relacionados con lesiones y enfermedades ocupacionales pueden evitarse promoviendo un lugar de trabajo más saludable y seguro haciendo que esto conduzca al incremento de las ganancias en toda la corporación.

Estos beneficios cuando se combinan mejoran la sostenibilidad del negocio en el largo plazo.

Una herramienta fundamental para alcanzar estos beneficios la constituyen los indicadores de desempeño del sistema de gestión de SSO, implementados de forma tal que permitan enfatizar los resultados positivos de la gestión de SSO y que también ofrezcan a la empresa la oportunidad de identificar las acciones correctivas para mejorar los resultados.

INDICADORES DE SSO – OHSAS 18001

¿QUÉ ES UN INDICADOR DE GESTIÓN?

Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, indica que tan cerca se encuentra de esa referencia, pudiendo señalar una desviación sobre la cual es necesario tomar acciones correctivas o preventivas según el caso.

Para trabajar con los indicadores debe establecerse todo un sistema que vaya desde la correcta comprensión del hecho o de las características hasta la de toma de decisiones acertadas para mantener, mejorar e innovar el proceso del cual dan cuenta.

De este modo, resulta conveniente tener presente que se debe medir la gestión de SSO porque todo lo que no se mide no se puede controlar, mejorar y gestionar.

¿PARA QUE MEDIR LA GESTIÓN EN SSO?

Los indicadores de SSO deben medir la eficacia de los programas implementados para reducir los riesgos potenciales y reales para la SSO del personal de la organización, así como también deben permitir:

• Evaluar la gestión
• Identificar oportunidades de mejoramiento
• Adecuar a la realidad objetivos, metas y estrategias
• Sensibilizar a las personas que toman decisiones y a quienes son objeto de las mismas, acerca de los beneficios de los programas de SSO
• Tomar medidas preventivas a tiempo
• Comunicar ideas, pensamientos y valores

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN INDICADOR DE SSO

Al momento de establecer un indicador de SSO, se deben tener en cuenta ciertas características para que el mismo resulte adecuado a los propósitos ya enunciados. En términos generales, un buen indicador de SSO:

• Sirve a un propósito
• Es objetivo
• Es sensible
• Es específico
• Es inequívoco en su significado
• Puede obtenerse sin dificultad
• Es consistente en el transcurso del tiempo
• Se obtiene oportunamente
• Es preciso
• Es transparente

INDICADORES DE SSO – ALGUNOS EJEMPLOS

Con respecto al aspecto de Comunicación y liderazgo de la gestión, ejemplos de indicadores son los siguientes;

• Porcentaje de las visitas de gestión planeadas al sitio de trabajo en un marco de tiempo especifico.
• Grado de compromiso de la gerencia, medido a través de encuestas en los lugares de trabajo.
• Porcentaje de las revisiones formales planeadas de la gestión de los programas de SSO conducidas en un período de tiempo específico.
• El porcentaje de acciones de entrenamiento efectuados vs. los planeados.
• Porcentaje de reuniones de grupo requeridas vs. las planeadas.
• El porcentaje de las investigaciones de accidentes / incidentes / no-conformidades terminadas vs. las requeridas.

En cuanto a las Mediciones de los efectos de Perdidas accidentales:

• Cantidad de accidentes
• Cantidad de días perdidos por enfermedad
• Cantidad de días perdidos por accidentes

En relación con Medición Causas básicas e inmediatas de los accidentes:

• Accidentes por atrapamientos
• Accidentes por golpes
• Accidentes por cortaduras
• Accidentes por caídas
• Partes del cuerpo accidentadas
• Lugares de los accidentes
• Hora, días, etc.

Software para administración eficaz de ISO 9001 / 14001 / 45001 / 50001 / 31000

Un aspecto sumamente importante es la Administración de los Recursos destinados a gestión de SSO. Algunos de sus indicadores pueden ser los siguientes:

• Nivel de financiamiento suministrado para los Programas de SSO como un porcentaje de financiamiento operacional
• Nivel de conciencia y uso de los manuales de SSO
• Porcentaje de procedimientos obsoletos en todos los documentos
• Porcentaje de órdenes de compra con requerimientos específicos de SSO
• Presupuesto aprobado contra presupuesto gastado

GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL – OHSAS 18001

ADECUADA IMPLEMENTACION

Mientras que el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad tiene, o debería tener si es adecuadamente realizado, un impacto en la estrategia de la organización, el mismo proceso para la cuestión de SSO no necesariamente debería tenerlo.

Sucede que la parte del sistema de gestión de la organización que se ocupa de la cuestión de SSO (en los términos de la OHSAS 18001) es de orden más operativo que estratégico. Esto se debe a que mayormente el sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional es reactivo frente a las actividades de la organización y al marco legal correspondiente.

Al mismo tiempo, los procesos que incluye son más específicos y por consiguiente requieren de mayor especialización para su correcta definición, ejecución y mantenimiento.

Una forma simple, rápida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional por la norma OHSAS 18001 involucra una serie de pasos que son:

1. Definir las responsabilidades relativas a la gestión de salud y seguridad ocupacional,
2. Establecer y comunicar la política de SSO, o sea declarar formalmente el compromiso de la organización respecto de su desempeño de SSO. Esta política debe ser coherente y consistente con la estrategia general de la organización,
3. Identificar todos los aspectos de SSO de sus actividades, productos y servicios,
4. Relevar el marco legal y reglamentario, así como el modo en que aplica de manera precisa,
5. Evaluar los impactos de SSO correspondientes a las actividades y reconocer los que son significativos basados en la política de SSO adoptada,
6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional (comunes a todas las organizaciones) y específicos (propios de la actividad desarrollada),
7. Seleccionar los indicadores clave de desempeño de los procesos así como la metodología de medición de los mismos,
8. Implementar efectivamente todos los procesos definidos,
9. Monitorear la eficacia del sistema de gestión a través de los indicadores clave seleccionados y la aplicación de técnicas estadísticas,
10. Aplicar acciones correctivas basados en el análisis de los resultados y acciones preventivas basadas en la política de SSO,

Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas de SSO, o al menos con asistencia de expertos en la materia. La implementación del sistema de gestión de SSO, en general, no determina cambios significativos en la organización, sino que constituye un complemento importante de la gestión general. A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestión de la calidad, que impactan en el corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión de salud y seguridad ocupacional es en la mayoría de los casos una cuestión operativa pero significativamente importante.

Bibliografía:

Cómo certificar OHSAS 18001 – Informe, R. Lemo – H. Gonzalez – Calidad & Gestión (2013)

OHSAS 18001:2007 – Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo — Requisitos

Indicadores proactivos de seguridad y salud ocupacional, Swiss – Chernichen – Gay de Montella (2003)

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¿CÓMO GESTIONAR EL CUADRO DE MANDO DE LA ORGANIZACIÓN?

Con una herramienta adecuada, es posible administrar los indicadores de gestión o KPI’s de forma automática y en línea, alimentar las mediciones, visualizarlas, elaborar informes y exportarlos o compartirlos, y generar planes de mejora a partir de las mediciones. Todo en minutos y con pocos clics.

Para aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos establecidos, muchas organizaciones recurren al uso de software, que permita monitorear de manera automática las tareas, las actividades y el desempeño de los procesos, verificar el cumplimiento de indicadores, implementar campañas corporativas, administrar toda la información y documentación y poner en marcha planes de mejora para generar valor y conocimiento en toda la organización.

Software para Dashboards de KPIs -Cuadros de mando – Indicadores clave para sistemas de gestión

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CÓMO CERTIFICAR OHSAS 18001

CÓMO CERTIFICAR OHSAS 18001

La reducción de la siniestralidad laboral requiere la existencia de unas condiciones de trabajo seguras, para lo cual es necesaria la asignación de recursos a las actividades preventivas.

Como es de común conocimiento, los recursos disponibles de la empresa son limitados por lo que la dirección necesita identificar cómo asignarlos de la mejor forma posible, asegurando las mejores condiciones posibles para el desarrollo de sus operaciones.

En este sentido, una de las formas más eficientes de asignar los recursos es la implantación de un sistema de gestión de Salud y Seguridad Ocupacional (SSO) coordinado y coherente con los objetivos y estrategias de la empresa, el cual no solo reduce los ratios de accidentalidad, sino que, normalmente, genera un aumento de la productividad de la organización.

Este sistema de gestión debe integrar prácticas operacionales efectivas, que han de ser apropiadas a las condiciones de trabajo y, sobre todo, han de ser percibidas como apropiadas por los trabajadores que las van a implementar. El sistema de gestión de la SSO incluye prácticas, roles y funciones asociadas con la salud y seguridad del personal.

Un sistema de gestión de SSO efectivo debe ser algo más que un simple “sistema de papeles” de políticas y procedimientos, y debe reunir un conjunto de prácticas implantadas en la empresa tendientes a la eliminación o reducción de los riesgos derivados del trabajo.

Para que este sistema sea efectivo y consiga su objetivo debe ser apoyado por todos los niveles de dirección de la empresa y lograr la implicación de los trabajadores, que son los que están en contacto con los factores de riesgo en sus lugares de trabajo. La implantación de dicho sistema requiere un nuevo modelo organizativo orientado hacia una seguridad integrada en el proceso y en todos los niveles jerárquicos.

Los estándares OHSAS sobre gestión de la SSO tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un sistema de gestión de la SSO eficaz que puedan ser integrados con otros requisitos de gestión, y para ayudar a las organizaciones a lograr los objetivos de SSO y económicos.

Estos estándares, al igual que otras normas internacionales, no tienen como fin ser usados para crear barreras comerciales no arancelarias, o para incrementar o cambiar las obligaciones legales de una organización.

La Norma OHSAS 18001 especifica los requisitos para un sistema de gestión de la SSO que permita a una organización desarrollar e implementar una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y la información sobre los riesgos para la SSO, y pretende ser aplicable a todos los tipos y tamaños de organizaciones y ajustarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales.

El estándar OHSAS 18001 ha sido desarrollado para ser compatible con las normas sobre sistemas de gestión ISO 9001:2008 (calidad) e ISO 14001:2004 (ambiental), con el fin de facilitar la integración de los sistemas de gestión de la calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo en las organizaciones, en caso de querer hacerlo.

RIESGOS LABORALES – OHSAS 18001

¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

La norma OHSAS 18001  ha sido elaborada para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional eficaces.

Recordamos la definición de Eficacia como el “grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados”. (ISO 9000:2005)

Es decir que lo que se procura con la implementación de OHSAS 18001, es simplemente lograr lo que la Dirección establece en términos de desempeño de SSO. En este punto aparece un cambio importante respecto de ISO 9000, y es que hay un aspecto sobre el cual la Dirección de la organización no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REGLAMENTARIOS QUE APLIQUEN.

En efecto, mientras que hablando de Calidad la propia organización decide cual es el nivel del compromiso que asume frente al Cliente, en materia de SSO el cumplimiento legal está por encima de cualquier decisión que la organización pueda tomar, de la misma manera incluso la identificación de los riesgos laborales guarda una muy estrecha relación con el marco legal aplicable.

Entonces, ¿a qué se reduce la planificación de la gestión de salud y seguridad ocupacional según OHSAS 18001?. Básicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de los mismos la buena práctica de SSO en ausencia de normativa legal vigente.

Si tomamos en cuenta lo dicho arriba, podemos contestar la pregunta del título de la siguiente manera:

“Se implementa OHSAS 18001 para definir e implementar procesos que permitan a la organización identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la organización incumpla con el mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales situaciones”.

 

RIESGOS DEL TRABAJO – MATRIZ LEGAL DE SSO – OHSAS 18001

¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de enfermedades y accidentes laborales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones de SSO.

Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos de SSO. Creemos que si esta acción no se concibe en estos términos se comienza de una manera equivocada, aun cuando la finalidad sea la de cumplir con una exigencia externa. Esto es así, simplemente porque el concepto de economía de recursos también es justamente un criterio de SSO tan válido como la reducción de accidentes.

Software para administración eficaz de ISO 9001 / 14001 / 45001 / 50001 / 31000

La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo de mejora continua PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), como herramienta para optimizar el comportamiento de la organización en materia de SSO.

Como siempre proponemos en las implementaciones de sistemas de gestión, OHSAS 18001 no se trata simplemente de escribir políticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la cuestión de SSO en la organización. Se trata de herramientas para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.

GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL – OHSAS 18001

ADECUADA IMPLEMENTACION

Mientras que el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad tiene, o debería tener si es adecuadamente realizado, un impacto en la estrategia de la organización, el mismo proceso para la cuestión de SSO no necesariamente debería tenerlo.

Sucede que la parte del sistema de gestión de la organización que se ocupa de la cuestión de SSO (en los términos de la OHSAS 18001) es de orden más operativo que estratégico. Esto se debe a que mayormente el sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional es reactivo frente a las actividades de la organización y al marco legal correspondiente.

Al mismo tiempo, los procesos que incluye son más específicos y por consiguiente requieren de mayor especialización para su correcta definición, ejecución y mantenimiento.

Una forma simple, rápida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional por la norma OHSAS 18001 involucra una serie de pasos que son:

1. Definir las responsabilidades relativas a la gestión de salud y seguridad ocupacional,
2. Establecer y comunicar la política de SSO, o sea declarar formalmente el compromiso de la organización respecto de su desempeño de SSO. Esta política debe ser coherente y consistente con la estrategia general de la organización,
3. Identificar todos los aspectos de SSO de sus actividades, productos y servicios,
4. Relevar el marco legal y reglamentario, así como el modo en que aplica de manera precisa,
5. Evaluar los impactos de SSO correspondientes a las actividades y reconocer los que son significativos basados en la política de SSO adoptada,
6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional (comunes a todas las organizaciones) y específicos (propios de la actividad desarrollada),
7. Seleccionar los indicadores clave de desempeño de los procesos así como la metodología de medición de los mismos,
8. Implementar efectivamente todos los procesos definidos,
9. Monitorear la eficacia del sistema de gestión a través de los indicadores clave seleccionados y la aplicación de técnicas estadísticas,
10. Aplicar acciones correctivas basados en el análisis de los resultados y acciones preventivas basadas en la política de SSO,

Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas de SSO, o al menos con asistencia de expertos en la materia. La implementación del sistema de gestión de SSO, en general, no determina cambios significativos en la organización, sino que constituye un complemento importante de la gestión general. A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestión de la calidad, que impactan en el corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión de salud y seguridad ocupacional es en la mayoría de los casos una cuestión operativa pero significativamente importante.

Bibliografía:

Cómo certificar OHSAS 18001 – Informe, H. Gonzalez – Calidad & Gestión (2013)

OHSAS 18001:2007 – Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo — Requisitos

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¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?

Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.

Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.

La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.

CONSULTORIA SOBRE GESTIÓN DE RIESGOS

Calidad & Gestión brinda el Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos con el objetivo de que tu organización pueda controlar el impacto de eventuales riesgos que pueden afectar a su organización, permitiendo administrar su incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son fácilmente visibles.

A través de nuestro Servicio de Consultoría de Gestión de Riesgos, obtendrás respuestas a preguntas tales como:

• ¿Cuáles riesgos pueden impedir el logro de la estrategia?
• ¿Cuáles riesgos pueden representar oportunidades?
• ¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de estos riesgos?
• ¿Qué tratamiento van a recibir?

Solicita nuestro Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos completando nuestro formulario.

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.

Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).

Mediante nuestra página web puede acceder a una DEMO GRATUITA DE UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 que le permitirá evaluar una herramienta de gran utilidad para sistemas de gestión.

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