CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN EN ISO 14001:2015
La cláusula 4. Contexto de la Organización en ISO 14001:2015 establece los requerimientos que tiene una organización para tener un panorama general de alto nivel sobre el negocio, considerando los factores clave internos y externos que lo impactan, y cómo debe responder a través de su Sistema de Gestión Ambiental (SGA).
La introducción de esta cláusula ha asegurado que el SGA ya no esté definido a partir de estándares, los auditores internos / externos o el gerente ambiental, sino que es la alta dirección de la organización la que está facultada para ello, brindándoles la autoridad y la flexibilidad para definir su sistema de gestión y garantizar que cumpla con el resultado esperado: una mejora en el desempeño ambiental de la organización.
Una crítica común de las versiones anteriores de la norma fue la falta de conexión de los temas ambientales con las operaciones comerciales cotidianas. A menudo fueron vistos como cuestiones separadas, y por lo tanto el SGA se ocupaba de cuestiones poco relevantes para los empleados.
La determinación exhaustiva del contexto organizacional relacionado al SGA ayuda a resolver esto. Al identificar cuestiones internas y externas, conocidas como riesgos y oportunidades, se pueden utilizar para dirigir la dirección estratégica y el propósito del negocio. El sistema de gestión ambiental se convierte en una parte útil de los negocios diarios y en una plataforma relevante para que los empleados sigan su propio desempeño.
Asegurarse de que se cumple esta cláusula ayuda a conectar los objetivos estratégicos de la empresa de alto nivel con las tareas y el trabajo en todos los niveles y funciones.
Aunque el estándar no prescribe el método para determinar el contexto de la organización, existen algunos pasos e hitos lógicos.
COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO
El análisis del contexto requiere una determinación y comprensión exhaustivas de los aspectos internos y externos que pueden afectar a una organización y sus objetivos. Es importante destacar que el análisis mencionado puede hacerse para todo tipo de organizaciones, independientemente de su tamaño, industria o ubicación geográfica.
De este modo, y considerando el resultado esperado de ISO 14001 que es «una mejora en el desempeño ambiental», habrá aspectos que ayudarán a lograr esto y otros que se interpondrán en el camino. Definir el contexto es simplemente resolver y comprender cuáles son cada uno de ellos.
El SGA se enfoca en maximizar los aspectos positivos y mitigar los efectos de los negativos. Junto a esto, debe realizarse una evaluación de aquellas personas u organizaciones que también pueden verse afectadas o tener interés en lo que la organización hace.
Se requiere que la organización considere un amplio rango de factores potenciales que puedan impactar el sistema de gestión, en términos de su estructura, alcance, implementación y operación.
En el Anexo A (Informativo) – Orientaciones para el uso de esta Norma Internacional que forma parte de la Norma ISO 14001:2015, se citan algunas áreas de consideración para este análisis, las mismas son de amplio rango e incluyen, entre otras, las siguientes:
- Condiciones ambientales relacionadas con el clima, la calidad del aire, la calidad del agua, uso del suelo, contaminación existente, disponibilidad de recursos naturales y biodiversidad, que pueden afectar el propósito de la organización o ser afectada por sus aspectos ambientales;
- Circunstancias externas culturales, sociales, políticas, legales, regulatorias, financieras, tecnológicas, económicas, naturales y competitivas; ya sea internacionales, nacionales o locales;
- Características o condiciones de la organización, como sus actividades, productos y servicios, dirección estratégica, cultura y capacidades (es decir, gente, conocimiento, procesos, sistemas).
Como ejemplos de los aspectos internos a considerar para el análisis del contexto se pueden mencionar:
- Requisitos reglamentarios
- Estrategias para cumplir políticas y alcanzar objetivos
- Relación con el personal y partes interesadas, incluidos socios y proveedores
- Recursos y conocimiento (por ejemplo, capital, personas, procesos y tecnologías)
- Mayor o menor tolerancia del riesgo
- Bienes, activos de la empresa
- Productos o servicios
- Otros estándares, pautas y modelos adoptados por la organización
- Sistemas de información
Entre los aspectos externos se pueden incluir:
- Regulaciones gubernamentales y cambios en la ley
- Cambios económicos en el mercado en que opera la compañía
- Las empresas competidoras
- Eventos que pueden afectar la imagen corporativa
- Cambios en la tecnología
COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
Entender las necesidades y expectativas de las partes interesadas requiere que la organización determine la necesidad y expectativas de las “partes interesadas”, tanto internas como externas, que pueden incluir a:
- Empleados
- Contratistas
- Clientes/Compradores
- Proveedores
- Reguladores
- Accionistas
- Vecinos
- Organizaciones No Gubernamentales (ONGs)
Este tema fue tratado con mayor profundidad en el siguiente artículo de este blog PARTES INTERESADAS EN ISO 14001:2015.
Es muy importante destacar que el producto del análisis del contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas es un elemento clave para la evaluación y determinación de riesgos y oportunidades que requiere la cláusula 6 de ISO 14001:2015.
DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
El alcance de un sistema de gestión ambiental está previsto para aclarar los límites físicos y organizacionales a los que se aplica el sistema de gestión ambiental, especialmente si la organización es parte de una organización más grande.
A fin de determinar el alcance del Sistema de Gestión Ambiental, la Norma ISO 14001:2015 establece requerimientos bien claros y fuertes, de forma tal que la organización considere para esto los elementos que surgen del análisis del contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, junto con los productos y servicios que se están brindando.
Así, la organización debe definir el alcance de su SGA para que sus obligaciones de cumplimiento se encuentren dentro de límites operativos razonables. Una vez definido, se deberá documentar el alcance e incluir todos los productos, servicios y actividades con aspectos ambientales significativos.
Este requerimiento de la norma 14001 precisa de un enfoque más claro y más lógico para establecer el alcance, impulsado por los requerimientos externos e internos, verificando que no resulten excluidas actividades, procesos o ubicaciones que tengan aspectos e impactos ambientales significativos, así como tampoco deberían excluirse del alcance las áreas con claras obligaciones de cumplimiento.
Los lineamientos del Anexo A de la Norma ISO 14001 usan el término credibilidad en relación con el establecimiento del alcance de los sistemas de gestión ambiental de una organización, especificando que tal credibilidad depende de la elección de los límites de la organización, ya que al hacerlo, ésta considera el grado de control o influencia que puede ejercer sobre sus actividades, productos y servicios desde una perspectiva de ciclo de vida.
Un alcance inapropiado o limitado podría socavar la credibilidad del sistema de gestión ambiental de la organización con sus partes interesadas y reducir su capacidad para lograr los resultados previstos del sistema de gestión ambiental.
El alcance del Sistema de Gestión Ambiental puede ser toda la organización o funciones específicas identificadas o secciones de la organización. Si la organización declara que cumple con la norma ISO 14001, debe poner a disposición el alcance del sistema de gestión para asegurarse de que las partes interesadas tengan claro qué partes de la organización están cubiertas.
El alcance es una declaración fáctica de las operaciones o procesos comerciales de la organización que se incluirán dentro de los límites de su sistema de gestión ambiental.
Una vez que se define el alcance, el concepto de «organización» se limita a lo que cubre dicho alcance. De este modo, si el alcance del sistema de gestión ambiental se limita a una función o sección particular de la organización, el resto de la organización se considera un proveedor externo u otra parte interesada.
La organización debe mantener el alcance del sistema de gestión ambiental como información documentada y ponerlo a disposición de las partes interesadas.
El estándar ISO 14001 no prescribe el método para mantener el alcance, por lo tanto, la organización deberá determinar el método más adecuado, por ejemplo utilizando una descripción escrita, o mediante la inclusión en un mapa del sitio, un diagrama organizacional, una página web o publicando una declaración pública de su conformidad.
Al documentar su alcance, la organización debe considerar el uso de un enfoque que identifique las actividades o procesos involucrados, los productos o servicios que se derivan y las ubicaciones donde ocurren.
A modo de una verificación rápida de la adecuada determinación del alcance del Sistema de Gestión Ambiental, se pueden tomar las siguientes preguntas como guía:
- ¿Se ha determinado el alcance del sistema de gestión ambiental?
- ¿Se han considerado el contexto, las obligaciones de cumplimiento y la capacidad de controlar o influir al establecer el alcance?
- ¿Todos los aspectos significativos están incluidos en el alcance?
- ¿Se mantiene el alcance como información documentada?
- ¿El alcance está disponible para las partes interesadas?
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
La cláusula 4.4 de ISO 14001:2015 requiere que la organización establezca, implemente, mantenga y mejore continuamente su sistema de gestión ambiental, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones.
El SGA debe reflejar el contexto de la organización, ser proporcional a su tamaño y complejidad y contar con los recursos adecuados.
Además, un sistema de gestión ambiental debe ser visto como un marco de organización que debe ser monitoreado continuamente y revisado periódicamente para proporcionar una dirección efectiva para las respuestas de una organización a los cambios internos y externos.
Se espera también que el SGA esté alineado e integrado con otros procesos comerciales para garantizar que el desempeño ambiental no se vea comprometido frente al logro de otros objetivos comerciales.
La organización debería considerar la aplicación de un enfoque PHVA hacia su sistema de gestión ambiental de la siguiente manera:
- Planificar: decidir qué quiere lograr la organización (considerando los aspectos internos y externos, las necesidades de las partes interesadas y los riesgos y oportunidades), y establezca los procesos y recursos necesarios.
- Hacer: poner los planes en acción.
- Verificar: supervisar y medir los procesos y el rendimiento en función de los requisitos y lo que se desea lograr.
- Actuar: tomar medidas para hacer frente a las no conformidades y para mejorar el desempeño ambiental.
A modo de una verificación rápida de la adecuada implementación del Sistema de Gestión Ambiental, se pueden tomar las siguientes preguntas como guía:
- ¿Consideró el contexto al establecer el sistema de gestión ambiental?
- ¿Se han identificado los riesgos y oportunidades para los procesos?
- ¿Ha determinado las entradas de proceso requeridas y las salidas esperadas?
- ¿Se han asignado responsabilidades y autoridades para los procesos?
- ¿Los requisitos ambientales están alineados e integrados con las prácticas de gestión y los procesos comerciales de la organización?
- ¿Se han establecido planes para abordar los riesgos y oportunidades que requieren acción?
- ¿Se han establecido procesos de monitoreo, medición y desempeño en relación con los requisitos que se desea alcanzar?
- ¿Se han establecido procesos para abordar las no conformidades y mejorar el desempeño ambiental?
Bibliografía:
- Cómo certificar ISO 14001:2015 – Informe, H. Gonzalez – Calidad & Gestión
- ISO 14001:2015 – Requisitos para sistemas de gestión ambiental
- ISO 14004:2016 – Sistemas de gestión ambiental — Directrices generales sobre la implementación
¿CÓMO GESTIONAR LOS RIESGOS Y ASEGURAR EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN?
Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se gestionan de manera ineficaz.
Un Modelo adecuado de Gestión de Riesgos debe tener la capacidad de proporcionar información clave que le permita a tu organización enfrentar con éxito los desafíos que proponen los entornos inciertos, a fin de estar en condiciones de anticipar los problemas para resolverlos de manera eficiente y poder aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.
La implementación eficaz de la Gestión de Riesgos necesita un proceso de cambio cultural que permita comprender que los responsables de los negocios son responsables, de manera colaborativa, de sus riesgos asociados, favoreciendo un manejo integrado de los negocios y sus riesgos asociados.
Calidad & Gestión brinda el Servicio de Consultoría ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos con el objetivo de que tu organización pueda controlar el impacto de eventuales riesgos que pueden afectar a su organización, permitiendo administrar su incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son fácilmente visibles.
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- ¿Cuáles riesgos pueden impedir el logro de la estrategia?
- ¿Cuáles riesgos pueden representar oportunidades?
- ¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de estos riesgos?
- ¿Qué tratamiento van a recibir?
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USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
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